PMS einfach erklärt
Das Property Management System ist die eine Stelle, an der jeder im Hotel denselben Stand sieht.Wenn ein Gast anruft und für das Wochenende ein Doppelzimmer möchte, muss deine Rezeption in Sekunden wissen: Ist etwas frei, was kostet es, und gibt es Bedingungen wie einen Mindestaufenthalt? Genau diese Frage beantwortet das PMS. Es hält Zimmerbestand, Preise und alle bestehenden Buchungen zusammen.
Früher war das PMS ein Programm auf dem Rezeptionsrechner. Heute ist ein PMS meist eine Cloud-Software, die im Browser läuft. Für das Hotel heißt das: kein eigener Server, keine Updates auf CD, keine Sorge, wenn der Rechner an der Rezeption ausfällt. Die Daten liegen geschützt im Rechenzentrum und sind von jedem freigegebenen Gerät aus erreichbar.
Der Begriff wird unterschiedlich weit verwendet. Im engen Sinn meint PMS die Reservierungs- und Zimmerverwaltung. In der Praxis erwarten Hoteliers heute deutlich mehr: Rechnung, Channel Manager, Online-Buchung auf der eigenen Website und Online-Check-in gehören für die meisten Häuser dazu.
Diese Bereiche gehören in ein modernes Hotel-PMS
Nicht jedes Haus braucht jedes Modul. Die folgende Übersicht zeigt, was ein Hotel mit 10 bis 80 Zimmern im Alltag tatsächlich nutzt, und wofür.
| Bereich | Was dein Team damit erledigt | Wichtig für |
|---|---|---|
| Reservierungen und Belegungsplan | Buchungen anlegen, ändern, stornieren; Belegung über Wochen auf einen Blick sehen; Zimmer zuteilen | Rezeption, Leitung |
| Zimmer und Kategorien | Zimmerbestand, Kategorien, Sperren wegen Renovierung oder Defekt | Rezeption, Technik |
| Housekeeping | Tagesplan, Zimmerstatus (schmutzig, sauber, kontrolliert), Aufgaben und Checklisten | Hausdame, Zimmermädchen |
| Gäste und Kommunikation | Gästekartei, Vorlieben, Bestätigungen und Nachrichten zur Buchung | Rezeption, Reservierung |
| Preise und Raten | Saisonpreise, Raten mit und ohne Frühstück, Mindestaufenthalt, Rabatte | Leitung, Revenue |
| Rechnung und Zahlung | Rechnung aus der Buchung, Anzahlungen, offene Posten, Ortstaxe | Rezeption, Buchhaltung |
| Channel Manager | Verfügbarkeit und Preise auf Booking.com, Expedia und weiteren Portalen aktuell halten | Vertrieb, Leitung |
| Buchungsmaschine | Direktbuchung auf der Hotelwebsite, ohne Provision an ein Portal | Vertrieb, Marketing |
| Online-Check-in und Meldewesen | Gästedaten vor der Anreise erfassen, Meldeschein vorbereiten | Rezeption |
| Auswertungen | Auslastung, Durchschnittspreis (ADR), RevPAR, Umsätze nach Bereich | Leitung, Eigentümer |
Was ein gutes PMS im Hotelalltag verändert
Der größte Gewinn ist selten eine einzelne Funktion. Es ist der gemeinsame Stand: Die Rezeption sieht, dass Zimmer 12 schon sauber ist. Das Housekeeping sieht, dass die Anreise in Zimmer 14 früher kommt. Die Leitung sieht, wie die nächsten vier Wochen gebucht sind, ohne dass jemand eine Liste zusammenstellt.
In vielen kleinen Häusern hängen heute fünf Werkzeuge nebeneinander: ein Reservierungsprogramm, ein Excel für das Housekeeping, das Extranet von Booking.com, ein Rechnungsprogramm und ein E-Mail-Postfach. Jedes Werkzeug für sich funktioniert, aber die Übergaben dazwischen kosten jeden Tag Zeit und führen zu Überbuchungen oder vergessenen Extras auf der Rechnung.
