Kurz gesagt
Eine Einladung zum Online Check-in ist eine E-Mail vor der Anreise mit genau einer Bitte: das Formular mit den Meldedaten auszufüllen. Verschicke sie etwa sieben Tage vorher, erinnern du drei Tage vorher und sendest du am Vortag eine kurze Nachricht an Gäste mit offenem Formular. Die drei Vorlagen unten enthalten Betreffzeilen, Platzhalter und Zeitpunkte.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Mail enthält eine Bitte: den Link zum Formular, sichtbar als Button oder eigene Zeile direkt unter dem Einstieg.
- Drei Nachrichten genügen: Einladung sieben Tage vorher, Erinnerung drei Tage vorher, kurze Nachricht am Vortag.
- Die Erinnerungen gehen nur an Gäste, die das Formular noch nicht abgeschickt haben.
- Wer bis zur Anreise nichts ausgefüllt hat, checkt wie bisher an der Rezeption ein.
Zeitplan für Einladung und Erinnerungen
Der Zeitplan besteht aus drei Nachrichten. Die Einladung geht an alle Gäste einer Buchung, die beiden Folgenachrichten nur an Gäste mit offenem Formular. Wer schon ausgefüllt hat und trotzdem erinnert wird, hält das Haus für unaufmerksam.
Sieben Tage Vorlauf geben dem Gast Zeit, Reisedokumente herauszusuchen. Die Zeitpunkte sind Richtwerte, die du an deine Anreisemuster anpasst. Bei weniger als sieben Tagen Vorlauf sendest du die Einladung direkt nach der Bestätigung. Den allgemeinen Aufbau der Nachricht vor der Anreise beschreibt der Ratgeber zur Pre-Arrival-E-Mail.
| Nachricht | Zeitpunkt | Empfänger | Aufgabe |
|---|---|---|---|
| Einladung | 7 Tage vor Anreise | Alle Gäste | Formular ausfüllen |
| Erinnerung | 3 Tage vor Anreise | Formular offen | Formular abschließen |
| Letzte Nachricht | 1 Tag vor Anreise, vormittags | Formular offen | Alternative an der Rezeption nennen |
Betreffzeilen, die nach Hotel klingen
Ein guter Betreff nennt Hotelname, Aufgabe und Anreisedatum. Der Gast erkennt so im Posteingang, dass es um seine Buchung geht.
Schreibe keine weiteren Gästedaten in den Betreff, denn Vorschauen erscheinen auf gesperrten Bildschirmen. Wörter wie „dringend“ oder „Mahnung“ wirken auf einen Gast, der nichts versäumt hat, unfreundlich.
| Nachricht | Betreff |
|---|---|
| Einladung | Dein Online Check-in für [Hausname] ab [Anreisedatum] |
| Erinnerung | [Hausname]: dein Online Check-in ist noch offen |
| Letzte Nachricht | Morgen ist deine Anreise nach [Ort]: Check-in vorab oder bei uns |
Vorlage 1 für die Einladung
Die Einladung sagt dem Gast, was er tun soll, warum und wie lange es dauert. Teste das Formular einmal auf dem Smartphone und trage die gemessene Dauer ein, statt zu schätzen.
Prüfe, ob das Formular Mitreisende in einem Durchgang erfasst, und schreibe das in die Mail. Was dein Land verlangt und was am Ankunftstag an der Rezeption bleibt, steht im Ratgeber Online Check-in und Recht. Übernimm das Ergebnis in die Zeile „Ankunftstag“.
| Baustein | Formulierung |
|---|---|
| Anrede | Guten Tag [Vorname] [Nachname], |
| Einstieg | wir freuen uns auf Ihren Aufenthalt vom [Anreisedatum] bis [Abreisedatum]. |
| Bitte | Bitte füllen Sie vor Ihrer Anreise unser Formular zum Online Check-in aus. Das dauert etwa [Dauer] Minuten. |
| Link | [Button: Online Check-in starten] |
| Grund | Wir bereiten damit Ihre Anmeldung vor. Bei der Ankunft bleibt mehr Zeit für Ihr Gepäck und Ihre Fragen. |
| Wer füllt aus | Die Person, die gebucht hat, trägt [auch alle Mitreisenden ein / nur die eigenen Angaben ein]. Halten Sie [Ausweis oder Reisepass] bereit. |
| Ankunftstag | Am [Anreisedatum] ab 15:00 Uhr [Ihre Regel für den Ankunftstag, zum Beispiel: zeigen Sie Ihren Ausweis kurz an der Rezeption]. |
| Datenschutz | Ihre Angaben verwenden wir für die Gästemeldung und Ihren Aufenthalt. Mehr steht in unserer [Datenschutzerklärung]. |
| Gruß | Bei Fragen erreichen Sie [Name] unter [Telefon]. Bis bald, [Vorname Gastgeber] |
Vorlage 2 und 3 für Erinnerung und Vortag
Die Erinnerung ist kürzer als die Einladung und wiederholt nur Bitte und Link.
