Kurz gesagt
Die Online-Check-in-Quote steigt, wenn die Einladung früh kommt, ein Gast sie mit einem Tippen öffnet, das Formular kurz ist und die Rezeption den Link selbst erwähnt. Miss die Quote als Anteil der Anreisen mit vollständig ausgefüllten Meldedaten vor Ankunft, und änder je Woche nur einen Hebel, damit du die Wirkung erkennst.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Quote ist der Anteil der Anreisen, deren Gäste ihre Meldedaten vor der Ankunft vollständig ausgefüllt haben.
- Fünf Hebel liegen bei der Einladung: Zeitpunkt, Absender, Betreff, Erinnerung und Sprache.
- Weitere Hebel liegen im Formular und an der Rezeption und brauchen vor allem Absprache im Team.
- Änder pro Woche einen Hebel und zähle die Quote immer gleich, sonst bleibt unklar, was gewirkt hat.
Die Quote einheitlich messen
Ohne feste Messregel lässt sich kein Hebel bewerten. Lege deshalb vorab fest, was als „genutzt“ zählt, und halte diese Regel mindestens vier Wochen lang unverändert.
Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern zählt die Rezeption jeden Abend die Anreisen des Folgetags und notiert, wie viele davon fertige Meldedaten haben. Bei 10 Anreisen und 4 fertigen Einträgen liegt die Quote bei 40 %. Dieses Beispiel ist angenommen. Wichtig ist, dass immer dieselbe Person zur selben Uhrzeit zählt.
Einladung: Zeitpunkt, Absender und Betreff
Der Zeitpunkt der Einladung entscheidet, ob Gäste Zeit und Lust haben. Eine Einladung am Buchungstag geht unter, eine am Anreisetag kommt zu spät. Ein Versand einige Tage vor der Anreise ist ein vernünftiger Startpunkt, weil Gäste dann ihre Reise ohnehin planen. Teste zwei Zeitpunkte nacheinander und vergleiche die Quote.
Der Absender sollte der Hotelname sein, nicht eine Systemadresse. Ein bekannter Name macht die Mail als Nachricht des gebuchten Hauses erkennbar. Der Betreff nennt Hotel, Datum und Handlung, etwa „Ihre Anreise am 14. Mai: Meldedaten in zwei Minuten ausfüllen“. Prüfe die Zeitangabe, bevor du sie schreibst.
Eine Erinnerung am Tag vor der Anreise holt Gäste ab, die die erste Mail überlesen haben. Schreibe die Einladung in der Sprache des Gastes, soweit dein Team sie pflegen kann. Eine Vorlage für den Text findest du im Artikel Vorlage für die Einladung zum Online Check-in.
Formular: kurz, mobil, mit klarem Nutzen
Ein Formular ist kurz, wenn der Gast es am Smartphone in wenigen Minuten schafft. Frage nur, was dein Betrieb braucht, und nenne den Grund, etwa „Pflichtangabe für die Gästemeldung“. Welche Angaben dein Land verlangt, klärt der Ratgeber Gästemeldung in Europa. In Deutschland füllen seit 1. Januar 2025 nur noch ausländische Gäste einen Meldeschein aus (§ 29 Abs. 2 BMG). Deutsche Gäste fragst du dort nur nach dem, was du für Aufenthalt und Rechnung brauchst.
Der Nutzen gehört in den ersten Satz der Einladung: Wer vorab ausfüllt, geht bei Ankunft direkt zum Schlüssel, ohne Formular am Tresen. Nenne keine Zeitersparnis in Minuten, wenn du sie nicht gemessen hast. Miss lieber die Wartezeit am Tresen selbst, zum Beispiel zwischen 15:00 und 16:00 Uhr.
Lass Gäste, die nicht digital einchecken möchten, ohne Umweg zur Rezeption kommen. Ein Hinweis wie „Sie können auch vor Ort ausfüllen“ nimmt Druck aus der Einladung. Gäste, die lieber am Tresen ausfüllen, fühlen sich dann nicht übergangen.
