Сметки от ресторанта и бара към стаята: как правилно да свържи касата и PMS

Защо прехвърлянето към стаята има значение

Гостите, които не трябва да вадят картата за всяко питие, консумират по-спокойно. В края на престоя плащат всичко наведнъж на рецепцията: стаята, закуската, вечерята, бара и масажа. За много ваканционни хотели с полупансион и уелнес това е нормалният случай, за градските хотели с бар поне често желание.

Рискът е в предаването. Без връзка между касата и PMS ресторантът печата бележка, която някой носи на рецепцията и там я въвежда ръчно. Случват се три типични грешки: бележката не стига до рецепцията, записва се към грешната стая или се въвежда два пъти. Ако гостът замине рано сутринта, преди бележката от снощи да е въведена, приходът в най-лошия случай е загубен.

Как касата и PMS работят заедно

Касата остава инструментът в ресторанта и на бара. Там се поръчва, маркира и издава бележката. PMS знае кои гости са настанени в момента, в коя стая живеят и дали за тях е разрешено записване към стаята. Интерфейсът свързва двете: касата пита PMS за стаята и изпраща готовата позиция, а PMS я записва в сметката на госта.

Важна е ясната проверка преди записването. Наистина ли гостът е настанен? Не е ли вече заминал? Отбелязал ли е хотелът за тази резервация „без сметки към стаята“, например при фирмени гости, чиято фирма плаща само стаята, или има кредитен лимит? Добрият интерфейс отговаря на тези въпроси, преди сервитьорът да приключи бележката, а не едва при напускане.

Регистрираща каса, RKSV и TSE: задължението остава в касата

В Австрия за обектите над определени прагове на оборот и плащания в брой важи задължението за регистрираща каса (Registrierkassenpflicht). Касата трябва да отговаря на изискванията на австрийската наредба за сигурност на регистриращите каси (RKSV), да защитава всяко плащане в брой с подпис и да издава бележка. В Германия наредбата за защита на касите (Kassensicherungsverordnung) изисква електронните каси да работят със сертифицирано техническо устройство за сигурност (TSE); към това се добавят задължението за издаване на бележка и регистрирането на касите в данъчната служба. Точните прагове и задължения уточнете с данъчния си консултант и доставчика на касата.

За записването към стаята това означава: сертифицираната каса в ресторанта изпълнява тези задължения за своите продажби. Тя издава бележката, подписва я и я документира в собствения си журнал. PMS получава само позицията, т.е. информацията, че стая 214 има открити напитки за 18,40 €. Затова бележката в ресторанта се подписва от касата на ресторанта. Ако по-късно рецепцията приеме плащане в брой или с карта, STRYK подписва тази бележка с модула „Каса и фискализация“.

Една подробност често се пропуска: когато гостът плаща в брой при напускане, това също е плащане в брой. Уточнете с данъчния си консултант как се регистрират и защитават плащанията в брой на рецепцията във твоя обект, например чрез сертифицирана каса на рецепцията. Това важи независимо от това кой PMS използваш.

Как да избегнете двойни записи и забравени позиции

Повечето грешки не възникват при нормална работа, а когато нещо засече. WLAN в ресторанта отпада, касата не може да изпрати позицията, сервитьорът я предава на рецепцията и тя я записва ръчно. Час по-късно връзката се възстановява, касата изпраща позицията допълнително и гостът има същото вино два пъти във фактурата.

Срещу това помагат две неща. Първо, всяка бележка получава уникална референция, която остава същата при всяко повторно изпращане; така PMS разпознава, че същата бележка не бива да се записва отново. Второ, при ръчно въвеждане рецепцията отбелязва номера на бележката от касата, за да може по-късните повторни изпращания да се съгласуват. Твърд ритуал при дневното приключване гарантира, че подозрителните двойки няма да останат незабелязани до заминаването.

Изборът на правилната каса за хотела

Който купува нова каса, трябва първо да провери интерфейса към хотела и едва след това хардуера и дизайна. Много ресторантски каси са създадени за самостоятелни ресторанти и не познават стаи. Други могат да записват към стаята само с определен PMS. Решаващо е дали касата може да работи с отворен интерфейс и дали доставчикът е готов да настрои и тества връзката.

Не се задоволявайте с описание на записването към стаята, а поискайте да ти го покажат с истински тестов гост: търсене на стаята, записване на бележка, анулиране на бележка, прекъсване на връзката и повторно изпращане, напускане с фактура. Каквото не работи чисто при този тест, няма да работи по-добре в пълна събота вечер.

Как STRYK решава това

STRYK има отворен касов интерфейс за ресторант, бар, спа и други точки на продажба. В STRYK създаваш точките на продажба със ставка на ДДС и генерираш за всяка каса собствен ключ за достъп, който можеш да оттеглите по всяко време. Доставчикът на касата свързва интерфейса; документацията „Свързване на касова система със STRYK“ описва настройката, сигурността и процеса. Касовият интерфейс е включен в основната цена.

Преди всяко записване касата търси госта по номера на стаята. STRYK допуска позиции само за гости, които са настанени и още не са напуснали. За всяка резервация можеш да блокирате сметките към стаята или да зададете кредитен лимит, а щом окончателната фактура е издадена, сметката на госта не приема нови позиции. Всяка позиция носи уникална референция от касата: ако касата изпрати същата бележка отново след грешка във връзката, STRYK не я записва двойно.

За случая, в който рецепцията е въвела бележка ръчно, STRYK разпознава възможни дублирания: ако по-късно към същата резервация пристигне касова позиция със същата сума и близо по време, двойката се показва за проверка и ти анулирате една от двете позиции. При напускане STRYK прехвърля откритите позиции в хотелската фактура и рецепцията инкасира всичко заедно. Ако позицията вече е във фактура, корекцията минава през финансовия модул.

И съвсем ясно: бележката в ресторанта се подписва от твоята сертифицирана каса, по RKSV в Австрия и с TSE в Германия. STRYK поема позицията към стаята и хотелската фактура. За плащания в брой и с карта на рецепцията има модул „Каса и фискализация“.