Cloud-PMS oder installierte Software?
Installierte Hotelsoftware läuft auf einem Rechner oder Server im Haus. Sie war lange Standard und ist in großen Häusern noch verbreitet. Cloud-PMS laufen im Browser und werden vom Anbieter betrieben, gesichert und laufend aktualisiert.
Für kleine und mittlere Hotels spricht fast alles für die Cloud: du zahlst eine monatliche Gebühr statt einer großen Lizenz, brauchst keine IT-Betreuung im Haus und kannst von zu Hause aus nachsehen, wie das Wochenende gebucht ist. Wichtig ist, dass der Anbieter offenlegt, wo die Daten verarbeitet werden, wie gesichert wird und wer Zugriff hat.
| Kriterium | Cloud-PMS | Installierte Software |
|---|---|---|
| Start | Zugang einrichten, Daten übernehmen, loslegen | Server, Installation, oft Vor-Ort-Termin |
| Kosten | Monatliche Gebühr, meist pro Zimmer | Lizenz plus Wartungsvertrag und Hardware |
| Updates | Laufend und automatisch | Nach Termin, teils kostenpflichtig |
| Zugriff | Von jedem freigegebenen Gerät mit Browser | Meist nur im Hotelnetz |
| Datensicherung | Durch den Anbieter | Durch das Hotel oder den IT-Partner |
Woran du ein gutes PMS erkennst
Lass dir in der Vorführung keine Menüs zeigen, sondern deinen eigenen Tag. Spiele eine echte Buchung durch: Anfrage, Bestätigung, Zimmerzuteilung, Anreise, Zimmerwechsel, Minibar, Rechnung, Abreise, Reinigung. Wo das System du zu Nebenlisten zwingt, wird es später im Alltag hängen.
Prüfliste für die Vorführung
- Eine Testbuchung läuft von der Anfrage bis zur Rechnung ohne Zettel oder Excel.
- Rezeption und Housekeeping sehen denselben Zimmerstatus in Echtzeit.
- Eine Portalbuchung erscheint ohne Abtippen im Belegungsplan.
- Ein Preis wird einmal geändert und gilt auf Website und Portalen.
- Der Preis ist pro Zimmer klar genannt, Zusatzmodule und Provisionen sind offen ausgewiesen.
- Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter arbeitet mit eigenem Zugang und passenden Rechten.
- Die Software ist in der Sprache deines Teams verfügbar.
- Der Anbieter hilft beim Umzug deiner Daten aus dem bisherigen System.
Wie STRYK das löst
STRYK Hotel Management ist ein Cloud-PMS aus Salzburg, gebaut für kleine und mittlere Hotels, Pensionen und Apartmenthäuser. Reservierungen, Belegungsplan, Zimmer und Housekeeping, Gäste, Preise, Rechnung, Buchungsmaschine und Gutscheine sind in einem System verbunden und im Kernpreis enthalten. Online-Check-in und Self-Check-in-Kiosk sind eigene Module, ebenfalls im Kernpreis enthalten. Booking.com, Expedia, Airbnb und weitere Portale mit STRYK verbinden. Preise und Verfügbarkeit zentral pflegen; Portalbuchungen im Kalender bearbeiten.
Der Preis ist bewusst einfach: 59 € Grundgebühr plus 6 € pro Zimmer und Monat, netto bei jährlicher Abrechnung. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, die Benutzerzahl ist nicht begrenzt, und du kannst STRYK 14 Tage kostenlos testen. Die Oberfläche ist in 18 Sprachen verfügbar, damit auch dein internationales Team sicher arbeitet.
Zur Ehrlichkeit gehört auch, was STRYK nicht ist: STRYK ist kein Restaurant-Kassensystem; Bar- und Kartenzahlungen an der Rezeption signiert es nur mit dem Zusatzmodul „Kasse & Fiskalisierung“. Umsätze aus Restaurant oder Bar können über die offene Kassen-Schnittstelle auf das Zimmer gebucht werden. STRYK läuft im Browser und als STRYK App für iPhone und Android.
