Kurz gesagt
Prüfe bei jeder Anbindung deiner Hotelsoftware drei Dinge schriftlich: wer die Verbindung betreibt, was sie jährlich kostet und was bei einem Ausfall gilt. Das betrifft Buchungsportale, Online-Zahlung, Kasse, Steuerberatung und Gästemeldung. Eine Anbindung zählt erst, wenn der Anbieter sie für dein Haus und dein Land bestätigt und du sie im Test mit eigenen Daten erlebt hast.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei Fragen gelten für jede Anbindung: Wer betreibt sie, was kostet sie, und was passiert bei Ausfall.
- „Schnittstelle vorhanden“ ist keine Zusage für dein Portal, dein Zahlungskonto, deine Kasse oder dein Land.
- Gebühren von Portalen, Zahlungsanbietern und Kassenherstellern stehen meist nicht im PMS-Preis und gehören in die Jahreskosten.
- Teste jede Anbindung mit einem Vorgang aus deinem Alltag, etwa einer Portalbuchung mit Storno.
Drei Fragen für jede Anbindung
Eine Schnittstelle ist eine Verbindung, über die zwei Programme Daten austauschen, ohne dass jemand sie abtippt. Für das Hotel zählt dabei, wer sie betreibt, was sie kostet und wer bei Störungen haftet.
Stelle deshalb für jede Anbindung dieselben drei Fragen. Wer betreibt die Verbindung, der PMS-Anbieter oder ein Dritter? Was kostet sie einmalig und im Jahr, auch bei Dritten? Was gilt bei Ausfall, und wer meldet sich bei dir?
Lass die Antworten im Angebot oder in einer Bestätigung per E-Mail festhalten. Mündliche Zusagen aus der Demo helfen dir im Streitfall nicht. Wer ausweicht, hat dir die Antwort auch ohne Worte gegeben.
| Frage | Belastbare Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| Wer betreibt die Verbindung? | Ein genannter Anbieter mit Vertragspartner und Ansprechperson | „Läuft über einen Partner“ ohne Namen |
| Was kostet sie? | Einmalige und laufende Beträge, netto, im Angebot | „Je nach Aufwand“ |
| Was gilt bei Ausfall? | Meldeweg, Support-Zeiten und Behelf im Haus | „Kommt selten vor“ |
Buchungsportale: Kanalanbindung
Die Kanalanbindung gleicht Verfügbarkeit, Preise und Buchungsregeln zwischen PMS und Portalen ab. Sie ist die Anbindung mit dem größten Schaden, wenn sie hakt: Ein Zimmer wird zweimal verkauft, und ein Gast steht um 15:00 Uhr ohne Bett an der Rezeption.
Kläre zuerst, welche deiner Portale der Anbieter für dein Haus bestätigt, und zwar namentlich. Viele Anbieter binden Portale über einen Zwischenanbieter an. Frage, wer das ist, was er berechnet und wer bei Fehlern der erste Ansprechpartner bleibt. Portalprovisionen zahlst du unabhängig davon weiter an die Portale.
Portale prüfen
- Jedes deiner Portale steht namentlich im Angebot, mit Hinweis auf die Bestätigung für dein Haus.
- Bekannt ist, ob die Verbindung direkt oder über einen Zwischenanbieter läuft und was dieser kostet.
- Neue Buchungen, Änderungen und Stornos landen ohne Handarbeit im Belegungsplan.
- Verfügbarkeit und Preise gehen nach einer Änderung an alle Portale, und die Dauer ist benannt.
- Bei Störung gibt es einen Behelf, etwa Zimmer im PMS sperren und Extranet prüfen.
- Zugangsdaten und Verträge mit den Portalen bleiben bei dir.
Zahlung und Kasse getrennt prüfen
Online-Zahlung und Kasse sind zwei Anbindungen mit verschiedenen Anbietern. Die Online-Zahlung läuft über das Konto deines Zahlungsanbieters. Frage, ob das PMS Anzahlung, Restbetrag und Erstattung bei Storno abbildet und welche Zahlarten dein Konto tatsächlich freigeschaltet hat. Das PMS kann nur anbieten, was dein Konto zulässt.
Bei der Kasse geht es darum, ob Posten aus Restaurant, Bar oder Frühstücksbüfett aufs Zimmer gebucht werden. Kläre mit dem Kassenhersteller schriftlich, ob und wie seine Kasse ein offenes System anspricht. Geschlossene Kassensysteme brauchen häufig einen eigenen Adapter. Mehr zur Arbeitsweise steht unter Kasse und Zimmerbuchung.
Beachte die Kassenpflicht deines Landes. In Österreich besteht sie ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen (§ 131b BAO, Stand: Oktober 2026). In Deutschland müssen elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a AO). Frage den Kassenanbieter und deine Steuerberatung, ob die Kasse das erfüllt. Das ist Orientierung und keine Rechtsberatung.
Zahlung und Kasse prüfen
- Das Angebot nennt den Zahlungsanbieter und alle Gebühren, die zusätzlich zum PMS-Preis anfallen.
- Klar ist, welche Zahlarten dein Konto freischalten muss, bevor sie im Buchungsweg erscheinen.
- Restbetrag, Erstattung bei Storno und Fehlversuche sind im Test durchgespielt.
- Der Kassenhersteller bestätigt schriftlich die Anbindung an dein PMS, samt Kosten.
- Geklärt ist, welches System den Beleg im Sinne der Kassenpflicht erzeugt und signiert.
- Bei Ausfall der Verbindung ist der Weg für Posten am Abend beschrieben.
