Aducerea documentelor în STRYK
Filtrul „De verificat” afișează tot ce nu este încă înregistrat. „Încărcați documente” acceptă fotografii, PDF-uri și facturi electronice, până la 20 de fișiere de câte 15 MB. STRYK citește fiecare document și îl plasează în „Documente primite”.
Încărcarea unui document
- 01Încărcați
Alegeți „Încărcați documente” și trageți fișierele în zona de încărcare.
Fiecare fișier afișează „Încărcat”. - 02Deschideți pentru verificare
Alegeți „Verificați” lângă fișier.
Originalul este în stânga, câmpurile recunoscute în dreapta.
Primirea automată a documentelor
- „Configurați primirea prin e-mail”: STRYK preia atașamentele PDF și XML dintr-un dosar al căsuței poștale; conectați căsuța poștală în Setări → Comunicare
- La nevoie, acceptați doar expeditori aprobați
- „Preluare automată” creează ciorne pentru facturile electronice validate ale furnizorilor selectați; nu aprobă, nu înregistrează și nu plătește niciodată
Verificarea și înregistrarea
Comparați cu originalul furnizorul, numărul documentului furnizorului, data documentului, scadența și moneda. Un furnizor lipsă poate fi creat din document. Categoria și centrul de cost provin din setările implicite ale furnizorului; verificați-le. Modificările valorilor recunoscute sunt înregistrate automat.
| Buton | Când | Rezultat |
|---|---|---|
| „Verificare și înregistrare” | Toate valorile corespund originalului. | Starea Contabilizat sau în așteptarea aprobării. |
| „Doar preluare” | Ceva este încă neclar. | Starea Ciornă, vizibil la De verificat. |
| „Respinge” | Duplicat sau nu este documentul dumneavoastră. | Respins în documentele primite, neînregistrat. |
| „Începeți revizuirea” | Suma sau serviciul este contestat. | Starea În curs de revizuire; nu intră în loturile de plăți. |
Împărțirea cotelor de TVA mixte
La „Sume pe cotă de TVA”, fiecare cotă are nevoie de propriul rând cu suma netă, categoria și tipul de taxă; „Adăugați o cotă de TVA” adaugă următoarea. Dacă bonul arată o altă sumă a taxei, folosiți suma de pe bon. STRYK înregistrează doar când totalul corespunde documentului.
Deja plătit în numerar sau cu cardul
Dacă documentul a fost plătit la cumpărare, bifați „Deja plătit” înainte de înregistrare și introduceți metoda de plată, data și referința. STRYK înregistrează documentul și plata împreună. Pentru o plată ulterioară, folosiți „Înregistrează plata” în document. Ambele doar consemnează o plată; nu se transferă bani.
Furnizori bine întreținuți
La „Furnizori” întrețineți fiecare furnizor o singură dată. Un IBAN lipsă sau invalid este marcat cu „Verificați IBAN-ul” și blochează loturile de plăți. „Arhivare” păstrează toate documentele și plățile.
Datele de bază ale unui furnizor
- Nume scurt, denumire legală și ID de TVA
- Termen de plată în zile
- IBAN și BIC
- Categoria obișnuită și centrul de cost implicit; acestea precompletează fiecare document nou
Plata facturilor scadente într-un lot de plăți
La „Plătește” vedeți facturile deschise ale furnizorilor după scadență. Un lot de plăți grupează facturile scadente în EUR într-un fișier SEPA (pain.001) pentru online banking. Plata este înregistrată doar când ieșirea din bancă este confirmată în reconcilierea bancară.
Crearea unui lot de plăți
- 01Încărcați facturile scadente
Alegeți „Creați un lot de plăți”, setați „Scadent până la” și „Executarea” și alegeți „Încărcați scadențele”.
Apar toate facturile scadente cu IBAN. - 02Selectați și verificați
Selectați facturile, ajustați sumele parțiale dacă este necesar și alegeți „Verificați”.
„Gata de a crea” cu totalul și numărul de facturi. - 03Creați și aprobați
Alegeți „Creați un lot de plăți” și apoi „Aprobă”.
Starea „Aprobat”. - 04Descărcați fișierul SEPA
Alegeți „Creați XML SEPA” și „Descărcați XML SEPA”; încărcați fișierul în online banking.
Starea „Exportat”; facturile rămân deschise până când ieșirea din bancă este confirmată.
Corectarea unui document înregistrat
Un document înregistrat fără plată se stornează cu „Inversați documentul și postarea” și un motiv. Dacă există o plată, stornați mai întâi plata; banii deja transferați nu sunt recuperați. O notă de credit de la furnizor se preia ca document separat și se compensează cu „Compensează nota de credit”; nu se mișcă bani.
