Kurz gesagt
Ein Check-in-Kiosk ist ein Tablet oder Terminal im Haus, an dem Gäste ihre Buchung suchen, Meldedaten ergänzen und selbst einchecken. Er lohnt sich, wenn regelmäßig Gäste ankommen, während die Rezeption nicht besetzt ist, oder wenn viele Anreisen zugleich eintreffen. Zahlung und Schlüsselausgabe sind eigene Leistungen. Kläre vor dem Kauf, ob das Gerät sie enthält.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kiosk übernimmt die Dateneingabe bei der Anreise. Auskunft, Prüfung und Willkommen bleiben beim Team.
- Zahlung am Gerät und Schlüsselausgabe sind getrennte Leistungen und müssen im Angebot einzeln stehen.
- Der Kiosk spart nur Geld, wenn dadurch eine bezahlte Besetzung entfällt. Verteilte Minuten senken keine Lohnkosten.
- Der Online Check-in vor der Anreise braucht kein Gerät im Haus und ist deshalb der günstigere erste Schritt.
Was ein Check-in-Kiosk im Hotel ist
Der Gast tippt seinen Namen oder die Buchungsnummer ein, das Gerät zeigt die passende Buchung. Danach bestätigt er seine Daten, ergänzt fehlende Angaben und unterschreibt auf dem Bildschirm. Je nach Einrichtung gehören ein Ausweisfoto und eine Einwilligung dazu.
Der Kiosk ersetzt damit die Dateneingabe an der Rezeption. Das Willkommen, die Auskunft zum Frühstück und die Prüfung der Angaben bleiben beim Team. Ein Kiosk ohne Rezeption im Hintergrund funktioniert nur, wenn jemand erreichbar ist, sobald ein Dokument nicht lesbar ist oder ein Gast Fragen hat.
Was ein Kiosk übernimmt und was nicht
Die Leistungen eines Kiosks unterscheiden sich stark zwischen Anbietern. Zwei Dinge werden oft zusammen verkauft, sind aber technisch getrennt: die Zahlung am Gerät und die Ausgabe des Schlüssels. Beides braucht eigene Anbindungen und eigene Kosten.
Die Tabelle hilft, ein Angebot Zeile für Zeile zu lesen. Lass dir jede Zeile mit Ja oder Nein bestätigen, bevor du unterschreibst.
| Aufgabe | Am Kiosk | Was du klärst |
|---|---|---|
| Buchung suchen, Daten ergänzen | Kernleistung | Zeigt die Trefferliste nur so viel, wie ein wartender Gast nicht mitlesen soll? |
| Meldedaten, Ausweis, Unterschrift | Je nach Einrichtung | Welche Angaben verlangt dein Land, und wer prüft sie danach? |
| Offenen Betrag bezahlen | Nur mit Zahlungsterminal und Anbindung | Wer liefert das Terminal, wer stellt den Beleg aus? |
| Schlüssel oder Zimmerkarte | Nur mit Anbindung an dein Schließsystem | Passt die Schnittstelle zu deinem Schloss, und was gilt bei Ausfall? |
| Gast ohne Buchung | Je nach System | Wer legt die Buchung an und berechnet den Preis? |
| Beratung, Gepäck, Sonderwünsche | Nein | Wie erreicht der Gast die Rezeption, wenn niemand am Empfang sitzt? |
Kosten eines Check-in-Kiosks und Rechenbeispiel
Der Preis eines Check-in-Terminals setzt sich aus mehreren Posten zusammen. Eine allgemeine Zahl wäre irreführend, weil Gerät, Gehäuse und Anbindungen je Anbieter stark abweichen. Hole zwei Angebote ein und lass jeden Posten einzeln ausweisen.
Zum Gerät kommen laufende Kosten. Dazu zählen die Software oder Lizenz, ein Ersatzgerät für den Ausfall und die Zeit, die das Team in Einrichtung und Pflege steckt. Sie stehen im Angebot oft nicht auf der ersten Seite.
Kostenposten, die ins Angebot gehören
- Gerät: Tablet oder Terminal mit Bildschirm in passender Größe
- Gehäuse, Ständer oder Wandhalterung, auch gegen Diebstahl
- Strom- und Netzanschluss am gewählten Standplatz
- Software oder Lizenz, einmalig oder laufend
- Anbindung an dein Hotelsystem, damit Daten nicht abgetippt werden
- Zahlungsterminal samt Anbieterkosten, falls am Gerät bezahlt wird
- Schnittstelle zum Schließsystem, falls das Gerät Schlüssel ausgibt
- Wartung, Ersatzgerät und Support-Zeiten
Wann sich ein Kiosk lohnt
Ein Kiosk lohnt sich, wenn er Zeiten abdeckt, die deine Rezeption heute nicht oder nur teuer abdeckt. Das ist der Fall bei späten Anreisen nach Dienstende und bei Spitzen, in denen mehrere Gäste gleichzeitig warten.
