Online Check-in und Recht: Unterschrift, Ausweis und Einwilligung

Was ein Online Check-in rechtlich ersetzen kann

Beim Online Check-in tragen Gäste ihre Meldedaten vor der Anreise selbst ein, und der Betrieb übernimmt sie in die Gästekartei. Rechtlich geht es dabei um drei getrennte Fragen. Die erste betrifft das Melderecht des Landes, die zweite den Datenschutz nach DSGVO, die dritte die Technik des Betriebs.

Das Melderecht entscheidet, ob die Daten und die Bestätigung des Gastes als Anmeldung gelten. Die DSGVO entscheidet, welche Daten der Betrieb darüber hinaus erheben und wie lange er sie speichern darf. Ein Anbieter kann das Verfahren technisch anbieten, die rechtliche Verantwortung bleibt beim Betrieb.

Dieser Ratgeber bezieht sich auf Österreich und Deutschland. Für andere Länder gelten andere Meldewege und Fristen; einen Überblick gibt der Ratgeber zur Gästemeldung in Europa.

Österreich: Unterschrift und Gästeverzeichnis

Die Anmeldung eines Gastes in Österreich ist nach § 5 Absatz 1 Meldegesetz 1991 vollständig, wenn der Gast die Richtigkeit seiner Daten mit seiner Unterschrift bestätigt hat. Der Gast meldet sich unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach dem Eintreffen im Beherbergungsbetrieb an. Bei ausländischen Gästen gehören Art, Nummer, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde des Reisedokuments zu den Daten.

Das Gästeverzeichnis darf der Betrieb nach dem Unternehmensserviceportal (USP) elektronisch führen. Für die Unterschrift nennt das USP drei Wege. Das sind der Scan des Schriftbilds samt Unterschrift, die Übernahme einer am Unterschriftpad erfassten Unterschrift und die qualifizierte elektronische Signatur. Das Verzeichnis ist sieben Jahre aufzubewahren (§ 10 Absatz 2 Meldegesetz).

Offen bleibt der Zeitpunkt. Das Gesetz knüpft die 24 Stunden an das Eintreffen. Ob eine Unterschrift zählt, die der Gast Tage vorher auf dem Smartphone geleistet hat, sagen die geprüften Quellen nicht. Kläre das mit deiner Meldebehörde, bevor du dich darauf verlässt. Eine ausdrückliche Pflicht, das Reisedokument vorzuzeigen, nennt die USP-Seite nicht.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Gemeinde beziehungsweise deines Landes.

Deutschland: elektronische Meldung nach § 29 Absatz 5 BMG

In Deutschland unterschreiben seit dem 1. Januar 2025 nur noch ausländische Gäste einen besonderen Meldeschein, und zwar am Ankunftstag eigenhändig (§ 29 Absatz 2 BMG). Für deutsche Gäste gilt diese Pflicht nicht mehr. Mehr zu dieser Änderung steht im Ratgeber zum Meldeschein in Deutschland.

Statt der handschriftlichen Unterschrift lässt § 29 Absatz 5 BMG die elektronische Meldung zu, wenn der Gast zustimmt. Der Gast bestätigt Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Daten am Ankunftstag auf einem von drei Wegen. Das sind eine kartengebundene Zahlung mit starker Kundenauthentifizierung, der elektronische Identitätsnachweis oder das Auslesen der eID-Karte beziehungsweise des Aufenthaltstitels vor Ort.

Daneben kann ein Betreiber beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ein abweichendes Verfahren zulassen lassen, höchstens für fünf Jahre und mit vergleichbarem Sicherheitsniveau. Ein Formular auf dem Smartphone mit Fingerzeichnung steht in der Aufzählung nicht. Frage deinen Anbieter deshalb, auf welchem der Wege oder mit welcher BSI-Zulassung er arbeitet.

Wer elektronisch meldet, muss nach § 30 Absatz 5 BMG geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO treffen. Für die Aufbewahrung gelten die Fristen wie auf Papier: ein Jahr ab Abreise, Vernichtung innerhalb von drei Monaten danach.

