Kurz gesagt
Eine Schnittstelle ist der Weg, auf dem zwei Programme Daten austauschen. In der Hotelsoftware gibt es drei Wege: Eine API beantwortet Anfragen anderer Programme, ein Webhook meldet ein Ereignis von sich aus, ein Export liefert Daten als Datei. Welcher Weg zu deiner Kasse, deiner Steuerberatung oder deinem Portal passt, bestimmt, wie viel Handarbeit bleibt.
Das Wichtigste in Kürze
- API, Webhook und Export unterscheiden sich darin, wer den Datenaustausch auslöst und wann die Daten ankommen.
- Ein Export als Datei genügt für die monatliche Übergabe an die Steuerberatung, reicht aber nicht für Verfügbarkeiten oder Posten aus der Kasse.
- Frage bei jeder Anbindung, wer sie betreibt, was sie kostet und was passiert, wenn sie ausfällt.
- Lass dir jede Anbindung, die du brauchst, mit deinem eigenen Kassen- oder Portalsystem zeigen und nicht nur zusagen.
Was eine Schnittstelle im Hotel leistet
Dein Hotel-PMS kennt Buchungen, Zimmer, Gäste und Rechnungen. Die Kasse im Restaurant kennt Bons, die Steuerberatung braucht Buchungssätze, und die Buchungsportale wollen Verfügbarkeiten. Jedes dieser Systeme führt eigene Daten. Ohne Schnittstelle trägt ein Mensch die Zahlen von Hand von einem zum anderen.
Das Wort wird im Verkaufsgespräch oft als Häkchen genannt: „Schnittstelle vorhanden“. Das sagt wenig. Entscheidend ist, was über die Schnittstelle läuft, in welche Richtung und mit welcher Verzögerung. Genau dafür helfen die drei Begriffe API, Webhook und Export.
API, Webhook und Export im Vergleich
Eine API ist eine Schnittstelle, über die ein anderes Programm das PMS etwas fragen oder ihm etwas übergeben kann. Die Kasse fragt zum Beispiel, welcher Gast in Zimmer 12 wohnt, und übergibt danach einen Posten. Die Abkürzung steht für Application Programming Interface und bezeichnet nur diesen Zugang.
Ein Webhook ist eine automatische Nachricht, die das PMS an eine hinterlegte Adresse schickt, sobald etwas passiert, etwa bei einer neuen Buchung oder einem Check-out. Das empfangende Programm muss nicht ständig nachfragen. Es bekommt Bescheid.
Ein Export liefert Daten gesammelt als Datei, zum Beispiel als CSV oder Excel. Jemand startet ihn oder er läuft zu einem festen Zeitpunkt. Die Daten sind so aktuell wie der Zeitpunkt des Exports.
| Weg | Wer löst aus | Wann kommen die Daten | Beispiel im Hotel |
|---|---|---|---|
| API | Das andere Programm fragt an | Sofort bei der Anfrage | Die Kasse bucht einen Posten aufs Zimmer |
| Webhook | Das PMS meldet ein Ereignis | Sobald das Ereignis eintritt | Eine Stornierung stößt eine Nachricht an ein Zusatzprogramm an |
| Export | Eine Person oder ein Zeitplan | Zum Zeitpunkt des Exports | Monatsdaten für die Steuerberatung als Datei |
| Datei-Import | Eine Person lädt eine Datei hoch | Beim Hochladen | Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen |
Kasse: Posten aufs Zimmer buchen
Die Kassenschnittstelle verbindet das Kassensystem des Restaurants oder der Bar mit der Zimmerrechnung. Im Hotel Nordlicht sagt ein Gast am Abend beim Abendessen: „Bitte auf Zimmer 12.“ Die Kellnerin wählt das Zimmer in der Kasse. Die Kasse übergibt den Posten per API an das PMS, und beim Check-out steht er in der Rechnung.
Hier ist ein Dateiexport zu langsam. Der Gast reist am nächsten Morgen ab, und die Rezeption muss alle Posten dann schon sehen. Frage deshalb, ob die Kasse die Anbindung bereits unterstützt oder ob ein Adapter nötig ist, und wer ihn bezahlt.
Beachte die Rollenverteilung: Ein Hotel-PMS ist meist kein Kassensystem. Die Kasse bleibt für die Bons und deren gesetzliche Anforderungen zuständig, das PMS für die Rechnung am Zimmer. Welche Kassenvorschriften in deinem Land gelten, kläre mit deiner Steuerberatung.
Steuerberatung und Bank: Dateien reichen meist
Die Übergabe an die Steuerberatung läuft üblicherweise über einen Export, weil die Kanzlei die Daten einmal im Monat braucht und nicht zu jeder Buchung. Entscheidend ist das Format. Frage deine Kanzlei, ob sie DATEV, BMD, CSV oder Excel einliest, und lass dir vom Anbieter eine Beispieldatei geben. Gehören Belege dazu, sollte das Paket sie mitliefern.
Bei der Bank ist der übliche Weg ein Import: du lädst den Kontoauszug als Datei im Format CAMT.053 oder CSV hoch, und das PMS schlägt vor, welche Zahlung zu welcher offenen Rechnung gehört. Prüfe, welche Formate deine Bank liefert. Eine laufende Verbindung zum Bankkonto ist etwas anderes als ein Dateiimport, und Anbieter benutzen beide Begriffe nicht einheitlich.
