Factura de hotel y factura electrónica: datos obligatorios, tipos de IVA y un proceso ordenado

Qué debe incluir una factura de hotel

Da igual que sea una pensión con ocho habitaciones o un hotel urbano con sesenta: para la factura rigen las mismas reglas básicas que para cualquier otra empresa. La factura tiene que mostrar quién prestó qué servicio, a quién, en qué periodo, a qué precio y cuánto IVA contiene. Si falta un dato obligatorio, un huésped de empresa puede, según el caso, no poder deducirse el IVA soportado, y entonces la factura vuelve a recepción con una petición de corrección.

La lista de abajo resume lo que suele exigirse en Austria y Alemania. No sustituye a una asesoría fiscal: detalles como el límite de las facturas simplificadas, el NIF-IVA del destinatario o los casos especiales de huéspedes extranjeros los regula la ley del IVA de cada país, y cambian de vez en cuando. Por eso conviene que su asesoría apruebe una vez su plantilla de factura antes de usarla en serie.

Para importes pequeños hay simplificaciones. En Alemania, una factura de hasta 250 € brutos se considera factura simplificada (Kleinbetragsrechnung); en Austria, hasta 400 € brutos (situación en 2026, a comprobar con su asesoría fiscal). En ese caso bastan menos datos, por ejemplo sin nombre ni dirección del huésped. En la práctica, la mayoría de los hoteles emite igualmente facturas completas, porque los huéspedes de empresa las necesitan para su liquidación de gastos de viaje.

Alojamiento, desayuno y extras: siempre por separado

Tanto en Austria como en Alemania, el alojamiento propiamente dicho tributa a un tipo reducido. En Alemania la noche tributa al tipo reducido del 7 %; en Austria, al tipo reducido del 10 % (situación en 2026, a comprobar con su asesoría fiscal). Otros servicios no entran automáticamente en ese tipo: bebidas, minibar, aparcamiento, wellness o salas de reuniones tienen a menudo un tipo distinto.

En el desayuno los dos países difieren. En Austria, el desayuno suele tributar junto con la noche como parte del alojamiento, aunque las bebidas pueden tratarse de otra forma. En Alemania, el desayuno no forma parte del alojamiento bonificado y debe desglosarse aparte; el tipo aplicable a comidas y bebidas ha cambiado varias veces en los últimos años. Muchos hoteles alemanes agrupan desayuno, aparcamiento y wifi para viajeros de negocios en un paquete que hay que repartir correctamente. Aquí merece la pena hablarlo con su asesoría antes de crear tarifas y paquetes.

Especialmente delicados son los paquetes como “noche con media pensión” o las escapadas de wellness. El huésped ve un solo precio, pero la factura debe mostrar qué parte corresponde a cada tipo de IVA. Define el reparto una vez en la tarifa, y no cada vez en recepción.

Anticipo, factura final y correcciones

Muchos hoteles piden un anticipo al reservar y, en las tarifas no reembolsables, incluso el importe completo. El pago llega entonces antes de prestar el servicio. En la factura final del check-out debe volver a aparecer: como importe ya pagado que se descuenta del total. Si además tiene que emitir una factura de anticipo propia, por ejemplo porque un cliente de empresa la pide, acláreselo con su asesoría fiscal.

¿Y si algo está mal? Una factura emitida no se sobrescribe, aunque en recepción sería tentadoramente rápido. Lo correcto es anular la factura mediante una factura rectificativa o abono (en Alemania también llamada Stornorechnung o Rechnungskorrektur) y emitir una factura nueva y correcta. Así, en cualquier inspección queda a la vista qué se facturó originalmente y por qué se corrigió.

A esto se suma la numeración sin huecos. Cada número de factura se asigna exactamente una vez, también para las facturas anuladas. Si falta un número en la serie, tiene que poder explicar por qué. Eso solo funciona si el número se asigna al emitir la factura definitiva, y no ya al crear un borrador.