Ein Kiosk lohnt sich weniger, wenn die Inhaberin ohnehin ständig am Empfang steht oder wenn die meisten Gäste vor der Anreise Beratung brauchen. Dann steht ein Gerät im Eingang, das kaum jemand nutzt.
Fünf Fragen vor dem Kauf
Beantworte diese Fragen mit Zahlen aus deinem Haus, bevor du ein Gerät bestellst. Zähle dafür vier Wochen lang mit, zu welcher Uhrzeit deine Gäste ankommen.
Prüffragen für dein Haus
- Wie viele Anreisen liegen außerhalb der besetzten Rezeptionszeit?
- Wie viele Gäste warten zur Anreisespitze länger als fünf Minuten?
- Gibt es im Eingangsbereich einen Platz mit Strom, Netz und Blickschutz?
- Wer hilft, wenn ein Gast mit dem Gerät nicht zurechtkommt?
- Ist die Zahlung bei Anreise nötig, oder läuft sie vorher online?
Platz, Gäste und Ablauf im Eingangsbereich
Der Standplatz entscheidet, ob Gäste das Gerät nutzen. Es braucht Licht ohne Spiegelung, einen Abstand zur Wartezone und Blickschutz, weil Gäste Ausweise fotografieren und Namen eintippen. Plane außerdem einen Weg zur Rezeption ein, etwa eine Klingel oder eine Telefonnummer auf dem Bildschirm.
Jeder Gast muss die Wahl behalten. Wer das Gerät nicht nutzen will, braucht einen gleichwertigen Weg am Empfang. Sprache, Schriftgröße und die Bedienung mit einer Hand zählen dabei mehr als ein modernes Gehäuse.
So führst du einen Kiosk ein
Anreisezeiten zählen
Notiere vier Wochen lang, wann Gäste ankommen und wie lange sie warten.
Standplatz testen
Prüfe Netz, Strom, Licht und Blickschutz am vorgesehenen Platz, bevor du bestellst.
Probelauf mit dem Team
Lass Früh- und Spätdienst mit Testbuchungen einchecken und notiere jede Rückfrage.
Gäste vorab informieren
Nenne den Kiosk in der Bestätigung oder Einladung und sage, wo er steht.
Kiosk oder Online Check-in
Der Online Check-in erledigt die Meldedaten vor der Anreise auf dem Smartphone des Gastes. Er braucht kein Gerät im Haus und keinen Platz im Eingang. Der Kiosk fängt dagegen Gäste ab, die vorab nichts ausgefüllt haben und vor Ort ankommen.
Sinnvoll ist deshalb diese Reihenfolge: zuerst die Quote beim Online Check-in prüfen, dann entscheiden, ob für die übrigen Anreisen ein Gerät nötig ist. Tipps dazu stehen im Artikel Online Check-in: Quote steigern.
Meldepflichten bleiben beim Betrieb
Ein Kiosk ändert nichts an den Pflichten deines Betriebs bei der Gästemeldung. Welche Angaben und Nachweise dein Land verlangt und wie lange du sie aufbewahrst, steht im Überblick zur Gästemeldung in Europa. Kläre mit deiner Gemeinde oder deiner Steuerberatung, ob die Erfassung am Gerät deine Vorgaben erfüllt.
Häufige Fragen
Was kostet ein Check-in-Terminal im Hotel?
Eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Der Preis hängt von Gerät, Gehäuse, Software, Anbindung an das Hotelsystem und optionalen Zusätzen wie Zahlungsterminal oder Schließsystem ab. Lass jeden Posten einzeln ausweisen und vergleiche zwei Angebote.
Braucht ein Kiosk ein Schließsystem?
Nein. Ein Kiosk kann auch nur Daten erfassen. Die Schlüsselausgabe läuft dann über die Rezeption oder über einen Code, den das Gerät anzeigt. Die Anbindung an ein Schließsystem ist eine eigene Leistung mit eigenen Kosten.
Ersetzt der Kiosk die Rezeption?
Nein. Er nimmt der Rezeption die Dateneingabe ab. Auskunft, Prüfung der Angaben und Hilfe bei Problemen bleiben Aufgaben des Teams, auch wenn nicht ständig jemand am Empfang sitzt.
Können Gäste ohne Buchung am Kiosk einchecken?
Das hängt vom System ab. Am STRYK-Kiosk nicht: Walk-in-Buchungen legt die Rezeption an. Plane deshalb einen sichtbaren Weg zur Rezeption ein, etwa eine Telefonnummer am Gerät.
Was lohnt zuerst, Kiosk oder Online Check-in?
Der Online Check-in, weil er kein Gerät und keinen Platz im Eingang braucht. Entscheide über den Kiosk erst, wenn du weißt, wie viele Gäste vor Ort ankommen, ohne vorab Daten eingetragen zu haben.
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