Auch Eingangsrechnungen laufen über Dateien. Ob das PMS Rechnungen im Format Factur-X oder XRechnung lesen kann, kläre vorab, wenn Lieferanten dir elektronische Rechnungen schicken.
Buchungsportale: Verfügbarkeit braucht eine laufende Verbindung
Ein Channel Manager gleicht Verfügbarkeit, Preise und Buchungsregeln zwischen PMS und Buchungsportalen ab. Er arbeitet im Hintergrund über Schnittstellen, und jede Buchung muss in Minuten im Belegungsplan stehen, sonst kann dasselbe Zimmer über zwei Wege verkauft werden. Ein Dateiexport ist hier ungeeignet.
Die Verbindung zu den Portalen betreibt in der Regel der Anbieter des PMS oder des Channel Managers, oft über einen technischen Dienstleister. Der Vertrag mit dem Portal, die Zugangsdaten und die Provision bleiben bei dir. Frage deshalb schriftlich, welche Portale dein Haus anbinden kann, was die Verbindung kostet und wer bei einer Störung reagiert.
Zwei Fragen decken den Ernstfall ab. Was passiert mit einer Buchung, die während einer Störung eingeht? Und sieht die Rezeption, dass die Verbindung gestört ist, bevor ein Gast vor der Tür steht?
Diese Fragen stellst du vor dem Kauf
Eine Anbindung ist erst dann geklärt, wenn Betreiber, Kosten und Ausfallverhalten schriftlich im Angebot stehen. Die folgende Liste gilt für jede Schnittstelle, von der Kasse bis zum Portal.
Streiche, was dein Haus nie braucht. Wer keine Kasse mit Zimmerbuchung betreibt, braucht die Kassenfragen nicht.
Fragen zu jeder Anbindung
- Welche Daten fließen in welche Richtung: nur vom PMS weg, nur hinein oder in beide Richtungen?
- Läuft die Anbindung per API, Webhook, Export oder Import, und wie aktuell sind die Daten dann?
- Wer betreibt die Verbindung, der PMS-Anbieter, der Hersteller der Kasse oder du selbst?
- Ist die Anbindung im Preis enthalten, oder fallen einmalige oder laufende Kosten an, auch beim Partner?
- Gibt es eine öffentliche Beschreibung der Schnittstelle, oder braucht jede Anbindung einen Adapter?
- Was sieht die Rezeption, wenn die Verbindung ausfällt, und wie arbeitet sie dann weiter?
- Bekommest du beim Ausstieg deine Gäste, Buchungen und Rechnungen als Datei?
Beispiel Hotel Nordlicht: ein Weg je Anbindung
Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer, eine eigene Website, zwei Buchungsportale und ein Kassensystem im Frühstücks- und Abendbereich. Anreise ist ab 15:00, Abreise bis 10:30. Die Inhaberin ordnet jeder Anbindung einen Weg zu und prüft ihn im Test.
Die Frühdienst-Rezeption achtet vor allem auf die Abreise: Beim Check-out um 9:30 müssen die Posten vom Abend zuvor in der Rechnung stehen. Die Inhaberin lässt sich deshalb im Test einen Posten von der Kasse auf Zimmer 12 buchen und die Rechnung öffnen.
| Anbindung | Passender Weg | Darum | Das prüft das Haus im Test |
|---|---|---|---|
| Kasse im Restaurant | API | Der Posten muss vor dem Check-out in der Rechnung stehen | Posten buchen, Rechnung öffnen |
| Steuerberatung | Export | Die Kanzlei braucht die Daten einmal im Monat | Beispieldatei von der Kanzlei einlesen lassen |
| Bank | Datei-Import | Kontoauszüge liegen als Datei vor | Auszug hochladen, Zuordnung prüfen |
| Buchungsportale | Laufende Verbindung | Verfügbarkeit ändert sich mit jeder Buchung | Testbuchung am Portal im Belegungsplan suchen |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen API und Schnittstelle?
Schnittstelle ist der Oberbegriff für jede Stelle, an der Programme Daten austauschen. Eine API ist eine Schnittstelle, über die andere Programme gezielt Anfragen an das PMS stellen können. Auch ein Export oder ein Dateiimport ist eine Schnittstelle, aber keine API.
Brauche ich als kleines Hotel eine API?
Nein, nicht selbst. Du nutzt die API nur mittelbar, etwa wenn die Kasse Posten aufs Zimmer bucht. Entscheidend ist, dass die Anbindungen laufen, die dein Haus braucht, und nicht, ob eine API existiert.
Was kostet eine Schnittstelle zum Hotel-PMS?
Das hängt vom Anbieter und vom Partner ab. Gebühren können beim PMS-Anbieter, beim Kassenhersteller oder beim Portal anfallen. Lass dir jede Anbindung mit Kosten schriftlich bestätigen, auch die Kosten auf der Gegenseite.
Reicht ein Export in Excel für die Steuerberatung?
Ja, wenn deine Kanzlei die Datei einlesen kann. Frage sie nach dem gewünschten Format und lass dir vom Anbieter eine Beispieldatei geben. Ein Export, den die Kanzlei nicht einliest, erzeugt jeden Monat Handarbeit.
Was passiert, wenn eine Schnittstelle ausfällt?
Das ist je Anbindung verschieden und gehört in deine Fragenliste. Kläre, ob Daten nachgeholt werden, ob die Rezeption die Störung sieht und wer sie behebt. Ein ausgedruckter Tagesplan hilft der Rezeption, bis die Verbindung wieder steht.
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