Facturi de la furnizori în hotel
Facturile de la furnizori în hotel, procesate digital, fără transcriere
STRYK primește de la furnizori facturi în format XRechnung și Factur-X, le verifică și pregătește preluarea lor ca facturi de furnizor. Aprobarea și plata le decizi tu.
- Primire XRechnung (UBL/CII) și Factur-X
- Fără aprobare automată, fără plată automată
- Documente pe hârtie, cu originalul atașat
Pe scurt
Procesarea digitală a facturilor de la furnizori înseamnă că factura ajunge ca fișier structurat și nu mai este transcrisă de mână. STRYK primește XRechnung (UBL/CII) și Factur-X, verifică fișierul și, după verificare, îl preia ca factură de furnizor. Documentele invalide rămân reținute. Aprobarea și plata sunt realizate de echipa ta. Funcția face parte din prețul de bază, format din tariful de bază și suma pe cameră, fără taxă pentru fiecare factură.
Actualizat
Ce consumă timp la facturile de la furnizori
Când bucătăria, furnizorul de băuturi și întreținerea trimit facturi în fiecare lună, plata în sine ia puțin timp. Costisitor este tot ce vine înainte.
- Azi
Factura pentru băuturi a ajuns pe adresa de achiziții, cea pentru spălătorie la recepție, iar cea a întreținerii în căsuța poștală a proprietarei. La sfârșitul lunii caută documentele prin trei dosare și două căsuțe poștale, până când contabilii le primesc.
Cu STRYKFacturile electronice verificate apar ca facturi de furnizor printre documentele primite. Documentele pe hârtie și PDF le introduci acolo manual și atașai originalul. Back office-ul lucrează într-o singură listă.
Citește mai mult - Azi
Furnizorul trimite un memento pentru o factură pe care ai plătit-o deja. Sau invers: aceeași factură pentru carne ajunge o dată ca atașament PDF și o dată pe hârtie, iar ambele ajung în teancul de plată.
Cu STRYKFiecare factură preluată este o înregistrare cu stare. Înainte de aprobare vezi ce a fost deja înregistrat de la acest furnizor. Verificarea duplicatelor rămâne sarcina ta la aprobare.
Citește mai mult - Azi
O factură electronică vine ca fișier XML pe care nimeni nu-l poate citi. Contabilitatea nu-l deschide, cere un PDF și reintroduce suma, data și numărul facturii.
Cu STRYKSTRYK citește singur XRechnung (UBL/CII) și Factur-X și afișează rezultatul ca o factură obișnuită. Conținutul fișierului este verificat înainte de a apărea o factură de furnizor. Nimic nu se mai reintroduce.
Citește mai mult
Marți în back office: patru furnizori, un fișier invalid
Un exemplu dintr-o unitate cu 30 de camere. Contabila lucrează de două ori pe săptămână la facturile de furnizori, iar proprietara aprobă.
Verificarea facturilor electronice noi
Patru furnizori au trimis facturi electronice: băuturi, spălătorie, serviciul de cafea, întreținere. Contabila preia fișierele în documentele primite. Documentele care trec verificarea sunt pregătite pentru preluare.
Identificarea unui fișier invalid
Factura serviciului de cafea nu trece verificarea și rămâne reținută. Contabila vede acest lucru înainte de orice înregistrare. Cere furnizorului un fișier corectat.
Preluarea ca facturi de furnizor
Contabila preia cele trei facturi verificate ca facturi de furnizor. Furnizorul, numărul facturii, data și sumele provin din fișier. Nu trebuie să transcrie nimic.
Proprietara aprobă
Proprietara compară sumele cu avizul de livrare și comanda. Aprobă ceea ce este corect. STRYK nu declanșează nicio plată. Transferul îl face echipa prin bancă, ca până acum.
Importul extrasului de cont
După-amiaza, contabila încarcă extrasul de cont în format CAMT.053. Pentru debitările pentru băuturi și spălătorie, STRYK propune facturi deschise care s-ar putea potrivi. Fiecare asociere o confirmă chiar ea.
Documentele lunii pentru cabinetul de contabilitate
Jurnalele ajung la cabinetul de contabilitate ca DATEV, BMD, CSV sau Excel, la cerere cu pachetul de documente. Consultantul fiscal primește facturile care au fost verificate în sistem.
Ce preia STRYK la facturile de furnizori
Traseul merge de la fișier până la cabinetul de contabilitate. La fiecare funcție se arată unde intervine echipa ta.
Primirea și verificarea facturilor electronice
STRYK primește facturile de furnizori în format XRechnung (UBL/CII) și Factur-X și verifică fișierul. Documentele care nu trec verificarea sunt reținute. Documentele pe hârtie și PDF le introduci manual în aceeași zonă, cu originalul atașat.
Citește mai multPreluarea ca factură de furnizor
După o verificare reușită, din factura electronică rezultă o factură de furnizor. Datele care există deja în fișier nu trebuie reintroduse. Aprobarea și plata rămân explicit în sarcina echipei.
Citește mai multImportul extrasului pentru reconciliere
Extrasele de cont se importă ca CAMT.053 (și CAMT.052/054) sau CSV. STRYK face propuneri de asociere cu facturile deschise. Nu există o legătură directă cu banca; importul este un import de fișiere.
Citește mai multJurnal lunar pentru cabinetul de contabilitate
Predarea lunară se face ca jurnal DATEV, BMD, CSV sau Excel, opțional cu pachet de documente. Arhiva de verificare susține păstrarea conform termenelor din Austria (7 ani) și Germania (10 ani).
