Хотелска фактура и електронна фактура: задължителни реквизити, ставки на ДДС и ясен процес

Какво трябва да съдържа хотелската фактура

Независимо дали става дума за пансион с осем стаи или за градски хотел с шестдесет: за фактурата важат същите основни правила като за всяко друго предприятие. Фактурата трябва да показва кой какво е предоставил, на кого, за какъв период, на каква цена и колко ДДС се съдържа в нея. Ако липсва задължителен реквизит, фирменият гост може да не успее да ползва данъчен кредит, и тогава фактурата се връща на рецепцията с молба за корекция.

Списъкът по-долу обобщава какво обичайно се изисква в Австрия и Германия. Той не замества данъчната консултация: подробности като прага за опростените фактури, ДДС номера (UID) на получателя или специалните случаи при чуждестранни гости се уреждат от съответния закон за ДДС и от време на време се променят. Затова оставете шаблона на фактурата веднъж да бъде одобрен от счетоводната ти кантора, преди да го използваш масово.

За фактури с малка стойност има облекчения. В Германия фактура до 250 € бруто се смята за опростена фактура (Kleinbetragsrechnung), в Австрия до 400 € бруто (към 2026 г., провери с данъчния си консултант). Тогава са достатъчни по-малко реквизити, например без името и адреса на госта. На практика повечето хотели все пак издават пълни фактури, защото фирмените гости се нуждаят от тях за отчитане на командировката.

Нощувка, закуска и допълнителни услуги: отделно

И в Австрия, и в Германия самото настаняване се облага с намалена ставка. В Германия за нощувката важи намалената ставка от 7 %, в Австрия намалената ставка от 10 % (към 2026 г., провери с данъчния си консултант). Други услуги не попадат автоматично тук: напитките, минибарът, паркингът, уелнесът или залите за семинари често имат друга ставка.

При закуската двете държави се различават. В Австрия закуската по правило се третира като част от настаняването и се облага заедно с нощувката с намалената ставка, а напитките може да се третират различно. В Германия закуската не е част от облагаемото с намалена ставка настаняване и трябва да се посочи отделно; коя ставка важи за храна и напитки, бе променяна няколко пъти през последните години. Много германски хотели обединяват закуската, паркинга и WLAN за бизнес пътуващите в пакет, който трябва да се разпредели коректно. Тук си струва кратка консултация с кантората, преди да създадете цени и пакети.

Особено деликатни са пакетите като „нощувка с полупансион“ или уелнес пакетите. Гостът вижда една цена, но фактурата трябва да покаже коя част на коя ставка на ДДС попада. Определете разпределението веднъж в цената, а не всеки път на рецепцията.

Аванс, окончателна фактура и корекции

Много обекти искат аванс при резервацията, а при невъзстановими цени и цялата сума. Плащането е налице, преди услугата да е предоставена. В окончателната фактура при напускане то трябва да се появи отново: като вече платена сума, приспадната от общата. Дали трябва да издадете и отделна авансова фактура, например защото фирмен клиент я изисква, уточнете с данъчния си консултант.

А ако нещо е грешно? Издадена фактура не се презаписва, дори ако на рецепцията това би било изкушаващо бързо. Правилният начин е анулиране на фактурата чрез кредитно известие (Gutschrift, в Германия наричано и Stornorechnung или Rechnungskorrektur) и нова, правилна фактура. Така при всяка проверка остава видимо какво е било фактурирано първоначално и защо е коригирано.

Към това спада и номерацията без пропуски. Всеки номер на фактура се присвоява точно веднъж, включително за анулираните фактури. Ако в поредицата липсва номер, трябва да можеш да обясните защо. Това е възможно само ако номерът се присвоява едва при окончателното издаване, а не още при създаването на чернова.