Die Nachricht am Vortag nimmt den Druck heraus und nennt die Alternative, das Formular an der Rezeption auszufüllen. In einem Haus ohne besetzte Rezeption hängt der Zugang am Formular, und die Nachricht sagt das offen.
| Baustein | Erinnerung (3 Tage vorher) | Letzte Nachricht (1 Tag vorher) |
|---|---|---|
| Einstieg | Guten Tag [Vorname], Ihr Online Check-in für den [Anreisedatum] ist noch offen. | Guten Tag [Vorname], morgen erwarten wir Sie ab 15:00 Uhr. |
| Bitte | Es fehlen nur Ihre Angaben im Formular: [Button: Online Check-in abschließen] | Wenn Sie das Formular noch nicht ausgefüllt haben, geht das heute unter [Link] oder morgen bei uns an der Rezeption. Wir helfen Ihnen dabei. |
| Zusatz | Haben Sie schon ausgefüllt, danke, dann ignorieren Sie diese Nachricht. | Sagen Sie uns gern, wann Sie ankommen, damit Ihr Zimmer bereit ist. |
| Haus ohne Personal vor Ort | Ihre Zugangsdaten senden wir, sobald Ihr Online Check-in bei uns eingegangen ist. | Ohne Online Check-in können wir Ihnen den Zugang nicht schicken. Rufen Sie uns an unter [Telefon], falls etwas hakt. |
Beispiel aus dem Hotel Nordlicht
Angenommen, im Hotel Nordlicht reisen an einem Freitag acht Parteien an. Der Frühdienst prüft am Donnerstag die Liste mit den offenen Check-ins, und der Spätdienst weiß vor 15:00 Uhr, wer am Tresen ausfüllt.
Sechs Fehler, die das Formular liegen lassen
Die meisten Mails scheitern an Kleinigkeiten. Gehe die Liste mit einer Testbuchung durch und lies die Mail auch auf dem Smartphone, weil Gäste sie oft unterwegs öffnen.
Bei Portalbuchungen prüfst du im Portal, über welchen Kanal du den Gast erreichst und ob Links in Nachrichten erlaubt sind.
Prüfliste vor dem ersten Versand
- Der Link steht oben im Text und nicht erst im Anhang oder am Ende.
- Die Mail enthält nur eine Bitte, keine Zusatzangebote.
- Der Grund für das Formular steht in einem Satz.
- Erinnerungen gehen nicht an Gäste mit abgeschicktem Formular.
- Die Alternative an der Rezeption steht in der letzten Nachricht.
- Das Formular lässt sich auf dem Smartphone ohne Zoomen ausfüllen.
Häufige Fragen
Wann sollte die Einladung zum Online Check-in verschickt werden?
Etwa sieben Tage vor der Anreise. Das ist ein Richtwert für die Vorlagen in diesem Ratgeber. Bei kurzfristigen Buchungen sendest du die Einladung direkt nach der Bestätigung.
Wie oft darf ich an das Formular erinnern?
Zweimal genügt: drei Tage und einen Tag vor der Anreise. Beide Nachrichten gehen nur an Gäste mit offenem Formular. Weitere Mails bringen dem Haus wenig und stören den Gast.
Muss ich Gäste ohne ausgefülltes Formular wegschicken?
Nein. Gäste, die das Formular nicht ausgefüllt haben, checken wie bisher an der Rezeption ein. Das Team erfasst die Angaben gemeinsam mit ihnen.
Ersetzt der Online Check-in den Meldeschein?
Nicht in jedem Fall. Ob Angaben und Bestätigung aus dem Formular genügen, regelt das Melderecht deines Landes. Der Ratgeber zu Online Check-in und Recht erklärt die Lage in Österreich und Deutschland.
Was gehört zum Datenschutz in die Einladung?
Ein Satz zum Zweck und ein Link zur Datenschutzerklärung deines Hauses. Der Gast erfährt so vor dem Ausfüllen, wofür du seine Angaben verwendest.
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