Rechnungsdaten beim Systemwechsel: Aufbewahrung, Export und Übernahme

Welche Finanzdaten beim Wechsel zählen

Finanzdaten eines Hotels sind alle Rechnungen, Zahlungen, Anzahlungen, Gutschriften und Buchungsjournale, die das Altsystem erzeugt hat. Beim Wechsel unterscheidest du zwei Gruppen: Daten, die der Betrieb morgen weiterführt, und Daten, die er nur noch aufbewahrt.

Weiterzuführen sind offene Rechnungen, geleistete Anzahlungen für künftige Aufenthalte und Gutscheine mit Restwert. Nur aufzubewahren sind ausgestellte Rechnungen vergangener Aufenthalte samt Stornos und Gutschriften, Tagesabschlüsse und Zahlungsjournale. Die zweite Gruppe wandert meist nicht in das neue System, bleibt aber Teil der Buchführung.

Das ändert sich auch nicht, wenn der Vertrag mit dem Altanbieter endet. Die Pflicht trifft den Betrieb, nicht die Software.

Aufbewahrungsfristen in Österreich und Deutschland

In Österreich bewahrst du Bücher, Aufzeichnungen und Belege nach § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) sieben Jahre auf. Auch die Durchschrift einer ausgestellten Rechnung bleibt nach § 11 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes 1994 sieben Jahre; bei elektronischen Rechnungen muss die Lesbarkeit für diese Zeit gesichert sein.

In Deutschland nennt § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Für Rechnungen nennt § 14b des Umsatzsteuergesetzes acht Jahre. Die Frist beginnt in beiden Ländern am Ende des Kalenderjahres, nicht am Rechnungsdatum.

Die Fristen können sich verlängern. In Österreich laufen sie weiter, solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren Bedeutung haben (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland endet die Frist nicht, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Frage vor jedem Löschen die Steuerberatung. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes.

So bleibt das Altsystem lesbar

Beide Länder erlauben die Aufbewahrung auf Datenträgern, verlangen aber Lesbarkeit bis zum Fristende. In Österreich muss die Wiedergabe nach § 132 Abs. 2 BAO vollständig, geordnet und inhaltsgleich sein. In Deutschland muss sie nach § 147 Abs. 2 AO mit dem Original übereinstimmen, während der ganzen Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Für die Finanzverwaltung zählt der Datenzugriff. Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt in Deutschland nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten verlangen, eine maschinelle Auswertung oder die Übertragung in einem auswertbaren Format. Liegen die Daten bei einem Dritten, muss dieser mitwirken. Die Kosten trägt der Betrieb.

Daraus ergeben sich drei Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wer die Daten in zwei, fünf oder acht Jahren noch öffnen kann.

Beispiel Hotel Nordlicht: Wechsel zum 1. März 2027

Angenommen, das Hotel Nordlicht in Deutschland wechselt am 1. März 2027 die Software. Das Backoffice exportiert alle Rechnungen ab 2019 als CSV und als PDF, denn Rechnungen aus 2019 sind in Deutschland bis Ende 2027 aufzubewahren. Journale und Bücher exportiert es ab 2017, wegen der zehnjährigen Frist. Die Steuerberatung prüft den Export stichprobenartig gegen das Journal.

Eine Rechnung vom 14. Juli 2025 für Familienzimmer 21 beginnt ihre Frist am 31. Dezember 2025 und endet nach acht Jahren am 31. Dezember 2033. Bis dahin muss das Haus sie finden, lesen und auswerten können.

Deutschland: Erleichterung nach dem Systemwechsel

Wechsle das Datenverarbeitungssystem und hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt nach § 147 Abs. 6 AO ab dem Ende des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger. Bis dahin muss das Finanzamt weiter in den ursprünglichen Daten und im System prüfen können.

Im Beispiel des Hotels Nordlicht läuft diese Zeit bis Ende 2032. Danach genügt der Datenträger, solange die Aufbewahrungsfrist läuft. Ob und wie du das Altsystem bis dahin vorhalten, entscheide mit der Steuerberatung, bevor du kündigst. In Österreich verlangt § 132 BAO die Wiedergabe jederzeit bis zum Fristablauf. Kläre deshalb dort den Lesezugang bis zum Fristende mit der Steuerberatung.

Was ins neue System gehört

Ins neue System gehören nur Daten, mit denen der Betrieb am Stichtag weiterarbeitet. Offene Rechnungen und Anzahlungen müssen mit Betrag, Datum und Buchungsbezug ankommen, sonst fehlt der Rechnungsbetrag beim Check-out. Gutscheine brauchen Code, Restwert und Ablaufdatum.

Die Rechnungsnummer braucht besondere Aufmerksamkeit. Beide Rechtsordnungen verlangen eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer (§ 14 Abs. 4 UStG in Deutschland, § 11 Abs. 1 UStG 1994 in Österreich). Lege fest, ob das neue System den bisherigen Nummernkreis weiterführt oder einen neuen beginnt, und halte das Datum des Übergangs schriftlich fest.

Rechnungen, die du nach dem Wechsel zu einem alten Aufenthalt korrigierst, verweist auf das Original. Das Original muss deshalb auffindbar bleiben, auch wenn es im Archiv des Altsystems liegt.

Fragen an den Altanbieter vor der Kündigung

Der Exportumfang unterscheidet sich je System. Es gibt keinen Standard, der festlegt, welche Felder jeder Anbieter herausgibt. Hole die Antworten schriftlich ein, solange der Vertrag läuft und du Testexporte erzeugen kannst.