Vad ett operativsystem för hotell är
Begreppet låter tekniskt, men det handlar om något mycket praktiskt: ett ställe där alla på hotellet ser samma läge.En dators operativsystem ser till att alla program arbetar med samma filer. Ett operativsystem för hotell, ofta kallat hotel OS eller allt-i-ett-hotellsystem, gör samma sak för ditt hotell: bokningen som kommer in via Booking.com finns i samma ögonblick i beläggningsplanen, i housekeepingplanen, i gästregistret och senare på fakturan. Ingen behöver skriva av den, vidarebefordra den eller föra över den till en andra lista.
Motsatsen är separata verktyg. Ett klassiskt PMS hanterar bokningarna, en separat channel manager pratar med portalerna, bokningsmotorn på webbplatsen kommer från en annan leverantör, onlineincheckningen sköts av ytterligare ett verktyg, presentkort säljs i en webbshop och det som inte passar någonstans hamnar i Excel. Vart och ett av programmen har ett eget rumslager eller en egen gästlista som måste stämmas av via integrationer.
Skillnaden syns inte i demon, utan en fullbokad lördag. När en gäst ombokar i receptionen måste ändringen med separata verktyg vandra genom flera system. I ett hotel OS finns bara en post, och den ändrar du en gång.
Den typiska verktygslådan i dag jämfört med ett system
Översikten nedan visar hur vardagen på ett litet eller medelstort hotell ofta ser ut med separata verktyg, och vad som förändras när samma uppgifter ligger i ett system. Alla hotell använder inte alla verktyg, men de flesta känner igen sig i tre eller fyra rader.
| Uppgift | I dag med separata verktyg | I ett hotel OS |
|---|---|---|
| Bokningar och beläggning | PMS eller bokningskalender, plus lappar för telefonbokningar | En beläggningsplan för alla kanaler, även walk-in och telefon |
| Portaler som Booking.com och Expedia | Separat channel manager med eget avtal och egen rumsmappning | Channel manager i systemet, samma rumsbestånd som receptionen |
| Direktbokning på webbplatsen | Bokningsmotor från ytterligare en leverantör, priser delvis dubbelregistrerade | Bokningsmotorn använder samma priser och rum |
| Onlineincheckning och registreringsuppgifter | Formulärverktyg eller papper, uppgifterna skrivs av i receptionen | Gästen fyller i före ankomst, uppgifterna hamnar direkt i bokningen |
| Presentkort | Webbshop med egen lista, inlösen stäms av manuellt | Försäljning och inlösen i samma system, restvärdet syns direkt |
| Housekeeping | Excel-lista som skrivs ut på morgonen, ändringar ropas ut | Dagsplanen skapas av ankomster och avresor, status synlig för alla |
| Faktura och förskott | Faktureringsprogram, förskott i en egen lista | Faktura från bokningen, förskotten hör till bokningen |
| Rapporter | Sammanställs varje månad i Excel från flera exporter | Beläggning, intäkter och bokningskällor direkt från samma data |
Vad som hör hemma i systemet och vad som är bättre att koppla in
Allt-i-ett betyder inte att ett program måste klara allt. Det betyder att allt som rör rum och gäst finns på ett ställe.Gränsen drar du bäst utifrån en fråga: behöver uppgiften rumslagret, bokningen eller gästen? Om ja hör den hemma i hotel OS. Bokningar, priser, portaler, direktbokning, incheckning, housekeeping, gästkommunikation, fakturor och presentkort hänger alla ihop med bokningen. Delar du upp dem uppstår precis de avstämningar du vill bli av med.
Annorlunda är det med områden som har egen facklogik och egna lagkrav. En restaurang- eller barkassa måste i Österrike och Tyskland uppfylla egna krav på kvittosäkring; där är ett specialiserat kassasystem rätt val, som bokar försäljningen på rummet via en integration. Bokföringen stannar hos redovisningskonsulten, som får uppgifterna som export i sitt eget format. Dörrlås, telefonväxel och lönehantering är också egna världar.
