Mehrzimmerbuchung sauber führen: ein Buchender, mehrere Zimmer, eine Rechnung

Was eine Mehrzimmerbuchung ist

Eine Mehrzimmerbuchung fasst mehrere Zimmer unter einer Buchung zusammen. Der Buchende ist der Vertragspartner des Hotels, die Gäste sind die Personen, die in den Zimmern schlafen. Beide können identisch sein, müssen es aber nicht.

Im Alltag treten drei Fälle auf: Familie oder Freundeskreis, bei dem eine Person alles regelt, ein Betrieb oder Verein, der Mitarbeitende unterbringt, und ein Anlass wie eine Hochzeit, bei dem Gäste einzeln anreisen. Die Fälle unterscheiden sich vor allem darin, wer zahlt und wie viele Namen bekannt sind.

Diese Angaben gehören in die Buchung

Eine vollständige Anlage erspart am Anreisetag Rückfragen, die dann vor wartenden Gästen stattfinden. Frage schon bei der Anfrage nach Kategorie, Personenzahl und Alter der Kinder je Zimmer, nach dem Anreisetag je Zimmer und nach dem Zahler.

Prüfe außerdem, ob alle Zimmer denselben Zeitraum haben. Reist ein Teil der Gruppe einen Tag später an, braucht dieses Zimmer ein eigenes Anreisedatum in derselben Buchung. Sonst steht es im Belegungsplan an einem Tag belegt, an dem noch niemand da ist.

Namen und Zimmer zuordnen

Die Namensliste ordnet jedem Zimmer die Personen zu, die dort schlafen. Sie ist die Grundlage für Gästemeldung, Schlüsselausgabe und Frühstücksliste. Vereinbare mit dem Buchenden einen Termin, etwa drei Tage vor Anreise, bis zu dem er die Namen liefert.

Rechne damit, dass die Liste dich ändert. Wer krank wird, wird ersetzt, und eine Familie tauscht die Zimmer unter sich. Trage Änderungen sofort ein, sonst weicht die Meldung später vom Zimmerplan ab.

Zimmer, die zusammengehören, sollten nebeneinander oder auf einer Etage liegen. Prüfe das vor der Anreise im Belegungsplan, solange Tauschen innerhalb der Kategorie noch möglich ist. Bei Portalbuchungen gilt zusätzlich ein Prüfauftrag: Sieh nach, ob dein Portal mehrere Zimmer als eine Reservierung oder als einzelne Reservierungen übergibt. Im zweiten Fall musst du sie selbst zusammenführen.

Gästemeldung bei mehreren Zimmern

Die Gästemeldung folgt den Personen im Haus, nicht der Buchung. Drei Zimmer unter einer Buchungsnummer ändern nichts daran, dass jede anreisende Person in die Meldung gehört, soweit das Gesetz keine Erleichterung vorsieht.

In Österreich muss die Meldung unverzüglich erfolgen, jedenfalls binnen 24 Stunden nach dem Eintreffen (§ 5 Abs. 1 Meldegesetz 1991). Im familiären Verbund genügt es, einen Gast vollständig zu erfassen und die Mitreisenden mit Namen und Geburtsdatum. Reisegruppen ab 8 Gästen können über eine Sammelliste des Reiseleiters gemeldet werden, höchstens zwei Wochen im selben Betrieb (§ 5 Abs. 3).

In Deutschland unterschreiben seit 1. Januar 2025 nur ausländische Gäste am Ankunftstag einen besonderen Meldeschein. Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur der Zahl nach angegeben. Bei Reisegruppen mit mehr als 10 Personen genügt die Reiseleitung (§ 29 Abs. 2 Bundesmeldegesetz).

Die Rechnung nach Zahlern aufteilen

Die Rechnung richtet sich an den Leistungsempfänger, also an den Vertragspartner, nicht automatisch an die Person im Zimmer. Beide Rechtsordnungen verlangen auf der Rechnung Name und Anschrift des Empfängers: in Österreich nach § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994, in Deutschland nach § 14 Abs. 4 Nummer 1 UStG. Wer Vertragspartner ist, folgt aus der Buchung. Kläre das deshalb vor der Anreise.

Bei Rechnungen bis 400 € (Österreich, § 11 Abs. 6 UStG 1994) beziehungsweise bis 250 € (Deutschland, § 33 UStDV) genügen vereinfachte Angaben. Dabei entfällt der Empfänger. Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 € und bucht ein Unternehmen für sein Unternehmen, verlangt Österreich bei einem Hotel im Inland zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994).

Maßgeblich ist, was vorher vereinbart wurde. Die folgende Tabelle zeigt eine mögliche Verteilung der Posten, wenn ein Betrieb bucht.

Beispiel: drei Zimmer für einen Montagebetrieb

Angenommen, ein Montagebetrieb bucht im Hotel Nordlicht drei Doppelzimmer Standard für zwei Nächte. Der Chef, Herr Brandt, bucht per E-Mail und zahlt Zimmer mit Frühstück. Seine beiden Mitarbeiter schlafen in Zimmer 2 und Zimmer 3, er selbst in Zimmer 1.

Herr Brandt reist um 15:30 an, die Mitarbeiter wegen einer Baustelle erst um 21:00. Die Rezeption legt alle drei Zimmer in einer Buchung an, trägt die Anreisezeit je Zimmer ein und wählt Zimmer auf derselben Etage. Beim Check-out nimmt der Frühdienst die Minibar von Zimmer 2 gesondert vom Gast ab.

Änderungen und Storno einzelner Zimmer

Bei einer Änderung zählt, ob sie ein Zimmer oder die ganze Buchung betrifft. Ein Zimmer weniger, eine Nacht mehr oder ein Wechsel der Kategorie ändern Preis und Belegung, und der Buchende erwartet eine neue Bestätigung.

Die Stornobedingung sollte deshalb vor der Bestätigung klären, ob sie für die gesamte Buchung oder je Zimmer gilt. Halte das schriftlich fest. Ohne diese Festlegung diskutierst du bei Absage eines Zimmers über eine Frage, die du vorher hättest beantworten können.

Eine ausgestellte Rechnung korrigierst du nicht durch Überschreiben. Stelle bei einer Änderung nach Rechnungsstellung eine Gutschrift aus und danach eine neue Rechnung. Wie das im Detail abläuft, beschreibt der Ratgeber Rechnung korrigieren.

Ablauf am Anreisetag in vier Schritten

Am Anreisetag zahlt sich die Vorbereitung aus. Der folgende Ablauf passt für Familien, Betriebe und Anlassgäste.