Vor der Demo den eigenen Hotelalltag aufschreiben
Beginne nicht mit einer Liste gewünschter Menüpunkte. Schreibe stattdessen die Entscheidungen auf, die dein Team an einem normalen Montag wirklich treffen muss: Welches Zimmer ist bezugsbereit? Welche Anreise hat noch einen offenen Zahlbetrag? Kann eine Buchung verschoben werden? Welche Leistung gehört auf welche Rechnung? Welche Zimmer sind direkt buchbar? Aus diesen Situationen entstehen Testfälle, die zeigen, ob ein System den Betrieb verbindet oder nur einzelne Screens anbietet.
Für ein kleines Hotel reichen sechs gut gewählte Fälle. Ergänze pro Fall Ausgangslage, erwartetes Ergebnis und die beteiligten Rollen. Übergib diese Liste vor der Demo an den Anbieter. So bleibt ausreichend Zeit für deine Abläufe, und die Präsentation kann nicht auf vorbereitete Idealfälle ausweichen.
| Testfall | Erwartetes Ende | Beteiligte Rollen |
|---|---|---|
| Neue Reservierung | Gast, Aufenthalt, Preis und Zimmer sind konfliktfrei bestätigt. | Rezeption |
| Frühe Anreise, Zimmer noch nicht fertig | Housekeeping priorisiert; Rezeption sieht die Freigabe sofort. | Rezeption + Housekeeping |
| Zimmerwechsel im Aufenthalt | Neue Belegung ist korrekt, altes Zimmer wird operativ nachgeführt. | Rezeption + Housekeeping |
| Abreise mit Teilzahlung | Restbetrag, Zahlung und finale Rechnung stimmen. | Rezeption + Finance |
| Mobile Direktbuchung | Gast schließt ab; Reservierung erscheint ohne neue Erfassung im PMS. | Gast + Rezeption |
| Storno und wieder freie Kapazität | Storno ist nachvollziehbar; Verfügbarkeit wird korrekt freigegeben. | Rezeption + Management |
Zusammenhänge prüfen, nicht nur schöne Screens
Ein moderner Kalender ist wertlos, wenn Housekeeping einen anderen Zimmerstand sieht. Eine elegante Rechnung hilft wenig, wenn Leistungen aus Buchung oder POS manuell neu erfasst werden. Beobachte in jedem Test, ob derselbe Aufenthalt durch die Bereiche verbunden bleibt: Buchung, Gast, Zimmer, Preis, Housekeeping, Dokument und Zahlung. Frage nach jeder Änderung, wo sie als Nächstes sichtbar wird.
Lass außerdem Ausnahmen zeigen. Was geschieht, wenn das gewünschte Zimmer nicht mehr frei ist, ein Gast doppelt vorhanden scheint, eine Zahlung kleiner als der offene Betrag ist oder ein Zimmer außer Betrieb geht? Gute Hotelsoftware verhindert riskante Zustände oder macht sie klar bearbeitbar. Ein stiller Erfolg ohne sichtbare Prüfung ist kein Beleg.
Für kleine Hotels Bedienbarkeit mit mehreren Rollen testen
In kleinen Häusern wechselt eine Person oft zwischen Rezeption, Gästekommunikation, Rechnung und Management. Das System muss diesen Rollenwechsel unterstützen, ohne dass dieselben Daten mehrfach gesucht oder neu erfasst werden. Lass eine Testperson morgens Anreisen prüfen, eine Buchung ändern, eine Gastnachricht öffnen und einen offenen Betrag finden. Zähle nicht nur Klicks; achte darauf, ob Kontext und nächster Schritt verständlich bleiben.
Gleichzeitig braucht jede Person einen eigenen Zugang und passende Rechte. Forder eine Rollen-Demo: Rezeption, Housekeeping, Finance und Management melden sich getrennt an. Jede Rolle soll ihre Arbeit erledigen können, sensible fachfremde Aktionen aber nicht sehen oder ausführen. Gemeinsame Passwörter oder pauschale Administratorrechte sind kein einfacher Start, sondern ein späteres Kontrollproblem.
Bedienbarkeitsprüfung in 20 Minuten
- Anreisen und Abreisen des Tages ohne Nebenliste erklären.
- Eine Reservierung ändern und die Auswirkung im Kalender zeigen.
- Zimmerstatus zwischen Housekeeping und Rezeption übergeben.
- Offenen Betrag finden und passende Rechnungsvorschau öffnen.
- Mit einer eingeschränkten Rolle eine nicht erlaubte Aktion prüfen.
Direktbuchung vom Smartphone bis in den Betrieb verfolgen
Eine integrierte Booking Engine ist nur dann ein Vorteil, wenn der gesamte Weg funktioniert. Führe die Demo selbst auf einem Smartphone durch: Zeitraum suchen, Zimmer vergleichen, Rate und Bedingungen verstehen, Extras wählen, Gastdaten eingeben und abschließen. Der Gesamtpreis darf im letzten Schritt nicht überraschend wechseln. Anschließend muss die Reservierung mit Gast, Rate, Extras und Bedingungen im PMS sichtbar sein.
