Cargar a la habitación los consumos de restaurante y bar: cómo conectar bien TPV y PMS

Por qué importa el cargo a la habitación

Los huéspedes que no tienen que sacar la tarjeta en cada bebida consumen más relajados. Al final de la estancia lo pagan todo de una vez en recepción: habitación, desayuno, cena, bar y masaje. En muchos hoteles vacacionales con media pensión y wellness es lo habitual; en los hoteles urbanos con bar, al menos un deseo frecuente.

El riesgo está en el traspaso. Sin conexión entre TPV y PMS, el restaurante imprime un tique que alguien lleva a recepción, donde se introduce a mano. Ahí se producen tres errores típicos: el tique nunca llega, se asigna a la habitación equivocada o se introduce dos veces. Si el huésped se marcha temprano por la mañana, antes de que se haya registrado el tique de la noche anterior, ese ingreso puede perderse.

Así colaboran TPV y PMS

El TPV sigue siendo la herramienta del restaurante y del bar. Allí se toma la comanda, se marca y se emite el tique. El PMS sabe qué huéspedes están en el hotel, en qué habitación se alojan y si se les permite cargar consumos a la habitación. La interfaz une ambas cosas: el TPV consulta al PMS por la habitación y envía el cargo terminado; el PMS lo anota en la cuenta del huésped.

Es importante una comprobación clara antes de cargar. ¿El huésped ha hecho realmente el check-in? ¿No se ha marchado ya? ¿Ha marcado el hotel “sin cargos a la habitación” para esta reserva, por ejemplo en huéspedes de empresa cuya empresa solo paga la habitación, o hay un límite de crédito? Una buena interfaz responde a estas preguntas antes de que el camarero cierre el tique, y no en el check-out.

Caja registradora, RKSV y TSE: la obligación se queda en la caja

En Austria, a partir de ciertos umbrales de facturación y de ventas en efectivo, rige la obligación de caja registradora. La caja debe cumplir el reglamento austriaco de seguridad de cajas registradoras (RKSV), proteger cada venta en efectivo con una firma y emitir un tique. En Alemania, el reglamento de seguridad de cajas (Kassensicherungsverordnung) exige que las cajas electrónicas trabajen con un dispositivo técnico de seguridad certificado (TSE); a ello se suman la obligación de entregar tique y la comunicación de las cajas a Hacienda. Los umbrales y obligaciones exactos acláreselos con su asesoría fiscal y su proveedor de TPV.

Para el cargo a la habitación esto significa: la caja certificada del restaurante cumple estas obligaciones para sus ventas. Emite el tique, lo firma y lo documenta en su propio diario. El PMS solo recibe el cargo, es decir, la información de que la habitación 214 tiene pendientes bebidas por 18,40 €. El tique del restaurante lo firma, por tanto, la caja del restaurante. Si después la recepción cobra en efectivo o con tarjeta, STRYK firma ese recibo con el módulo «Caja y fiscalización».

Un punto que se pasa por alto a menudo: si el huésped paga en efectivo en el check-out, eso también es una venta en efectivo. Aclare con su asesoría fiscal cómo se registran y protegen en su establecimiento los pagos en efectivo en recepción, por ejemplo con una caja certificada en recepción. Esto se aplica sea cual sea el PMS que utilice.

Evitar cargos duplicados y consumos olvidados

La mayoría de los errores no se producen en el día a día normal, sino cuando algo se atasca. Se cae el wifi del restaurante, el TPV no puede enviar el cargo, el camarero lo entrega en recepción y allí lo introducen a mano. Una hora después vuelve la conexión, el TPV reenvía el cargo y el huésped tiene el mismo vino dos veces en la factura.

Contra esto ayudan dos cosas. Primero, cada tique recibe una referencia única que no cambia en ningún reenvío; así el PMS reconoce que ese mismo tique no puede cargarse otra vez. Segundo, cuando recepción introduce un cargo a mano, anota el número de tique del TPV, para poder conciliar después los reenvíos. Un ritual fijo en el cierre del día garantiza que las parejas sospechosas no pasen desapercibidas hasta la salida.

Elegir el TPV adecuado para el hotel

Quien compra un TPV nuevo debería comprobar primero la interfaz con el hotel y solo después el hardware y el diseño. Muchos TPV de hostelería están pensados para restaurantes independientes y no conocen las habitaciones. Otros solo pueden cargar a la habitación con un PMS concreto. Lo decisivo es si el TPV puede conectarse a una interfaz abierta y si el proveedor está dispuesto a configurar y probar la conexión.

No se conforme con que le describan el cargo a la habitación: pide que se lo muestren con un huésped de prueba real. Buscar la habitación, cargar el tique, anular el tique, cortar la conexión y reenviar, check-out con factura. Lo que no funcione limpiamente en esa prueba no irá mejor un sábado por la noche con el comedor lleno.

Cómo lo resuelve STRYK

STRYK tiene una interfaz de TPV abierta para restaurante, bar, spa y otros puntos de venta. En STRYK crea sus puntos de venta con su tipo de IVA y genera para cada caja una clave de acceso propia que puede revocar en cualquier momento. Su proveedor de TPV conecta la interfaz; la documentación “Conectar su TPV con STRYK” describe la configuración, la seguridad y el proceso. La interfaz de TPV está incluida en el precio base.

Antes de cada cargo, el TPV busca al huésped por el número de habitación. STRYK solo admite cargos de huéspedes que han hecho el check-in y todavía no el check-out. Por reserva puede bloquear los cargos a la habitación o fijar un límite de crédito, y en cuanto se emite la factura final, la cuenta del huésped ya no acepta cargos nuevos. Cada cargo lleva una referencia única del TPV: si el TPV reenvía el mismo tique tras un error de conexión, STRYK no lo carga dos veces.

Para el caso de que recepción haya introducido un tique a mano, STRYK detecta posibles duplicados: si más tarde llega a la misma reserva un cargo del TPV con el mismo importe y en un momento cercano, la pareja se muestra para revisarla y tú anula uno de los dos. En el check-out, STRYK pasa los cargos abiertos a la factura del hotel y recepción lo cobra todo junto. Si un cargo ya está en una factura, la corrección se hace desde el área de finanzas.

Y que quede claro: el tique del restaurante lo firma su caja certificada, según la RKSV en Austria y con TSE en Alemania. STRYK se encarga del cargo a la habitación y de la factura del hotel. Para los pagos en efectivo y con tarjeta en recepción existe el módulo «Caja y fiscalización».