Електронна фактура в хотела: какво се променя за фирмените клиенти

Електронна фактура по смисъла на новите правила е фактура в структуриран, машинно четим формат по европейския стандарт EN 16931. В Германия са разпространени XRechnung, чист XML файл, и ZUGFeRD, съответно равностойният Factur-X, PDF с вградени структурирани данни. Човекът чете PDF файла, счетоводният софтуер чете данните.

В Германия от 1 януари 2025 г. всички фирми трябва да могат да получават електронни фактури от други фирми. Задължението за издаване следва поетапно, по сегашната уредба от 2027 г. за по-големите фирми и от 2028 г. за всички. Опростените фактури до 250 € по днешната уредба са изключени, а на частни гости можеш и занапред да издаваш хартиени или PDF фактури (към 2026 г., провери с данъчния си консултант). За хотела това означава: фирмената фактура за по-дълга командировка или семинар ще стане електронна фактура, фактурата за семейството на лятна почивка, не.

В Австрия електронната фактура досега е задължителна главно при фактури към федерални публични възложители. Общо задължение между фирми там по сегашната уредба няма; на европейско ниво се подготвя разширяване за трансграничните сделки. Когато германски фирмени клиенти нощуват при теб, техните счетоводства въпреки това все по-често ще искат структурирана фактура.

Фирмени фактури и предаване към данъчния консултант

Фирмените гости идват със свои изисквания: фактурата се издава на фирмата, а не на госта; някои фирми искат фактура за всеки престой, други обобщена фактура за месеца; допълнителни услуги като бара или минибара гостът често плаща лично. При фирмени споразумения уточнете писмено кои услуги минават през фирмата и кои гостът плаща сам. Това спестява спорове и разделяне на фактури при напускане.

В края на месеца данъчният ти консултант има нужда от фактурите, кредитните известия, плащанията и банковите движения във форма, която може да поеме без преписване. В Германия това обикновено е форматът DATEV, в Австрия често BMD. Колкото по-добре плащанията в хотела са вече свързани с фактури, толкова по-малко въпроси идват от кантората.

Как STRYK решава това

В STRYK фактурата се създава директно от резервацията: стаята, допълнителните услуги, минибарът, касовите позиции от ресторанта и бара, както и туристическият данък се прехвърлят като позиции с количество, цена и собствена ставка на ДДС. При фирмите STRYK води името на фирмата, адреса и ДДС номера отделно от госта; при фирмени споразумения престоите за даден период може да се фактурират с обобщена фактура. Оферти можеш да създаваш предварително и при приемане да ги превърнете във фактура.

Докато фактурата е чернова, тя може да се редактира. Номера STRYK присвоява едва при издаването, от собствена номерационна поредица на хотела; пропуските се протоколират. Издадените фактури са непроменими и не могат да се върнат в чернова: корекциите минават през номерирано кредитно известие, което остава свързано с оригинала. Прегледът, изтеглянето и имейлът използват един и същ PDF, който можеш да генерираш на 18 езика, с твоето лого, цветове и банкова сметка.

При изпращане до фирма STRYK създава електронната фактура като документ ZUGFeRD по EN 16931, а за германски публични възложители с Leitweg-ID, като XRechnung. Където е задължителна, както за германски фирмени клиенти от 2027 г., STRYK я избира автоматично, иначе само със съгласие на фирмата; липсващите данни на получателя показва предварително. Входящите електронни фактури от доставчици във формат XRechnung или Factur-X постъпват във входящата папка за документи.

Аванса и остатъка определяш в ценовия план. Онлайн плащанията минават през интегрираната платежна услуга, а STRYK събира остатъка към крайния срок за безплатно анулиране, ако начинът на плащане и съгласието на госта го позволяват; при безплатно анулиране онлайн плащането се възстановява автоматично. Банковите извлечения импортираш като CAMT.053 или CSV и свързваш движенията с отворените фактури. За кантората STRYK създава пакет за данъчния консултант във формат DATEV или BMD, като CSV или Excel.