| Område | Rekommendation | Varför |
|---|---|---|
| Bokningar, beläggning, rum, spärrar | I systemet | Det är kärnan som allt annat hänger på |
| Channel manager och bokningsmotor | I systemet | Ett rumslager och en prislista skyddar mot överbokning och dubbelarbete |
| Onlineincheckning, registreringsuppgifter, presentkort | I systemet | Behöver bokning och gäst; separat blir det avskrivning och avstämningslistor |
| Housekeeping och gästkommunikation | I systemet | Lever på ankomster, avresor och bokningsstatus |
| Faktura, förskott, turistskatt | I systemet | Fakturan ska skapas från bokningen, inte från en andra inmatning |
| Restaurang- och barkassa | Via integration | Egna krav på kvittosäkring; försäljningen bokas på rummet |
| Bokföring hos redovisningskonsulten | Via export | Redovisningskonsulten arbetar i sitt program och behöver rena data i rätt format |
| Dörrlås, telefon, lön | Egna system | Annat fackområde; koppla bara in om det verkligen sparar arbete i vardagen |
Vad separata verktyg egentligen kostar
Den som jämför separata verktyg med ett allt-i-ett-system tittar oftast på månadsavgifterna. De är bara en del. Till det kommer integrationsavgifter, provisioner från enskilda verktyg på bokningar eller presentkort och framför allt den tid ditt team lägger på att föra över, stämma av och leta fel. Den tiden syns inte på någon faktura, men den saknas i receptionen när en gäst har en fråga.
Räkna ärligt för ditt hotell: hur många gånger i veckan förs en telefonbokning in i extranätet i efterhand, bockas ett förskott av i en lista, skrivs ett incheckningsformulär av eller markeras ett presentkort som inlöst i webbshoppen? Redan några minuter per moment blir förvånansvärt många timmar på ett år.
Byt steg för steg
Bytet till ett hotel OS är inget hopp ut i det okända om du planerar det i etapper.Den största oron för många hotellägare är själva bytesdagen: vad händer med bokningarna som redan finns i det gamla systemet, och vad händer om något saknas första dagen? Svaret är ett tydligt upplägg med testkörning och bytesdatum. Fram till bytesdatumet arbetar teamet i det gamla systemet, därefter bara i det nya. Att köra parallellt i flera veckor är den vanligaste orsaken till dubbelbokningar vid systembyten.
Bytet i sex steg
- 01Inventera
Skriv ner alla verktyg, listor och lappar som teamet arbetar med i dag och vem som underhåller dem. Det visar vad det nya systemet måste täcka.
- 02Sätt upp grunderna
Lägg upp rum, rumstyper, rates, avbokningsvillkor och användare med rätt behörigheter. I ett molnsystem går det oftast på några dagar.
- 03För över data med testkörning
Exportera gäster och framtida bokningar från det gamla systemet, mappa kolumnerna och starta en testkörning. Den visar vad som skulle skapas, kopplas eller hoppas över, utan att något ändras.
- 04Kör en provdag
Spela igenom en ankomst, ett rumsbyte, en tilläggstjänst, en faktura och en avresa helt i det nya systemet, tillsammans med reception och housekeeping.
- 05Bestäm bytesdatum och ställ om portalerna
På bytesdatumet för du över de sista ändringarna, kopplar portalerna till den nya channel managern och bokar därefter bara i det nya systemet.
- 06Säg upp de gamla verktygen
Avsluta de gamla avtalen först när det har fungerat lugnt i två, tre veckor, och exportera innan dess de data du måste spara.
Så löser STRYK det
STRYK Hotel Management är byggt som ett operativsystem för små och medelstora hotell, pensionat och lägenhetsanläggningar. Beläggningsplan, rum och spärrar, housekeeping, gästprofiler, gästkommunikation via e-post, priser och prisplaner, turistskatt, fakturering och onlinebetalning finns i ett system. Bokningsmotor och presentkortsförsäljning arbetar från samma rumsbestånd; onlineincheckning och självincheckningskiosken är egna moduler som ingår i grundpriset. Anslut Booking.com, Expedia, Airbnb och andra portaler till STRYK. Hantera priser och tillgänglighet på ett ställe och portalbokningar i kalendern.
Vid varje bokning, oavsett om den görs i receptionen, via webbplatsen, via en portal, vid en dataimport eller vid ett rumsbyte, kontrollerar STRYK precis innan den sparas att det verkligen finns ledigt i rumstypen alla nätter. Så lovas det sista rummet inte bort två gånger. För restaurangen finns en kassaintegration som bokar försäljningen på rummet; STRYK är ingen restaurangkassa; för betalningar i receptionen finns i Österrike och Tyskland modulen ”Kassa & fiskalisering”. För redovisningskonsulten tar STRYK fram exporter, bland annat i DATEV- och BMD-format, standarderna i Tyskland och Österrike.
Dataimporten hjälper vid bytet: du mappar kolumnerna från ditt nuvarande system, STRYK kontrollerar uppgifterna och visar i en testkörning vad som skulle importeras innan något sparas. Priset förblir enkelt: 59 € i grundavgift plus 6 € per rum och månad, exklusive moms och vid årlig fakturering, med bokningsmotor, presentkort och kassagränssnitt i grundpriset, onlineincheckning och kiosk som egna moduler som ingår i grundpriset, utan startavgift och utan begränsning av antalet användare. STRYK körs i webbläsaren och i STRYK-appen för iPhone och Android.