Österreich und Deutschland im Vergleich

Die Tabelle stellt die Regeln beider Länder nebeneinander, soweit sie die Quellen belegen. Sie zeigt vor allem, dass dieselbe Online-Check-in-Maske in beiden Ländern unterschiedlich zu bewerten ist.

Ausweisdaten erfassen: Angaben ja, Kopie nur mit Grund

Die Meldepflicht verlangt Angaben aus dem Ausweis, aber keine Kopie des Dokuments. Nach § 30 Absatz 2 BMG darf der Meldeschein ausschließlich festgelegte Angaben enthalten, darunter die Seriennummer des Passes oder Passersatzes. Der Betrieb gleicht diese Angaben mit dem Dokument ab und vermerkt Abweichungen.

Fotografiert oder kopiert ein Betrieb einen deutschen Personalausweis, greift § 20 Absatz 2 Personalausweisgesetz. Danach dürfen nur der Inhaber oder andere Personen mit seiner Zustimmung den Ausweis kopieren. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, und werden dabei personenbezogene Daten erhoben, ist die Einwilligung des Inhabers nötig. Für ausländische Pässe und Ausweise, also die Dokumente der in Deutschland meldepflichtigen Gäste, gilt dieses Gesetz nicht; dort richtet sich die Kopie nach der DSGVO.

Ein Dokumentfoto im Online Check-in ist technisch eine solche Kopie. Es ändert die Lage nicht, dass der Gast es selbst hochlädt. Der Betrieb braucht dafür einen Zweck, der über die Meldepflicht hinausgeht, und eine freiwillige Einwilligung, oder er verzichtet auf das Foto.

Für Österreich fand sich in den geprüften Quellen keine Aussage der Datenschutzbehörde zur Ausweiskopie im Hotel. Die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung (Art. 5 Absatz 1 Buchstaben c und e DSGVO) gelten auch dort. Wäge ab, ob du ein Foto brauchst, und frage im Zweifel die Datenschutzbehörde oder deinen Fachverband. Ergänzend hilft der Ratgeber zu Ausweiskopien im Hotel.

Einwilligung und Information nach DSGVO

Die Meldedaten erhebt der Betrieb, weil ein Gesetz es verlangt, und nicht, weil der Gast einwilligt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO, die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht. Eine Einwilligungsbox für die Meldedaten ist deshalb nicht nötig und kann den Gast sogar täuschen, weil er sie scheinbar verweigern könnte.

Eine Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO brauchst du nur für zusätzliche Verarbeitungen, etwa für Werbung, ein Dokumentfoto oder das Speichern über die Pflichtfrist hinaus. Nach Art. 7 DSGVO muss sie verständlich und von anderen Texten getrennt sein. Der Gast kann sie jederzeit widerrufen. Sie darf nicht Bedingung für den Beherbergungsvertrag sein, wenn die Verarbeitung dafür nicht nötig ist.

Unabhängig von der Rechtsgrundlage informierst du den Gast nach Art. 13 DSGVO bei der Erhebung. Dazu gehören dein Name und deine Kontaktdaten, die Zwecke samt Rechtsgrundlage und gegebenenfalls die Empfänger. Im Online Check-in gehört diese Information auf die Seite, bevor der Gast Daten eingibt.

Zwischen den Rechtsbegriffen gibt es eine Falle: § 29 Absatz 5 BMG spricht von der Zustimmung des Gastes zum elektronischen Verfahren. Das ist eine melderechtliche Voraussetzung und ersetzt keine datenschutzrechtliche Information.

Beispiel: dieselbe Online-Anreise in zwei Ländern

Angenommen, ein Gast aus Polen füllt im Hotel Nordlicht am Mittwoch den Online Check-in aus und reist am Freitag um 18:40 Uhr an. Wie der Spätdienst weiterarbeitet, hängt davon ab, in welchem Land das Haus steht.

Beide Verläufe zeigen, warum Rezeption und Anbieter die Länderregel kennen müssen. Das Formular vom Mittwoch ersetzt in keinem der beiden Fälle die Prüfung am Freitagabend.

Prüfliste für dein Online-Check-in-Verfahren

Die Liste fasst zusammen, was du vor dem Start klärst. Notiere Antworten mit Datum und Ansprechperson, damit dein Team später nachvollziehen kann, woher die Regel stammt.