Abnahmeprotokoll für die Datenübernahme: Vorlage mit Kontrollsummen

Wozu ein Abnahmeprotokoll dient

Ein Abnahmeprotokoll ist ein unterschriebenes Dokument, das für einen festen Stichtag belegt, welche Daten übernommen wurden und welche Abweichungen bekannt sind. Es ersetzt das Bauchgefühl „sieht gut aus“ durch Zahlen, die jeder nachprüfen kann.

Die Zahlen dienen zwei Zwecken. Erstens entscheiden sie über Go oder No-go für den Umstellungstag. Zweitens halten sie fest, was am Tag der Übergabe im Altsystem stand. Taucht im Sommer eine fehlende Anzahlung auf, weißt du, ob sie schon am Stichtag fehlte.

Wie du den Testimport vorbereitest, steht im Beitrag zum Testlauf der Datenübernahme. Dieser Beitrag liefert das Formular für das Ergebnis.

Kopfdaten des Protokolls

Die Kopfdaten machen das Protokoll später eindeutig zuordenbar. Trage sie vor dem ersten Vergleich ein, nicht nachträglich.

Besonders wichtig ist die Zeile zum Exportstand. Ändert jemand im Altsystem nach dem Export noch eine Buchung, passen Soll und Ist nie zusammen. Der Stundenplan für den Umstellungstag beschreibt den Schreibstopp, der das verhindert.

Zählvergleich je Datenart

Der Zählvergleich stellt je Datenart die Anzahl im Altsystem der Anzahl im Neusystem gegenüber. Die Sollwerte zählst du am Stichtag im Altsystem, die Istwerte nach dem Import im Neusystem.

Eine Differenz ist nicht automatisch ein Fehler. Sie braucht aber immer eine Ursache in der Spalte „Ergebnis“. Der Vergleich zeigt es im Beispiel: 14 Gästeprofile fehlen, weil sie vor dem Import als Dubletten zusammengeführt wurden. Das ist erklärt. Ein fehlender Gutschein ist es nicht.

Kontrollsummen für Beträge und Nächte

Eine Kontrollsumme ist die Summe einer Spalte, die in beiden Systemen gleich sein muss. Gleiche Anzahlen beweisen nur, dass Zeilen angekommen sind. Erst die Summe zeigt, ob auch die Werte in den Zeilen stimmen, etwa Preise und Anzahlungen.

Bilde die Summen mit Auswertungen der beiden Systeme und nicht aus deinen Exportdateien. So prüfst du, was die Rezeption später wirklich sieht. Bei Abweichungen im Cent-Bereich prüfst du zuerst die Rundung von Steuer und Ortstaxe.

Zusätzlich lässt sich die Exportdatei selbst absichern. Dein IT-Dienstleister kann einen Hashwert, etwa SHA-256, der Datei bilden und im Protokoll notieren. Weicht der Wert später ab, wurde die Datei zwischen Export und Import verändert.

Stichproben mit Blick auf schwierige Fälle

Stichproben prüfen einzelne Datensätze von Hand, bis zur letzten Zeile des Preises. Wähle je Datenart fünf bis zehn Fälle und nimm bewusst die schwierigen: Gruppe mit mehreren Zimmern, Portalbuchung mit Portalnummer, Buchung mit Anzahlung, Gast mit Umlauten im Namen.

Die Rezeption öffnet den Datensatz im Neusystem und liest ihn gegen den Ausdruck aus dem Altsystem. Das dauert pro Fall wenige Minuten und findet Fehler, die keine Summe zeigt, etwa vertauschte Vor- und Nachnamen.

Mängelliste und Freigabe

Jede Abweichung kommt mit Nummer, Beschreibung, Einstufung und Frist in die Mängelliste. Ein Muss-Mangel verändert Geld, Verfügbarkeit oder die Anreise eines Gastes und muss vor der Freigabe behoben sein. Ein Kann-Mangel stört, behindert den Betrieb aber nicht und darf mit Frist offen bleiben.

Danach folgt die Freigabe. Das Protokoll wird erst unterschrieben, wenn der Zählvergleich und die Kontrollsummen ohne offene Muss-Punkte vorliegen. Ob die Abnahme rechtliche Folgen für Gewährleistung oder Zahlung hat, entnimm deinem Vertrag mit dem Anbieter und klären es vor der Unterschrift.