Dagsavslut för hotell
Dagsavslut på hotellet: night audit utan nattjour
STRYK visar på kvällen samlat vilka ankomster, avresor, fakturautkast och poster som fortfarande är öppna. Det fungerar även när ingen har nattjour.
- Öppna ankomster, avresor och utkast i en lista
- Utan nattjour, på kvällen eller på morgonen
- Vid check-out sätts städstatusen automatiskt
Kort sagt
Ett dagsavslut är kontrollen i slutet av hotelldagen av att allt är registrerat och fakturerat. Det hotellövergripande dagsavslutet i STRYK visar öppna ankomster, avresor, fakturautkast och poster, utan att någon nattportier behövs. Det ingår i kärnpriset, som består av grundavgift och belopp per rum, och kan testas med exempeldata under de 14 testdagarna.
Uppdaterad
Var en hotelldag utan avslut lämnar luckor
Hotell som avslutar dagen med kassakvitton, kalkylblad och minnet upptäcker luckorna ofta först veckor senare.
- Idag
En gäst gör check-out på tisdag kl. 09:40 och betalar kontant i receptionen. Fakturan blir kvar som utkast i en skrivbordslåda. Vid månadsavslutet syns att kvittot saknas.
Med STRYKDagsavslutet visar avresor och fakturautkast som fortfarande är öppna. Receptionen ser fallet samma kväll och utfärdar fakturan medan vistelsen är färsk.
Läs mer - Idag
Middagen för rum 17 skrevs upp på en nota. Lappen ligger kvar vid baren, och på avresedagen frågar gästen efter summan, som ingen känner till.
Med STRYKPoster från restaurang eller bar ligger på vistelsen så snart kassasystemet bokar dem på rummet. Vid check-out flyttas de till fakturan, och dagsavslutet visar poster som fortfarande är öppna.
Läs mer - Idag
Kvällspasset går hem kl. 22:00 och morgonpasset börjar kl. 06:30. Ingen vet om gårdagen är komplett, och överlämningen består av en lapp.
Med STRYKAvslutet ger båda passen samma lista. Den som tar över på morgonen ser vad som var öppet dagen innan och behöver inte ringa någon.
Läs mer
Från första check-out till avslut kl. 22:00
En exempeldag på ett hotell med 24 rum, check-in från 15:00, check-out senast 10:30 och en reception med morgon- och kvällspass.
Avresor efter utcheckningstiden
Morgonpasset har hanterat sex avresor. Vid check-out sätter STRYK varje rum på rätt städstatus och tar över öppna poster till fakturan. Städchefen ser direkt vilka rum hon ska ta först.
Minibar och frukosttillägg
Minibarartiklarna från rum 18 finns med historik på rummet. Det som bokats före avresan finns på fakturan, inte på en lapp.
Ankomster i sikte
Nio gäster anländer i dag. Den som inte har checkat in på kvällen syns i dagsavslutet som öppen ankomst. Receptionen kan följa upp så länge gästen går att nå.
Poster från hotellbaren
Är barens kassasystem anslutet via det öppna gränssnittet bokar det dryckerna på rummet. Posterna hänger då kvar på vistelsen tills fakturan skapas.
Avslutet av kvällspasset
Kvällspasset öppnar dagsavslutet. Det visar en avresa utan faktura och ett utkast från förmiddagen. Båda åtgärdar kvällspasset samma kväll, och nästa pass tar över en komplett bild.
Vad som hör till dagsavslutet i STRYK
Avslutet i sig är en lista. För att den ska stämma samverkar följande funktioner.
Hotellövergripande dagsavslut
Avslutet samlar påminnelser om öppna ankomster, avresor, fakturautkast och poster på ett ställe. Receptionen arbetar av listan i stället för att leta i flera områden.
Läs merCheck-out med faktura
Vid check-out tar STRYK över öppna poster till fakturan och sätter rummet på rätt städstatus. Det sparar lappen mellan receptionen och städchefen.
Läs merIngen andra version av en faktura
Det som är utfärdat står kvar. Rättelser sker med kreditnota eller annullering, så att det inte ligger två versioner av en faktura i arkivet.
Läs merPoster från restaurang och bar
Kassasystem bokar poster på rummet via ett öppet, dokumenterat gränssnitt. Slutna system behöver en testad adapter. Fråga kassaleverantören om kassan kan använda gränssnittet.
Läs merFärre luckor vid månadsöverlämningen
Bokföringen går varje månad som DATEV-, BMD-, CSV- eller Excel-journal till redovisningsbyrån, på begäran med underlagspaket. Eftersom det kontrolleras dagligen saknas färre underlag vid månadens slut.
Läs merVem som ändrade vad på kvällen
Loggen visar vem som ändrade vilken faktura eller bokning. Vid en fråga nästa morgon ser du vad som hände på kvällen.
