Онлайн чек-ин в хотела: процес, киоск за самостоятелен чек-ин и защита на данните

Какво е онлайн чек-ин в хотела?

При онлайн чек-ина гостът получава няколко дни или часа преди пристигане персонален линк към своята резервация. Чрез него попълва данните, които ти трябват за регистрационната карта и престоя: име, дата на раждане, гражданство, адрес, данни от документа за самоличност и данните на придружаващите лица. В зависимост от обекта се добавят снимка на документа и подпис. Гостът прави това спокойно на собствения си смартфон, без приложение и без акаунт.

За рецепцията се променя преди всичко моментът. Вместо петима гости да попълват формуляри едновременно и някой от екипа да преписва ръкописния текст, при пристигането данните вече са проверени и свързани с резервацията. Ако нещо липсва, го виждаш предния ден, а не когато гостът стои пред теб с куфарите и уморени деца.

Важно е разграничението: попълненият онлайн формуляр още не е чек-ин в оперативния смисъл. Същинският чек-ин, тоест предаването на стаята и статусът „в хотела“, става едва в деня на пристигане, на рецепцията или на киоска. Добрият процес държи тези две стъпки ясно разделени.

Процесът за госта и рецепцията

За госта пътят трябва да е кратък: отваря линка, потвърждава резервацията, попълва данните, добавя придружаващите лица, снима документа, подписва се, готово. Всяка допълнителна страница и всяко ненужно задължително поле намалява броя на завършените чек-ини. Гост, който се откаже на третата стъпка от формуляра, накрая пак застава на рецепцията.

За рецепцията работата започва, когато гостът е приключил. Тя вижда в резервацията дали онлайн чек-инът е завършен, проверява данните и ги одобрява или моли госта за корекция. В деня на пристигане тогава стигат поглед към документа, поздравът и ключът. При хотел с 25 стаи и 12 пристигания в събота това бързо прави един час по-малко работа с формуляри на гишето.

Какви данни събираш и как ги проверяваш

Събирайте само това, което наистина ти трябва за регистрационната карта, престоя и фактурирането. Кои регистрационни данни са задължителни, следва от законодателството на твоята страна и изискванията на местните власти; повече има в ръководството за регистрацията на гостите. Всичко извън това, например час на пристигане, желание за паркомясто или алергии, е доброволно и трябва да е обозначено така.

При снимката на документа си струва автоматично разпознаване: системата чете машинночетимата зона или текста и предлага име, дата на раждане и номер на документа, така че гостът да въвежда по-малко. Ако снимката е неясна или данните не съвпадат, записът не бива да мине мълчаливо, а да стигне до рецепцията за проверка.

Проверката от рецепцията не е недоверие към госта, а грижа. Грешка в датата на раждане или забравено дете иначе ще излязат наяве едва при регистрацията пред властите или при туристическия данък. Определете кой от екипа проверява и до кога, например всяка сутрин за всички пристигания през следващите два дни.

Киоск за самостоятелен чек-ин: кога си струва

Киоскът допълва онлайн чек-ина в две ситуации: за гости, които не са използвали линка, и за пристигания, при които на рецепцията няма никого. За апартаментни сгради, хотели без ресторант с рецепция до 18 часа и малки екипи, които вечер не могат да осигурят дежурство, това често е истинската причина за самостоятелен чек-ин.

На киоска гостът намира резервацията си с номера на резервацията и фамилията, попълва липсващите данни, снима документа и се подписва. След това устройството показва номера на стаята или указание къде е ключът, например кода на сейф за ключове. Самото устройство не бива да има достъп до вътрешни списъци, фактури или други резервации и трябва само да се нулира след кратко бездействие.

Пресметнете честно: киоскът не заменя рецепцията, а я облекчава. Ако и без това имаш персонал денонощно, добре използваният онлайн чек-ин обикновено носи повече от още едно устройство. Ако обаче след 20 часа в хотела няма никого, киоскът е решението, което не оставя късните гости пред заключена врата.

Защита на данните и въвеждане в пет стъпки

Регистрационните данни и снимките на документи са лични данни, а снимката на документ за самоличност заслужава особена защита. Информирайте гостите разбираемо, преди да попълват, за какво използваш данните, кой ги вижда и колко дълго ги пазите. Събирайте снимки на документи само ако имаш ясна цел, ограничете достъпа в екипа до отговорните роли и определете срок за изтриване. Какво правно основание и какви срокове важат за твоя обект, изясни с консултанта си по защита на данните.

Самото въвеждане е напълно постижимо. По-важно от техниката е екипът да познава новия процес и веднъж да го минете изцяло с реална тестова резервация, включително с придружаващо лице, липсваща информация и корекция.

Как STRYK решава онлайн чек-ина

В STRYK онлайн регистрацията и киоскът за регистрация са отделни модули, включени в основната цена и включвани за всеки хотел. Ако желаете, онлайн регистрацията автоматично изпраща на гостите покана по имейл определен брой часове преди пристигане; връзката принадлежи точно на една резервация и изтича след избраното от теб време. Покана получават гостите от директни резервации и от резервации, създадени от рецепцията; гостите от портални резервации се регистрират на рецепцията или на киоска. Ти решаваш дали снимката на документа и подписът са задължителни и записваш текста за съгласие и подпис на езиците на гостите си. Гостите въвеждат данните за регистрация за себе си и за придружителите си; от четлива снимка на документа STRYK предлага име, дата на раждане и данни на документа.

Ако снимката на документа не може да се разпознае ясно или данните не съвпадат, случаят отива за проверка на рецепцията. Тя вижда в резервацията дали онлайн чек-инът е подаден, в проверка, нуждае се от корекция или е одобрен, и може да помоли госта за конкретна корекция. Онлайн чек-инът отбелязва резервацията като „онлайн чек-ин подготвен“, а настаняването става едва от деня на пристигане. Събраните данни влизат директно в регистрацията на гостите.

Киоскът работи в браузъра на таблет със собствен акаунт на устройството, валиден само за твоя хотел. Гостът намира резервацията си с номера на резервацията и фамилията, попълва данни, снима документа, подписва се при нужда и бива настанен. След това киоскът показва според настройките номера на стаята, въведения от теб код на сейфа за ключове или собствен текст с указания. За данните от онлайн чек-ина можеш да определите срок за изтриване след заминаването. Какво STRYK съзнателно не прави: не управлява брави, не записва ключ-карти и не събира плащания на киоска; плащанията стават предварително онлайн или на рецепцията.