Driva hotell utan Excel: ersätt listorna på 30 dagar

Var Excel och lappar finns i dag

Typiskt är en beläggningsplan med en rad per rum och en kolumn per dag, färgmarkerad efter gäst eller portal. Bredvid finns en rumslista som skrivs ut till housekeeping varje morgon, en gästlista med adresser för registreringen och för stamgäster, en lista över förskott, ett kalkylblad för turistskatten till kommunen och i slutet av månaden en intäktslista för ägaren och redovisningskonsulten.

Var och en av listorna har sitt berättigande och skapades utifrån ett verkligt behov. Problemet är inte Excel, utan att samma bokning dyker upp i fyra filer och att varje ändring måste föras in för hand på fyra ställen.

Riskerna med Excel i hotellvardagen

Den första risken är versioner. Ligger beläggningsplanen på receptionsdatorn finns det snart en kopia på kontoret, en på ägarens laptop och en utskriven från förmiddagen. Vilken stämmer? En lugn tisdag tar man reda på det. En lördagskväll med tre ankomster och ett samtal från Booking.com gör man det inte.

Den andra risken är fel utan kontroll. Excel varnar inte när ett rum förs in två gånger för samma natt, när en avresa står en dag för tidigt eller när en formel hamnar fel när man infogar en rad. Ett hotellsystem nekar en bokning i ett upptaget rum innan gästen får en bekräftelse.

Den tredje risken gäller gästuppgifter. Namn, adresser, födelsedatum och ibland passnummer i en fil som skickas med e-post eller tas med på ett USB-minne passar dåligt ihop med GDPR:s krav på åtkomstskydd och radering. I ett system med egna inloggningar och behörigheter går det att se vem som ser vilka uppgifter. Den fjärde risken är beroendet: ofta är det bara en person som kan färgkoderna, förkortningarna och specialreglerna. Faller hon bort står hotellet still.

Vad du ersätter först

Först kommer beläggningsplanen, för det är där dubbelbokningar uppstår. Så snart alla bokningar, även telefon och walk-in, finns på ett ställe är den största risken borta. Säljer du via portaler hör kopplingen via en channel manager till direkt.

Därefter kommer housekeeping och gästuppgifter, eftersom de hänger direkt ihop med beläggningen. Morgonens rumslista skapas då av ankomster och avresor, och gästregistret växer med varje bokning utan att någon skriver av adresser. Sist kommer förskott, turistskatt och intäktslistor. De vinner mest när de två första stegen sitter, eftersom varje siffra då kommer från verkliga bokningar.

30-dagarsplanen

Trettio dagar räcker för ett litet hotell om du delar upp bytet i veckor och varje vecka har ett tydligt mål. Viktigt är ett fast bytesdatum, efter vilket beläggningsplanen i Excel inte längre ändras. Fram till dess får båda finnas parallellt, därefter finns det bara en sanning.

Vilka rapporter och exporter som fortfarande är användbara

Utan Excel betyder inte utan tabeller. För egna analyser, samtal med banken eller en årsjämförelse är ett kalkylblad ofta precis rätt. Skillnaden: uppgifterna underhålls inte längre i Excel, utan exporteras från systemet när de behövs. Då räknar du alltid med det aktuella läget och aldrig med en kopia från förra veckan.

Framför allt tre sorters exporter är fortfarande användbara: bokningslistor för en period, till exempel för att själv analysera bokningskällor eller vistelselängd; rapporter om beläggning, snittpris och intäkter för ägare och bank; och underlaget till redovisningskonsulten i det format byrån arbetar med. Allt annat som i dag blir en månadslista ska systemet kunna visa själv.

Så löser STRYK det

I STRYK ersätter beläggningsplanen Excelbladet: dags-, vecko-, tvåvecko- och månadsvy, bokningar som flyttas med dra och släpp, walk-ins och flerrumsbokningar som skapas direkt. Nya bokningar, även från portaler, visas utan att sidan laddas om. Före varje sparande kontrollerar STRYK att rumstypen fortfarande är ledig för varje natt, så att ett rum aldrig utlovas två gånger. Anslut Booking.com, Expedia, Airbnb och andra portaler till STRYK. Hantera priser och tillgänglighet på ett ställe och portalbokningar i kalendern.

Housekeepingplanen skapas varje dag utifrån den verkliga beläggningen, med rumsstatus som smutsigt, rent och kontrollerat, tilldelning till medarbetare och en PDF-plan som STRYK på begäran skickar med e-post varje dag. Gästuppgifter hamnar i gästregistret och registreringsuppgifterna kommer från onlineincheckningen; för Österrike bevakar STRYK den lagstadgade registreringsfristen och skapar exporten till registreringssystemet. Förskott sköts via onlinebetalning och hör till bokningen. Turistskatten beräknar STRYK per bokning med åldersgränser och undantag och redovisar den på fakturan.

För uppföljning har STRYK rapporter som PDF, XLSX och CSV, bokningslistor kan exporteras som CSV eller XLSX och för redovisningskonsulten finns exporter, bland annat i DATEV- och BMD-format. Dina befintliga Excel-listor för du över via dataimporten med kolumnmappning och testkörning. Varje person arbetar med egen inloggning och rätt behörigheter, antalet användare är obegränsat och aktivitetsloggen visar vem som har ändrat vad. STRYK kostar 59 € i grundavgift plus 6 € per rum och månad, exkl. moms vid årsvis fakturering, utan startavgift; du kan testa det gratis i 14 dagar.