Защо хотелите трябва да регистрират гостите си
Задължението за регистрация не е формалност на рецепцията, а действащо право с ясни отговорности.Както в Австрия, така и в Германия законодателството за регистрацията задължава местата за настаняване да събират данните на гостите си и да ги държат на разположение на властите или да ги предават. Зад това стоят обществената сигурност, статистиката и на много места изчисляването на туристическия данък или курортната такса (Ortstaxe, Kurtaxe). За теб като хотелиер това означава: данните трябва да са пълни, навременни и проследими, включително за придружаващите лица.
Точните задължителни данни, срокове, изключения и срокове за съхранение се различават между двете държави и отчасти между провинциите и общините. Това ръководство описва основните принципи за Австрия и Германия и не замества правна консултация. Задължително е това, което определят твоята община, туристическата асоциация или регистрационният орган; попитайте там, преди да определите процеса си.
Австрия: Meldegesetz, Gästeblatt и регистър на гостите
В Австрия законът за регистрацията (Meldegesetz) урежда задължението за регистрация в местата за настаняване. Гостите се вписват в листа на госта (Gästeblatt), а обектът води тези листове като регистър на гостите (Gästeverzeichnis). Регистрацията трябва да стане до 24 часа след пристигането. За групи и семейства има опростени форми, при които придружаващите лица могат да се впишат заедно.
На практика много обекти днес регистрират електронно: общината или туристическата асоциация предоставя регистрационна система, в която данните на гостите се прехвърлят чрез файл или директен интерфейс. От същите данни много места изчисляват туристическия данък и съставят статистиката на нощувките, а някои издават чрез нея и картата на госта. Какво решение използва твоето място и в какъв формат приема данни, е различно в различните региони.
Германия: Bundesmeldegesetz и специалната регистрационна карта
В Германия федералният закон за регистрацията (Bundesmeldegesetz) урежда специалното задължение за регистрация в местата за настаняване. Вписването става в специалната регистрационна карта (besonderer Meldeschein), която гостът попълва и подписва в деня на пристигане; хотелът я съхранява и при поискване я представя на властите. От 2025 г. задължението за регистрационна карта по принцип важи само за чуждестранни гости; германските граждани са изключени. Придружаващите съпрузи, партньори и непълнолетни деца могат да бъдат вписани в обща карта.
Освен на хартия регистрационната карта е възможна и електронно, ако се спазват законово допуснатите процедури. В курортите и местата за отдих картата често е и основа за курортната такса (Kurtaxe) и картата на госта и тогава минава през регистрационна система на общината. Как можеш да регистрираш електронно и какви допълнителни данни иска общината за курортната такса, изясни на място.
| Характеристика | Австрия | Германия |
|---|---|---|
| Правно основание | Meldegesetz | Bundesmeldegesetz |
| Формуляр | Gästeblatt, воден като регистър на гостите | Специална регистрационна карта (besonderer Meldeschein) |
| Кой се регистрира | Гостите в места за настаняване, опростено за семейства и групи | От 2025 г. по принцип само чуждестранни гости, близките заедно |
| Срок | До 24 часа след пристигане | В деня на пристигане |
| Предаване | На много места електронно към общината или туристическата асоциация | Съхранение в обекта; в курортите често чрез регистрационната система на общината |
| Свързано с | Туристически данък, статистика, карта на госта | Курортна такса, карта на госта |
Дигиталната регистрационна карта: по-малко преписване, по-малко пропуски
Дигиталната регистрационна карта освобождава рецепцията от преписването и показва липсващите данни, преди срокът да изтече.При дигиталната регистрационна карта гостът сам попълва данните си на смартфона, на киоска или на таблета на рецепцията. Данните веднага са структурирани в резервацията, четливи и могат да се прехвърлят без преписване в регистрационната система на общината. Задължителните полета не могат да се пропуснат, а липсващо гражданство се забелязва при попълването, а не едва в края на месеца.
Най-голямата полза е при придружаващите лица. На хартия семейството често се записва като „г-н Хубер + 3“, а за регистрацията после липсват имената и датите на раждане на децата. Дигиталната регистрационна карта изисква данните на всяко лице поотделно, а същите данни по-късно дават възрастовите граници за туристическия данък.
Спазване на сроковете: процесът в ежедневието
Сроковете рядко се пропускат от небрежност, а защото никой няма цялостна картина: гост пристига в 22 часа, нощната смяна го настанява, а на следващата вечер някой забелязва, че регистрационната карта още е непълна. Твърд процес с ясна отговорност предотвратява това.
Регистрацията на гостите под контрол
- Регистрационните данни се събират по възможност преди пристигане, чрез онлайн чек-ин или киоск.
- При чек-ина рецепцията проверява дали всички лица от една резервация са вписани изцяло.
- Има списък на всички отворени или непълни регистрации, който се преглежда всеки ден.
- Един човек отговаря за регистрацията, със заместник за уикенда и отпуските.
- Експортите или предаванията към общината стават в определени часове и след това се отбелязват като изпълнени.
- Отхвърлените регистрации се коригират поотделно и се изпращат отново.
- Съхранението и изтриването на регистрационните данни са уредени и документирани.
Как STRYK решава регистрацията на гостите
STRYK събира регистрационните данни за всеки пътуващ и ги свързва с резервацията, независимо дали гостът ги въвежда при онлайн чек-ина, на киоска или рецепцията ги въвежда при чек-ина. Кои полета са задължителни, определяш в настройките за чек-ин. За walk-in гости без онлайн чек-ин има допълнително формуляр за чек-ин за печат с ред за подпис. Във всяка резервация виждаш дали регистрационните данни са пълни и дали е направена регистрацията.
Channel Manager е включен в основната цена на STRYK.
За предаването STRYK създава CSV файл или файл в австрийския формат MBS, при желание и автоматично по график. Създаденият файл се смята за регистриран едва когато потвърдите действителното подаване. За места, които използват Feratel, директното предаване с резултат за всеки гост е технически свързано и се активира регионално след приемане; дотогава там регистрираш чрез файл. За Германия STRYK също събира регистрационните данни дигитално и ги предоставя като CSV; собствен канал за предаване към германските регистрационни системи няма. STRYK подпомага събирането, проверката, експорта и сроковете, но не замества правната проверка на твоя процес.
| Задача | Какво прави STRYK |
|---|---|
| Събиране | Регистрационни данни за всеки пътуващ от онлайн чек-ин, киоск или рецепция, записани в резервацията |
| Проверка | Задължителни полета за всяко лице, пълнота и статус на регистрацията в резервацията и в прегледа |
| Срок (Австрия) | 24 часа от чек-ина, напомняне два часа по-рано и при просрочване |
| Регистриране | CSV и MBS експорт, и по график; потвърждение след действителното подаване |
| Feratel | Директно предаване, технически свързано, регионално активиране след приемане |
