Planera housekeeping på hotellet: dagsplan, tider och rumsstatus

Dagsplanen: utifrån avresor, kvarboende och ankomster

Varje rum hör på morgonen till exakt en grupp. Avresorum blir lediga och behöver en fullständig städning. Kvarboenderum är fortfarande belagda och får den dagliga städningen eller, beroende på hotell, bara byte av handdukar och tömning av papperskorgar. Lediga rum utan gäst behöver högst en kort kontroll. Och så finns rummen som dagen kretsar kring: avresa och ankomst samma dag. De måste vara klara till ankomsttiden, allt annat kan vänta.

Av det följer ordningen. Först avresorummen med ankomst samma dag, inom den gruppen rum med tidigt aviserad ankomst, stamgäster eller familjer med små barn. Därefter övriga avresor, sedan de kvarboende och sist kontrollrundor i lediga rum. Kvarboende som fortfarande sover klockan 10 flyttar du medvetet bakåt i stället för att knacka tre gånger.

Tidpunkten är viktig: planen ska tas fram på morgonen utifrån det aktuella läget, inte kvällen innan. Sena bokningar, förlängningar och tidiga avresor ändrar listan under natten. Den som skriver ut planen dagen innan planerar ofta med två eller tre fel rum.

Typer av städning och realistiska tider per rum

Den vanligaste planeringsfällan är ett schablonvärde som ”20 minuter per rum”. Ett avresorum där sängarna ska bäddas med rent, badrummet och golvet städas tar flera gånger så lång tid som ett kvarboenderum där bara sängarna bäddas, handdukar byts och papperskorgen töms. Den som räknar likadant för båda överbelastar teamet dagar med många avresor.

Intervallen nedan är erfarenhetsvärden för vanliga dubbelrum på semester- och stadshotell. De beror mycket på rumsstorlek, inredning, hotellets standard, gångvägar och teamets erfarenhet. Använd dem som utgångspunkt och mät de faktiska tiderna på ditt hotell under två veckor.

Exempel: dagsplan för ett hotell med 30 rum

Hur mycket personal behöver du en viss dag? Räkneexemplet nedan visar en vanlig tisdag på ett hotell med 30 rum. Alla siffror är ett antaget exempel; riktvärdena kommer från tabellen ovan.

Rumsstatus, checklistor och minibar

Bestäm vad en status betyder på ditt hotell och vem som får sätta den. ”Rent” betyder: städningen är klar. ”Kontrollerat” betyder: den våningsansvariga eller en erfaren kollega har godkänt rummet. Om receptionen får lämna ut ett rum redan vid ”rent” eller först vid ”kontrollerat” är hotellets beslut. På små hotell utan våningsansvarig räcker ofta ”rent”; på hotell med ny eller växlande personal lönar sig kontrollen.

Checklistor gör en status till en arbetsordning. Ett avresorum har andra uppgifter än ett kvarboenderum eller en minibarkontroll. Håll listorna korta, med fem till tio konkreta punkter, och skriv dem så att även en extraanställd förstår vad som menas första dagen. En checklista ersätter inte slutkontrollen, men den förhindrar att det saknade glaset i badrummet upptäcks först av gästen.

Minibaren är en klassisk läcka: förbrukningen skrivs på en lapp, lappen når aldrig receptionen och gästen har rest. Bättre är att housekeeping registrerar förbrukningen direkt på bokningen medan gästen fortfarande är kvar, helst vid kvarboendestädningen och senast på avresedagens morgon.

Reception och housekeeping: mindre rop, mindre personalstress

De flesta friktioner uppstår i gränssnittet: receptionen frågar tre gånger efter rum 12 eftersom en gäst kommer tidigare, och housekeeping får först klockan 13 veta att rum 7 har förlängt. Båda går att lösa med ett gemensamt läge. När rumsstädaren sätter statusen ser receptionen den direkt. När receptionen bokar en förlängning ändras våningens plan.

Kom överens om fasta regler: tidiga ankomster och särskilda önskemål går som en anteckning på rummet till housekeeping, inte som rop i korridoren. Fel rapporteras som en uppgift och rummet spärras direkt om det behövs. Den våningsansvariga håller planen aktuell, receptionen tittar i systemet i stället för att ringa.

Personalbrist har blivit normalläget i housekeeping för många hotell. En bra plan skapar inga extra händer, men den hjälper till att använda de befintliga rätt. Det avgörande är vad du hoppar över när det blir trångt, och att det beslutet är fattat i förväg.

Så löser STRYK det

I STRYK är rums- och housekeepingvyn densamma som receptionen arbetar i. Dagsplanen skapas utifrån den faktiska beläggningen: avresor, kvarboende och ankomster kommer direkt från bokningarna, sorterade efter prioritet, våning och rumsnummer. Förlänger receptionen en bokning eller kommer en portalbokning in, ändras planen med. Du lägger in dina housekeepingmedarbetare med deras våningar och fördelar rum för hand, eller låter STRYK ge ett förslag för dagen, antingen jämnt fördelat eller per våning. Förslaget granskar du innan det sparas.

Rumsstatusarna smutsigt, rent, kontrollerat, stör ej och ur drift finns, liksom tillstånd som storstädning, sänglinnebyte, minibarkontroll eller turndown, som du slår på efter behov. Du bestämmer om ett rum är klart för gäst redan vid ”rent” eller först vid ”kontrollerat”. För varje tillstånd lägger du in en checklista; STRYK startar med praktiska standardlistor som du anpassar till din egen standard. Minibarartiklar lägger du upp med pris, och förbrukningen registreras direkt på bokningen. Varje statusändring går att följa i rummets historik.

För våningen finns housekeepingplanen som PDF på STRYK:s 18 språk, så att varje kollega får sin plan på sitt eget språk. Om du vill skickar STRYK planen automatiskt via e-post varje morgon vid inställd tid till de angivna mottagarna. STRYK körs i webbläsaren, även på en surfplatta, och i STRYK-appen för iPhone och Android.