Läs mer
Att stänga hotellets dag med och utan dagsöversikt
I varje hotell ställs samma fråga på kvällen: är dagen komplett? Till vänster svaret med lappar, till höger med avslutsöversikten.
| Uppgift | Med lappar och minne | Med STRYK |
|---|---|---|
| Hitta öppna avresor | Receptionen bläddrar i lappar och kalendern och litar på minnet. | Dagsavslutet visar avresor som ännu inte har fakturerats. |
| Kontrollera fakturautkast | Utkast ligger i mappar eller filer och upptäcks vid månadsavslutet. | Öppna utkast står i avslutsöversikten tills de har utfärdats. |
| Hänföra restaurangposter till rätt rum | Kvittolappar skrivs nästa dag för hand in i fakturan. | Ett anslutet kassasystem bokar posterna på rummet; vid check-out hamnar de på fakturan. |
| Rätta en faktura | Belopp skrivs över och originalversionen går förlorad. | Utfärdade fakturor står kvar oförändrade; rättelser sker med kreditnota eller annullering. |
| Överlämning till nästa pass | En lapp eller ett samtal, och läget beror på minnet. | Båda passen ser samma lista och aktivitetsloggen. |
| Underlag vid månadens slut | Saknade underlag upptäcks vid månadsavslutet, veckor efter vistelsen. | Daglig kontroll, månatlig överlämning som journal, på begäran med underlagspaket. |
Ett pris som växer med ditt boende
Dagsavslutet ingår i kärnpriset, som består av grundavgift och belopp per rum. Personal som gör avslutet kostar inget extra. Vad din kassaleverantör tar ut ingår inte i abonnemanget.
Priser i detalj59 € grundavgift + 6 € per rum eller enhet och månad
Exempel med 24 rum203 €per månad
- 14 dagars gratis provperiod
- Ingen installationsavgift
- Personligt stöd i starten
Nettopris, årlig fakturering. Under första avtalsåret 20 % rabatt på grundavgiften.
Så inför du dagsavslutet på hotellet
Du ändrar inte ditt arbetssätt över en natt. Avslutskontrollen tillkommer som en fast rutin.
Beskriv hur du bemannar
Berätta hur många rum du har, hur passen ser ut och hur poster från bar och restaurang kommer till receptionen i dag. Sedan får du teståtkomst.
Bestäm tidpunkten
Bestäm om kvällspasset kl. 22:00 eller morgonpasset nästa dag gör avslutet.
Importera rum, gäster och bokningar
Rum, gäster och kommande bokningar kommer via import från CSV, XLSX eller ZIP, med vår hjälp. Testkörningen sker före den riktiga importen, och en felrapport visar rader som inte stämmer.
Klargör kassasystemet
Använder restaurangen eller baren ett kassasystem, kontrollera med leverantören om det kan boka poster på rummet via det öppna gränssnittet.
Vanliga frågor
Vad är en night audit, och behöver ett litet hotell den?
En night audit är dagsavslutet som traditionellt görs på natten av en nattportier. Ett litet hotell behöver samma kontroll, men inte nattjouren. Frågorna är desamma: är alla ankomster registrerade, alla avresor fakturerade och alla poster bokade? I STRYK gör den som har pass på kvällen eller morgonen kontrollen.
När ska dagsavslutet göras?
Helst i slutet av kvällspasset, medan dagen fortfarande är färsk i minnet. Har ingen tid på kvällen gör du det i början av morgonpasset. Viktigt är att det sker vid samma tidpunkt varje dag, så att luckor inte blir liggande till månadens slut.
Vad händer om en avresa inte har någon faktura?
Dagsavslutet visar att avresan fortfarande är öppen. Du skapar fakturan från bokningen, och öppna poster kommer med vid check-out. Därefter kan fakturan inte ändras; senare rättelser sker med kreditnota eller annullering.
Ersätter dagsavslutet kassaavslutet?
Nej. Kassaavslutet görs av ditt kassasystem, eftersom STRYK inte är ett kassasystem med egen kvittosignering. Dagsavslutet kontrollerar hotelldagen på öppna ankomster, avresor, utkast och poster. Kassaavslutet i ditt kassasystem och de regler som gäller för det klargör du med din redovisningsbyrå.
Avslutar dagsavslutet dagen automatiskt?
Nej, det visar öppna punkter. Receptionen beslutar vad som ska efterregistreras, faktureras eller medvetet lämnas öppet.
Kan restaurangposter bokas på rummet automatiskt?
Ja, om ditt kassasystem använder det öppna, dokumenterade gränssnittet. Det bokar poster på rummet, och vid check-out finns de på fakturan. Slutna system behöver en testad adapter; hur du får en sådan klargör du med kassaleverantören.
Hjälper dagsavslutet i kontakten med redovisningsbyrån?
Indirekt, ja. Den som kontrollerar varje dag har färre saknade underlag vid månadens slut. Bokföringen går då som DATEV-, BMD-, CSV- eller Excel-journal till redovisningsbyrån, på begäran med underlagspaket.
Gör det första avslutet med en riktig hotelldag
Skicka oss antal rum, hur passen ser ut och vägen för dina bar- och restaurangposter. Under de 14 testdagarna går kvällspasset igenom avslutslistan en gång på egen hand.