Steuerberatung und Bank: Formate statt Zusagen
Die Übergabe an die Steuerberatung hängt am Dateiformat, das deine Kanzlei verarbeitet. Das kann DATEV, BMD, CSV oder ein Excel-Journal sein. Lass deine Kanzlei eine Musterdatei des Anbieters prüfen. Die Auskunft, eine Buchhaltungsschnittstelle existiere, genügt nicht. Erst wenn sie sich in ihr Programm einlesen lässt, ist die Anbindung für dich nutzbar.
Dasselbe gilt für den Kontoauszug. Kläre, ob deine Bank Dateien in dem Format liefert, das das PMS importiert, etwa CAMT.053. Ein Dateiimport und eine laufende Bankverbindung sind verschiedene Leistungen. Ob eine Rechnung als strukturierte E-Rechnung gesendet oder empfangen werden kann, hängt von Land und Empfänger ab. Frage auch dazu deine Kanzlei.
Steuerberatung und Bank prüfen
- Deine Kanzlei hat eine Musterdatei des Anbieters gesehen und bestätigt, dass sie sich einlesen lässt.
- Der Anbieter nennt, ob die Übergabe monatlich per Datei oder laufend erfolgt.
- Das Format deines Kontoauszugs ist als importierbar bestätigt.
- Rechnungen bleiben nach der Ausstellung unveränderlich, und Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift.
Gästemeldung: Weg zur Behörde klären
Die Gästemeldung ist die Anbindung, bei der der Gesetzgeber den Takt vorgibt. In Österreich ist ein Gast unverzüglich zu melden, jedenfalls binnen 24 Stunden nach dem Eintreffen (§ 5 Abs. 1 Meldegesetz, Stand: Oktober 2026). Die Regeln anderer Länder weichen ab, und Gemeinden und Regionen setzen eigene Meldewege ein.
Frage deshalb nicht allgemein nach einer Meldefunktion. Frage, welchen Weg deine Gemeinde oder Region vorsieht, ob das PMS ihn bedient und ob die Übertragung im Produktivbetrieb freigegeben ist oder nur ein Dateiexport vorliegt. Kläre auch, wer Meldefristen im Blick behält. Dieser Abschnitt ist Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes und deiner Gemeinde.
Gästemeldung prüfen
- Der Anbieter nennt den Meldeweg deiner Gemeinde oder Region und sagt, ob er live oder per Export läuft.
- Das PMS zeigt an, welche Meldungen offen sind und welche Frist nahe ist.
- Zusatzkosten für Meldeportale, etwa Gemeindeanbieter, stehen im Angebot.
- Es ist geklärt, wer meldet, wenn das Portal ausfällt.
Antworten sammeln und Angebote vergleichen
Trage die Antworten in eine Tabelle ein, je Anbindung eine Zeile und je Angebot eine Spalte. So siehst du, ob ein günstiges Angebot Drittkosten offenlässt. Rechne alle Gebühren als Jahreskosten und stelle sie neben den PMS-Preis. Mehr zur Auswahl steht in der Käufer-Checkliste für ein PMS.
Ein Beispiel aus dem Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern. Es verbindet zwei Portale, ein Online-Zahlungskonto, die Restaurantkasse und eine Kanzlei mit eigenem Format. Im Angebot A fehlen die Kosten der Kasse, im Angebot B fehlt die Bestätigung eines der beiden Portale. Beide Lücken kosten später Geld oder Nerven, und beide lassen sich vor der Unterschrift schließen.
Häufige Fragen
Welche Schnittstellen braucht ein kleines Hotel mindestens?
Mindestens vier: Buchungsportale, Zahlung, Steuerberatung und Gästemeldung. Eine Kassenanbindung kommt hinzu, sobald Restaurant oder Bar Posten aufs Zimmer buchen. Welche Pflicht ist, hängt von Betrieb und Land ab.
Kosten Schnittstellen extra?
Das kann so sein. Zahlungsanbieter, Portale, Kassenhersteller und Meldeportale berechnen eigene Gebühren, und manche PMS-Anbieter berechnen die Anbindung zusätzlich. Lass alle Beträge netto im Angebot ausweisen.
Was heißt es, wenn eine Anbindung „in Planung“ ist?
Nichts, worauf du dich verlassen kannst. Behandle sie im Vergleich wie eine fehlende Funktion, und kaufe nur, was heute im Produktivbetrieb läuft.
Reicht ein Dateiexport statt einer Schnittstelle?
Ja, wenn deine Kanzlei oder die Behörde die Datei verarbeitet und du den Export in der Testphase ausprobiert hast. Rechne dann mit dem Handgriff, der Datei monatlich zu erstellen und zu übergeben.
Wie teste ich eine Anbindung vor dem Kauf?
Mit einem Vorgang aus deinem Alltag, zum Beispiel einer Portalbuchung mit Zimmerwechsel und Storno oder einer Anzahlung mit Erstattung. Sieh nach, ob Belegungsplan, Rechnung und Zahlung danach zusammenpassen.
Quellen
- Bundeskanzleramt Österreich, RIS: Meldegesetz 1991, § 5 (Meldepflicht Beherbergungsbetriebe), abgerufen am 13. Oktober 2026
- Bundeskanzleramt Österreich, RIS: Bundesabgabenordnung, § 131b (Registrierkassenpflicht), abgerufen am 13. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Abgabenordnung, § 146a (Ordnungsvorschriften für die Buchführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme), abgerufen am 13. Oktober 2026
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