Rezeption: das Gespräch bei Buchung und Anreise
Die Rezeption beeinflusst die Quote, weil Gäste dem Personal mehr vertrauen als einer automatischen Mail. Erwähne den Online Check-in schon am Telefon oder in der Buchungsbestätigung. Wer den Ablauf kennt, öffnet die Einladung später gezielt.
Am Anreisetag lohnt ein kurzer Blick auf offene Einträge. Ruft ein Gast mittags an, nennt die Rezeption den Link und bleibt am Telefon, bis das Formular offen ist. Das kostet zwei Minuten und spart die Eingabe am Tresen zur Stoßzeit.
Prüfe ausgefüllte Einträge vor der Ankunft, nicht erst beim Check-in. Fehlt ein Dokumentfoto oder ein Geburtsdatum, kann die Rezeption nachfragen, solange der Gast noch unterwegs ist. Besprich im Team, wer das übernimmt, etwa der Spätdienst am Vorabend.
Die zwölf Hebel zum Abhaken
Die Liste fasst die Hebel zusammen, jeweils mit der Messgröße, an der du die Wirkung erkennst. Gehe sie von oben nach unten durch, und änder pro Woche nur einen Punkt.
Zwölf Hebel und ihre Messgröße
- Messregel festlegen und aufschreiben. Messgröße: Quote je Woche, immer gleich gezählt.
- Einladung einige Tage vor Anreise versenden. Messgröße: Quote bei zwei getesteten Zeitpunkten.
- Hotelname als Absender verwenden. Messgröße: Anteil geöffneter Einladungen, soweit dein System ihn zeigt.
- Betreff mit Hotel, Datum und Handlung formulieren. Messgröße: Quote vor und nach der Änderung.
- Erinnerung am Vortag senden. Messgröße: Anteil Gäste, die erst nach der Erinnerung ausfüllen.
- Einladung in der Gästesprache anbieten. Messgröße: Quote der Gäste mit fremdsprachiger Einladung.
- Formular auf Pflichtangaben kürzen. Messgröße: Anteil abgebrochener Formulare.
- Nutzen im ersten Satz nennen. Messgröße: Quote vor und nach der Textänderung.
- Alternative vor Ort offenhalten. Messgröße: Anzahl Beschwerden zum Online Check-in.
- Online Check-in bei Buchung erwähnen. Messgröße: Quote bei Telefon- und E-Mail-Buchungen.
- Offene Einträge am Vortag nachfassen. Messgröße: Anzahl Gäste, die danach noch ausfüllen.
- Ausgefüllte Einträge vor Ankunft prüfen. Messgröße: Anzahl Nachfragen am Tresen.
Häufige Fragen
Welche Quote ist beim Online Check-in realistisch?
Das lässt sich nicht pauschal sagen, weil Gästemix, Buchungsweg und Einladung stark abweichen. Miss vier Wochen lang deine eigene Ausgangsquote und verbesser diese Zahl, statt einem fremden Richtwert zu folgen.
Wie finde ich den besten Versandzeitpunkt für die Einladung?
Durch einen Vergleich über mehrere Wochen. Starte mit einem Versand etwa sieben Tage vor der Anreise und zähle vier Wochen lang die Quote. Teste danach drei Tage vorher, und behalte den Zeitpunkt mit der höheren Quote.
Reicht eine einzige Einladung?
Nein, eine Erinnerung am Vortag ist sinnvoll. Wer die erste Mail überlesen hat, füllt oft erst nach der zweiten aus. Miss, wie viele Gäste nach der Erinnerung fertig werden.
Was tun, wenn ältere Gäste den Online Check-in meiden?
Lass ihnen den Weg über die Rezeption offen und dränge nicht. Eine Quote von 100 % ist kein Ziel, weil Gäste das persönliche Gespräch am Empfang schätzen dürfen.
Ersetzt der Online Check-in die Prüfung an der Rezeption?
Nein. Die Rezeption prüft die ausgefüllten Angaben weiterhin, am besten schon vor der Ankunft. Welche Angaben und Nachweise dein Land verlangt, steht im Ratgeber zur Gästemeldung.
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