Forbind Booking.com med dit hotelsystem: trin for trin

Derfor kan forbindelsen betale sig

Mange mindre hoteller starter med Booking.com ved at vedligeholde værelser og priser direkte i extranettet. Det går fint, så længe Booking.com er den eneste kanal. Så snart gæsterne også booker over telefonen, per e-mail eller via den egen hjemmeside, skal hver af disse bookinger tilføjes manuelt i extranettet. Glemmer nogen det, sælger Booking.com et værelse, der allerede er optaget.

Med en integration bliver to beholdninger til én. Dit hotelsystem ved, hvad der er ledigt, og melder det til Booking.com. En booking via Booking.com lander i belægningsplanen, uden at nogen skal taste den af, med gæstens navn, periode, rate og antal personer. Ændrer gæsten sin rejse eller afbestiller, følger systemet også med.

Den anden gevinst er prisvedligeholdet. I stedet for at indtaste en sæsonpris separat i extranettet, på hjemmesiden og i receptionsprogrammet ændrer du den én gang. Især på hoteller med en tynd bemanding i receptionen er det den tid, der ellers mangler hos gæsten.

Det skal du bruge før tilslutningen

Teknikken er sjældent problemet. Det, der forsinker en tilslutning, er uklare værelsestyper, for mange rater og manglende adgange. Arbejder du listen nedenfor igennem på forhånd, er du som regel færdig på en formiddag.

Særligt vigtigt er spørgsmålet om, hvilke værelsestyper du faktisk sælger på Booking.com. Står der et »Superior dobbeltværelse«, som slet ikke findes som sådan på dit hotel, skal det afklares på forhånd, hvilke rigtige værelser der ligger bag. En værelsestype på Booking.com bør altid svare til præcis én værelsestype i dit hotelsystem.

Sådan forløber opsætningen trin for trin

Booking.com arbejder ikke direkte sammen med alle hotelsystemer, men via certificerede forbindelsespartnere. I extranettet vælger du derfor den forbindelsespartner, som din softwareleverandør oplyser, og bekræfter godkendelsen. Først derefter må systemet sende tilgængelighed og priser for dit hotel.

Derefter følger det egentlige arbejde på hotellet: mappingen. For hver værelsestype og hver rate på Booking.com fastlægger du, hvilken værelsestype og rate i dit system der ligger bag. Først når mappingen er komplet, bør forbindelsen aktiveres.

Expedia, Airbnb og andre portaler

Hos Expedia sker godkendelsen via Expedia Partner Central: Her vælger du ligeledes dit systems forbindelsespartner til tilgængelighed, priser og bookinger og indtaster derefter hotel-id’et og de ønskede forbindelsesdata i hotelsystemet. Andre portaler følger samme mønster, menuerne hedder bare noget andet. Airbnb forbinder du uden extranet: Du logger ind i channel manageren med din Airbnb-konto, godkender forbindelsen og tilknytter dine enheder.

Det er vigtigt ikke at forbinde alle portaler på én dag. Tilslut først portalen med størst omsætning, hold øje i en uge med, om bookinger, ændringer og afbestillinger kommer korrekt frem, og tag derefter den næste med. Så ved du ved en afvigelse straks, hvor du skal lede.

Overvej også for hver ekstra portal, om den kan betale sig. Hver portal kræver sin egen provision, og hver ekstra rate skal vedligeholdes og mappes. For mange mindre hoteller giver to velplejede portaler plus en stærk egen bookingmotor mere end fem halvt vedligeholdte kanaler.

Typiske fejl, og hvordan du undgår dem

De fleste problemer efter en tilslutning har de samme årsager. De opstår ikke i teknikken, men i vaner fra tiden før integrationen.

Det sker der med afbestillinger, ændringer og gæstebeskeder

Afbestiller en gæst via Booking.com, kommer afbestillingen via channel manageren ind i hotelsystemet. Bookingen annulleres, nætterne bliver ledige igen, og den nye beholdning sendes til alle forbundne kanaler. Om der skal betales et afbestillingsgebyr, afhænger af den betingelse, gæsten accepterede ved bookingen; hvem der opkræver det, afhænger af, om Booking.com eller dit hotel håndterer betalingen.

Ændringer som en anden periode eller et andet antal personer anvendes på den eksisterende booking, så længe gæsten endnu ikke er ankommet. De gamle nætter bliver ledige, de nye optages. Er der intet passende værelse ledigt i den nye periode, må systemet ikke stiltiende overse det; en god channel manager melder konflikten, så nogen på hotellet kan tage stilling.

Gæstebeskeder fra portalen bør ikke lande i en ekstra indbakke, men ved den booking, de hører til. Så ser receptionen ved ankomsten, at gæsten har spurgt om parkering eller en sen ankomst, uden at skulle kigge i extranettet.

Sådan løser STRYK tilslutningen

Forbind Booking.com, Expedia, Airbnb og andre portaler med STRYK. Vedligehold priser og tilgængelighed ét sted, og håndter portalbookinger i kalenderen. Under “Kanaler” ser du de portaler, der er bekræftet for dit sted, hver med en tydelig status: ikke tilsluttet, inaktiv, aktiv eller afbrudt. Et klik åbner opsætningen: indtast steds-ID’et fra extranettet, test forbindelsen, map værelser og priser, gem. En ny forbindelse gemmes først som inaktiv. Du kan først aktivere den, når STRYK ikke finder åbne punkter, for eksempel en manglende pris, manglende afbestillingsregler eller ufuldstændig mapping. Dialogen fører direkte til extranettet.

Der vedligeholdes kun ét sted: værelsestyper, billeder og udstyr under værelserne, rater, afbestillingsbetingelser, minimumsophold samt ankomst- og afrejsestop under »Priser«, hvor du også kan sætte et valgfrit tillæg pr. kanal. Tilgængeligheden opstår ud fra bookinger og værelsesspærringer. Hver ændring sendes til de forbundne portaler, og derudover afstemmer STRYK én gang dagligt det fulde overblik. Når du forbinder, kan du én gang hente portalens eksisterende fremtidige bookinger.

Portalbookinger, ændringer og afbestillinger lander i belægningsplanen og ændrer den samme beholdning som en booking i receptionen eller via din egen bookingmotor. Finder STRYK intet ledigt, passende værelse til en portalbooking, lægges den ikke i et optaget værelse, men vises som en afstemningsmeddelelse til afklaring. Beskeder fra portalen vises ved bookingen under »Gæster → Beskeder«. Hvilken portalforbindelse dit hotel kan bruge, bekræfter vi efter mappingen og en fuld forbindelsestest; dine aftaler og provisioner med portalerne forbliver dine.