Frage, wo Kategorien, Fotos, Preise, Verfügbarkeit und Bedingungen gepflegt werden. Jede doppelte Pflege erhöht das Risiko, dass Website und Hotelbetrieb unterschiedliche Aussagen machen. Eine gute Lösung verwendet klare zentrale Quellen und veröffentlicht erst, wenn Angebot, Preis, Kapazität und Gästetexte gemeinsam geprüft wurden.
Den vollständigen Preis für ein realistisches Jahr rechnen
Vergleiche nicht nur den Einstiegspreis. Lass Grundpreis, enthaltene Zimmer, Preis je weiterem Zimmer, Einrichtungsgebühr, Pflichtmodule, Nutzerkosten, Support, Booking Engine, Updates, Laufzeit und Kündigung getrennt ausweisen. Ergänze den internen Aufwand für doppelte Pflege oder manuelle Übertragung. Erst dann sind Angebote wirklich vergleichbar.
Der STRYK Kernpreis folgt der Hotelgröße: 59 € Grundpreis plus 6 € je Zimmer und Monat, netto zzgl. USt., bei jährlicher Abrechnung (12 Monate, Verlängerung um jeweils 12 Monate); bei monatlicher Abrechnung 20 % mehr. Alle Kern-Apps, unbegrenzte Nutzer, Einrichtung und persönlicher Support sind enthalten. Im ersten Vertragsjahr gelten 20 % Rabatt nur auf den Grundpreis. STRYK Pricing Intelligence und STRYK Guest AI sind nach einem kostenlosen Testmonat optionale Zusatzmodule; Direktbuchungs- und Drittkosten werden getrennt ausgewiesen. So bleibt die Rechnung bei jeder Größe vorab prüfbar, ohne Schwellen, Paketwechsel oder überraschende Sprünge.
| Kostenposition | Was schriftlich vorliegen muss | STRYK |
|---|---|---|
| Preisformel | Grundpreis, Preis für jedes Zimmer und Laufzeit | 59 € Grundpreis + 6 € je Zimmer und Monat, netto, jährlich abgerechnet (12 Monate, Verlängerung um 12 Monate); monatlich +20 % |
| Kern-PMS-Umsatzanteil | Prozentsatz und klare Bemessungsgrundlage | 0 % |
| Einrichtung | Einmalbetrag und enthaltene Leistungen | Keine Einrichtungsgebühr |
| Module und Apps | Pflichtpakete und spätere Erweiterungskosten | Kern-Apps enthalten, zwei KI-Module optional |
| Externe Partner | Provider, Leistungsumfang und eigene Gebühren | Können separat Gebühren verrechnen |
Support, Einführung und Hilfe vor dem Kauf testen
Lies vor dem Kauf mindestens drei Anleitungen: eine häufige Aufgabe, einen Sonderfall und eine Fehlerbehebung. Eine gute Dokumentation nennt Voraussetzungen, exakte Schritte, sichtbare Ergebnisse und typische Fehler. Überschriften mit wenigen Stichworten beweisen keinen Support. Stelle außerdem eine konkrete Frage aus deinem Hotelalltag und bewerte, ob die Antwort den Vorgang wirklich löst.
Kläre den Startweg schriftlich: Wer richtet was ein? Welche Daten können übernommen werden? Wie werden Test und Freigabe organisiert? Wie erreicht das Team Support in der ersten Woche? „Wir helfen beim Start“ ist zu ungenau. Ein belastbarer Plan nennt Verantwortungen, Termine und Abnahmekriterien.
Datenkontrolle, Vertragsende und Zukunftsfähigkeit klären
Frage vor Vertragsabschluss, wie Buchungen, Gäste, Zimmer, Rechnungen und weitere relevante Daten exportiert werden können. Kläre Format, Umfang, Zeitpunkt und Kosten. Ein Hotel muss den Anbieter wechseln oder eine externe Prüfung bedienen können, ohne seine operative Geschichte zu verlieren. Lass dir außerdem erklären, wie Änderungen nachvollziehbar bleiben und persönliche Zugänge gesperrt werden.
Vergleiche den zusammenhängenden operativen Hotelablauf statt einer vorbereiteten Klicktour. In STRYK bleiben Buchung, Channel Management, Check-in, Housekeeping, Rechnung und Zahlung vom ersten Schritt bis zum Abschluss miteinander verbunden.
Prüfe den Export nicht nur im Vertrag, sondern mit einer kleinen Probe. Forder beispielsweise fünf Testbuchungen samt Gast-, Zimmer- und Zahlungsbezug an und öffne die Dateien selbst. Kontrolliere, ob Datumswerte, Status, Beträge und eindeutige Zuordnungen verständlich bleiben. Frage zusätzlich, welche Daten aus rechtlichen Gründen nicht exportiert werden dürfen und wie lange Exporte nach Vertragsende bereitstehen. So wird aus einem abstrakten Datenversprechen ein überprüfbarer Ausstiegsweg.
