PMS förklarat enkelt
Property management system är det enda stället där alla på hotellet ser samma läge.När en gäst ringer och vill ha ett dubbelrum till helgen måste receptionen på några sekunder veta: finns det något ledigt, vad kostar det och finns det villkor som minsta vistelse? Det är precis den frågan PMS:et besvarar. Det håller ihop rumsinventering, priser och alla befintliga bokningar.
Förr var ett PMS ett program på receptionsdatorn. I dag är ett PMS oftast en molntjänst som körs i webbläsaren. För hotellet innebär det: ingen egen server, inga uppdateringar på cd, ingen oro om receptionsdatorn går sönder. Datan ligger skyddad i datacentret och nås från varje godkänd enhet.
Begreppet används olika brett. I snäv mening avses boknings- och rumshantering. I praktiken förväntar sig hotellägare i dag betydligt mer: fakturering, channel manager, onlinebokning på den egna webbplatsen och onlineincheckning hör till för de flesta hotell.
Det här ska finnas i ett modernt hotell-PMS
Alla hotell behöver inte alla moduler. Översikten nedan visar vad ett hotell med 10 till 80 rum faktiskt använder i vardagen, och till vad.
| Område | Vad ditt team gör med det | Viktigt för |
|---|---|---|
| Bokningar och beläggningsplan | Skapa, ändra och avboka bokningar; se beläggningen veckor framåt på en blick; tilldela rum | Reception, ledning |
| Rum och rumstyper | Rumsinventering, rumstyper, spärrar vid renovering eller fel | Reception, fastighetsskötsel |
| Housekeeping | Dagsplan, rumsstatus (smutsigt, rent, kontrollerat), uppgifter och checklistor | Våningsansvarig, städpersonal |
| Gäster och kommunikation | Gästregister, önskemål, bekräftelser och meddelanden kopplade till bokningen | Reception, bokning |
| Priser och rates | Säsongspriser, rates med och utan frukost, minsta vistelse, rabatter | Ledning, revenue |
| Faktura och betalning | Faktura direkt från bokningen, förskott, obetalda poster, turistskatt | Reception, ekonomi |
| Channel manager | Hålla tillgänglighet och priser uppdaterade på Booking.com, Expedia och andra portaler | Försäljning, ledning |
| Bokningsmotor | Direktbokning på hotellets webbplats, utan provision till någon portal | Försäljning, marknadsföring |
| Onlineincheckning och gästregistrering | Samla in gästuppgifter före ankomst, förbereda gästregistreringen | Reception |
| Rapporter | Beläggning, genomsnittligt rumspris (ADR), RevPAR, intäkter per avdelning | Ledning, ägare |
Vad ett bra PMS förändrar i vardagen
Den största vinsten är sällan en enskild funktion. Det är den gemensamma bilden: receptionen ser att rum 12 redan är städat. Housekeeping ser att gästen till rum 14 kommer tidigare. Ledningen ser hur de kommande fyra veckorna är bokade utan att någon behöver sammanställa en lista.
På många små hotell används i dag fem verktyg parallellt: ett bokningsprogram, ett Excel-ark för housekeeping, Booking.coms extranät, ett faktureringsprogram och en e-postinkorg. Varje verktyg fungerar för sig, men överlämningarna däremellan kostar tid varje dag och leder till överbokningar eller glömda tillägg på notan.
Moln-PMS eller installerad programvara?
Installerad hotellprogramvara körs på en dator eller server på hotellet. Den var länge standard och är fortfarande vanlig på stora hotell. Ett moln-PMS körs i webbläsaren och driftas, säkerhetskopieras och uppdateras löpande av leverantören.
För små och medelstora hotell talar nästan allt för molnet: du betalar en månadsavgift i stället för en stor licens, behöver ingen IT-support på plats och kan kolla hemifrån hur helgen ser ut. Det viktiga är att leverantören öppet redovisar var datan behandlas, hur den säkerhetskopieras och vem som har åtkomst.
| Kriterium | Moln-PMS | Installerad programvara |
|---|---|---|
| Start | Skapa inloggning, flytta in data, sätt igång | Server, installation, ofta besök på plats |
| Kostnad | Månadsavgift, oftast per rum | Licens plus serviceavtal och hårdvara |
| Uppdateringar | Löpande och automatiskt | Enligt bokad tid, ibland mot avgift |
| Åtkomst | Från varje godkänd enhet med webbläsare | Oftast bara i hotellets nätverk |
| Säkerhetskopiering | Av leverantören | Av hotellet eller IT-partnern |
Så känner du igen ett bra PMS
Be inte om att få se menyer i demon, utan din egen arbetsdag. Spela igenom en riktig bokning: förfrågan, bekräftelse, rumstilldelning, ankomst, rumsbyte, minibar, faktura, avresa, städning. Där systemet tvingar dig till sidolistor kommer det att haka upp sig i vardagen.
Checklista för demon
- En testbokning går från förfrågan till faktura utan lappar eller Excel.
- Reception och housekeeping ser samma rumsstatus i realtid.
- En portalbokning dyker upp i beläggningsplanen utan att någon skriver av den.
- Ett pris ändras en gång och gäller på webbplatsen och i portalerna.
- Priset per rum anges tydligt, och tilläggsmoduler och provisioner redovisas öppet.
- Varje medarbetare arbetar med egen inloggning och rätt behörigheter.
- Programmet finns på ditt teams språk.
- Leverantören hjälper till att flytta dina data från det nuvarande systemet.
Så löser STRYK det
STRYK Hotel Management är ett molnbaserat PMS från Salzburg, byggt för små och medelstora hotell, pensionat och aparthotell. Bokningar, beläggningsplan, rum och housekeeping, gäster, priser, fakturering, bokningsmotor och presentkort är kopplade i ett system och ingår i grundpriset. Onlineincheckning och självincheckningskiosken är egna moduler som också ingår i grundpriset. Anslut Booking.com, Expedia, Airbnb och andra portaler till STRYK. Hantera priser och tillgänglighet på ett ställe och portalbokningar i kalendern.
Priset är medvetet enkelt: 59 € i grundavgift plus 6 € per rum och månad, exkl. moms vid årsvis fakturering. Det finns ingen uppstartsavgift, antalet användare är obegränsat och du kan testa STRYK gratis i 14 dagar. Gränssnittet finns på 18 språk, så att även ditt internationella team arbetar tryggt.
Till ärligheten hör också vad STRYK inte är: STRYK är inget restaurangkassasystem; kontant- och kortbetalningar i receptionen signerar det bara med modulen ”Kassa & fiskalisering”. Försäljning i restaurang eller bar kan bokas på rummet via det öppna kassagränssnittet. STRYK körs i webbläsaren och i STRYK-appen för iPhone och Android.