Citește mai mult
Facturi de furnizori cu și fără sistem conectat
În stânga, drumul unei facturi de furnizor prin căsuțe poștale și birouri, în dreapta același drum în STRYK. Aprobarea și plata rămân în ambele coloane în sarcina echipei.
| Sarcina | Căsuță poștală, dosar, transcriere | Cu STRYK |
|---|---|---|
| Primirea facturii | Hârtie, atașamente PDF și fișiere XML din mai multe căsuțe poștale și de la recepție. | XRechnung și Factur-X sunt primite și verificate. Documentele pe hârtie și PDF le introduci manual, cu originalul atașat. |
| Introducerea datelor | Furnizorul, numărul, data și sumele se transcriu manual în tabel sau în programul de contabilitate. | Datele provin din fișierul verificat și ajung în factura de furnizor. |
| Fișier defect | Adesea se observă abia la înregistrare sau la consultantul fiscal. | Documentele invalide sunt reținute înainte de apariția unei facturi de furnizor. |
| Aprobare | Factura circulă pe hârtie de la birou la birou sau prin redirecționare. | Aprobarea rămâne sarcina echipei. STRYK nu aprobă nimic automat. |
| Plata | Transfer prin internet banking. | Neschimbat. STRYK nu declanșează plăți și nu este conectat la contul tău bancar. |
| Reconcilierea cu banca | Extrasul de cont și lista de facturi se pun unul lângă altul. | Extrasul se importă ca fișier, iar propunerile de asociere se confirmă sau se modifică. |
| Sfârșitul lunii cu cabinetul de contabilitate | Dosare, atașamente de e-mail și listă Excel la sfârșitul lunii. | Jurnal ca DATEV, BMD, CSV sau Excel, la cerere cu pachet de documente. |
Un preț care crește odată cu unitatea ta
Procesarea facturilor de furnizori face parte din funcțiile financiare incluse în prețul de bază. Nu există taxă pe factură și nu există licență suplimentară pentru utilizatorii din back office, pentru că numărul de utilizatori este nelimitat.
Prețuri în detaliu59 EUR taxa de bază + 6 EUR pe cameră sau unitate pe lună
Exemplu cu 30 camere239 EURpe lună
- 14 zile de probă gratuită
- Fără taxă de configurare
- Însoțire personală la pornire
Net, facturare anuală. În primul an de contract, reducere de 20% la taxa de bază.
Cum introdu facturile de furnizori în STRYK
Schimbă circuitul facturilor treptat. Furnizorii existenți continuă să trimită ca până acum, până treci la noul sistem.
Întreabă furnizorii despre format
Verifică împreună cu back office-ul ce furnizori trimit deja XRechnung sau Factur-X. Furnizorii mari din comerțul cu băuturi și din bucătăriile mari trec de obicei mai devreme decât micii meșteșugari.
Configurarea se face împreună
Configurarea face parte din prețul de bază. Discutăm cu tine cum decurge azi circuitul facturilor în unitate și adaptăm STRYK la el.
Începe cu câteva facturi
În prima lună, lasă să treacă prin STRYK doar facturile electronice de la doi sau trei furnizori. Echipa învață verificarea, preluarea și aprobarea pe documente reale.
Formatul se stabilește cu cabinetul de contabilitate
Clarifică cu cabinetul de contabilitate dacă dorești jurnal DATEV, BMD sau CSV. Predarea se face lunar, opțional cu pachet de documente.
Întrebări frecvente
Ce formate de facturi electronice poate primi STRYK?
STRYK primește XRechnung în sintaxele UBL și CII, precum și Factur-X. Alte formate nu fac parte din această funcție. Fișierul este verificat înainte de a rezulta o factură de furnizor.
Ce se întâmplă cu o factură electronică defectă?
Este reținută și nu este preluată ca factură de furnizor. Echipa ta vede că verificarea nu a fost trecută și poate cere furnizorului un fișier corectat. Înregistrarea se face abia după aceea.
Se plătește automat o factură?
Nu. STRYK nu aprobă automat facturi și nu declanșează plăți. Aprobarea și transferul le faci tu sau echipa ta. Nu există nicio legătură cu contul bancar.
Cum ajung în sistem facturile pe hârtie sau PDF?
Manual. Sub Contabilitate → Plăți → Documente primite introdu furnizorul, numărul documentului, data și sumele și încarcă originalul ca atașament. Preluarea fără transcriere se aplică doar la XRechnung și Factur-X.
Cum trimit furnizorii facturile electronice către STRYK?
Ca fișier în format XRechnung (UBL/CII) sau Factur-X. Cereți furnizorilor să trimită fișierul structurat, nu doar un PDF. Drumul pe care fișierele ajung în documentele primite îl stabilim împreună la configurare.
Primește consultantul fiscal documentele?
Da. Predarea lunară se face ca jurnal DATEV, BMD, CSV sau Excel, la cerere cu pachet de documente. Formatul de care are nevoie cabinetul tău îl stabilești împreună cu acesta.
Cine înregistrează facturile de furnizori în contabilitatea financiară?
Consultantul tău fiscal. STRYK preia factura verificată ca factură de furnizor și o transmite în jurnalul lunar. Bilanțul și situațiile financiare anuale rămân la cabinetul tău de contabilitate.
Arată-ne teancul de facturi
Discutăm împreună ce furnizori trimit facturi electronice și cum arată drumul până la consultantul fiscal în STRYK. Pentru aceasta, solicită o perioadă de test de 14 zile.