Factura electrónica en el hotel: qué cambia para los clientes de empresa

Una factura electrónica en el sentido de las nuevas normas es una factura en un formato estructurado y legible por máquina conforme a la norma europea EN 16931. En Alemania se usan sobre todo XRechnung, un archivo XML puro, y ZUGFeRD o su equivalente Factur-X, un PDF que lleva incrustados los datos estructurados. La persona lee el PDF; el software contable lee los datos.

En Alemania, desde el 1 de enero de 2025 todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas de otras empresas. La obligación de emitirlas llega por fases: según la situación actual, a partir de 2027 para las empresas más grandes y a partir de 2028 para todas. Las facturas simplificadas de hasta 250 € quedan exentas según la situación actual, y a los huéspedes particulares puede seguir emitiéndoles facturas en papel o PDF (situación en 2026, a comprobar con su asesoría fiscal). Para un hotel, esto significa que la factura de empresa por un viaje de negocios largo o un seminario irá pasando a ser electrónica; la de la familia de vacaciones en verano, no.

En Austria, la factura electrónica es obligatoria hasta ahora sobre todo en las facturas a organismos públicos federales. Entre empresas no existe allí, según la situación actual, una obligación general; a nivel europeo se prepara una ampliación para las operaciones transfronterizas. Aun así, cuando se alojen contigo clientes de empresas alemanas, sus departamentos de contabilidad pedirán cada vez más una factura estructurada.

Facturas de empresa y entrega a la asesoría fiscal

Los huéspedes de empresa traen sus propias exigencias: la factura va a nombre de la empresa, no del huésped; unas empresas quieren una factura por estancia, otras una factura agrupada al mes; extras como el bar o el minibar los paga a menudo el huésped de su bolsillo. En los acuerdos con empresas, deje por escrito qué servicios corren a cargo de la empresa y cuáles paga el propio huésped. Eso ahorra discusiones y facturas divididas en el check-out.

A final de mes, su asesoría fiscal necesita las facturas, rectificativas, pagos y movimientos bancarios en un formato que pueda importar sin teclearlo de nuevo. En Alemania suele ser el formato DATEV; en Austria, a menudo BMD. Cuanto mejor estén ya asignados los pagos a las facturas en el hotel, menos preguntas llegarán de la asesoría.

Cómo lo resuelve STRYK

En STRYK la factura nace directamente de la reserva: habitación, extras, minibar, consumos del TPV del restaurante y del bar, y la tasa turística se incorporan como líneas con cantidad, precio y su propio tipo de IVA. En las empresas, STRYK guarda razón social, dirección y NIF-IVA por separado del huésped; para los acuerdos con empresas, las estancias de un periodo pueden facturarse en una factura agrupada. Puede crear presupuestos por adelantado y convertirlos en factura cuando se acepten.

Mientras una factura es un borrador, se puede editar. STRYK asigna el número solo al emitirla, desde una serie de numeración propia del hotel; los huecos quedan registrados. Las facturas emitidas son inalterables y no pueden volver a convertirse en borrador: las correcciones se hacen con una factura rectificativa numerada que queda vinculada al original. Vista previa, descarga y e-mail usan el mismo PDF, que puede emitir en 18 idiomas, con su logotipo, sus colores y sus datos bancarios.

Al enviar a una empresa, STRYK crea la factura electrónica como documento ZUGFeRD según EN 16931, y como XRechnung para organismos públicos alemanes con Leitweg-ID. Donde es obligatoria, como para clientes empresariales alemanes desde 2027, STRYK la elige automáticamente; si no, solo con el consentimiento de la empresa. Los datos del destinatario que faltan se muestran antes. Las facturas electrónicas de proveedores en formato XRechnung o Factur-X llegan a la bandeja de documentos.

Anticipo e importe pendiente se definen en el plan tarifario. Los pagos online se procesan en el servicio de pago integrado, y STRYK cobra el importe pendiente al vencer el plazo de cancelación si el medio de pago y el consentimiento del huésped lo permiten; en una cancelación gratuita, el pago online se reembolsa automáticamente. Los extractos bancarios se importan como CAMT.053 o CSV y los movimientos se asignan a facturas abiertas. Para la asesoría, STRYK genera un paquete para el asesor fiscal en formato DATEV o BMD, como CSV o Excel.