Em resumo
Der Buchungsvorlauf ist die Zahl der Tage zwischen Buchungsdatum und Anreisedatum. Berechne ihn für jede nicht stornierte Buchung und werte Median und Verteilung in Vorlaufklassen aus, getrennt nach Kanal und Saison. Ein Gesamtdurchschnitt über alle Buchungen mischt Gruppen, die sehr unterschiedlich früh buchen, und taugt deshalb nicht als Grundlage für Preisentscheidungen.
O essencial em resumo
- Der Buchungsvorlauf ist das Anreisedatum minus das Buchungsdatum, gezählt in Tagen und je Buchung, ohne Stornierungen.
- Median und Vorlaufklassen zeigen mehr als der Durchschnitt, weil einzelne sehr frühe Buchungen den Mittelwert hochziehen.
- Die Auswertung nach Kanal und Saison trennt Gäste, die früh buchen, von Gästen, die kurzfristig entscheiden. Gruppen mit weniger als etwa 30 Buchungen liest du nur als Tendenz.
- Jeder Befund führt zu einer Entscheidung mit Termin, etwa zum Zeitpunkt einer Preiserhöhung, zur Dauer einer Frühbucherrate oder zum Mindestaufenthalt in den letzten Tagen.
Was der Buchungsvorlauf misst
Eine Buchung vom 3. Mai für eine Anreise am 2. August hat 91 Tage Vorlauf. Eine Buchung vom Vorabend hat einen Tag, eine Buchung am Anreisetag null Tage.
Der Vorlauf beschreibt das Verhalten deiner Gäste über viele Termine hinweg. Pickup und Pace beschreiben dagegen den Buchungsstand eines einzelnen Termins im Zeitverlauf. Beide Auswertungen ergänzen sich, und wie du Pickup und Pace liest, steht im Ratgeber Pickup und Pace im Hotel.
Der Vorlauf beantwortet eine Frage, die für jede Preisänderung zählt: Wie lange wirkt ein Preis, bevor die meisten Gäste schon gebucht haben?
Die Daten für die Auswertung vorbereiten
Du brauchst einen Export aller Buchungen mit Anreise in einem Zeitraum, am besten die letzten zwei Jahre. Filter nach dem Anreisedatum, denn die Saison, die du bepreist, ist die der Anreise.
Pro Buchung genügen fünf Spalten für die erste Auswertung. Die Tabelle nennt sie mit dem, worauf es bei jeder Spalte ankommt.
| Spalte | Inhalt | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Buchungsdatum | Tag, an dem die Buchung angelegt wurde | Nicht das Datum der letzten Änderung verwenden |
| Anreisedatum | Erste Nacht des Aufenthalts | Bei Mehrzimmerbuchungen je Zimmer gleich |
| Kanal | Eigene Website, Telefon und E-Mail, jedes Buchungsportal | Portale einzeln führen und später bei Bedarf zusammenfassen |
| Status | Bestätigt, storniert, No-Show | Stornierte Buchungen aus der Hauptauswertung herausnehmen |
| Nächte und Zimmer | Aufenthaltsdauer und Zimmerzahl | Nötig, wenn du nach Zimmernächten gewichten willst |
In sechs Schritten zum Vorlauf je Buchung
Die Schritte gelten für Excel, LibreOffice und Google Tabellen gleichermaßen. Am Ende steht eine Tabelle, die du jedes Quartal mit neuen Daten füllst.
Vorlauf berechnen und gruppieren
Export holen
Lade alle Buchungen mit Anreise im gewählten Zeitraum herunter, mit den fünf Spalten aus der Tabelle.
Stornierungen abtrennen
Kopiere stornierte Buchungen und No-Shows in ein eigenes Blatt. Du brauchst sie später für die Stornoquote je Vorlaufklasse.
Vorlauf berechnen
Ziehe in einer neuen Spalte das Buchungsdatum vom Anreisedatum ab und formatiere das Ergebnis als Zahl, nicht als Datum.
Saison zuordnen
Ordne jede Buchung über das Anreisedatum deiner Preisstufe zu, etwa Hauptsaison, Nebensaison, Winter. Wie du Stufen festlegst, beschreibt der Ratgeber zu Saisonpreisen.
Vorlaufklasse bilden
Teile in Klassen ein: 0 bis 7 Tage, 8 bis 14, 15 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage.
Pivot-Tabelle bauen
Lege Kanal in die Spalten und Saison in den Filter, und zähle die Buchungen je Klasse. Den Median je Gruppe rechnest du mit der Funktion MEDIAN auf dem jeweils gefilterten Bereich.
Die Auswertungsvorlage nach Kanal und Saison
Die Vorlage hat für jede Gruppe aus Kanal und Saison dieselben Kennzahlen. Sie passt auf eine Seite und lässt sich jedes Quartal neu füllen.
Der Median ist der mittlere Wert einer Reihe: Die Hälfte der Buchungen hat einen kürzeren, die andere Hälfte einen längeren Vorlauf. Er ist robuster als der Durchschnitt. Ein Stammgast, der beim Abreisen schon das nächste Jahr bucht, zieht den Durchschnitt hoch, den Median verändert er kaum.
Lege vorab fest, ob eine Mehrzimmerbuchung als eine Buchung oder als mehrere Zimmernächte zählt, und bleibe dabei. Sonst sind die Jahre nicht vergleichbar.
| Kennzahl | Berechnung | Was sie zeigt |
|---|---|---|
| Anzahl Buchungen | Zeilen der Gruppe nach Abzug der Stornierungen | Ob die übrigen Werte tragen: unter etwa 30 nur als Tendenz lesen |
| Median Vorlauf | Mittlerer Wert der Vorlauftage | Wann der typische Gast bucht |
| Anteil bis 7 Tage | Buchungen mit 0 bis 7 Tagen geteilt durch alle Buchungen der Gruppe | Wie viel Nachfrage erst kurz vor der Anreise entsteht |
| Anteil über 60 Tage | Buchungen mit mehr als 60 Tagen geteilt durch alle Buchungen der Gruppe | Wie viel Nachfrage früh gesichert ist |
| Stornoquote je Klasse | Stornierte Buchungen einer Klasse geteilt durch alle Buchungen derselben Klasse | Ob frühe Buchungen häufiger wieder entfallen |
Rechenbeispiel: Hotel Nordlicht im Sommer und im Winter
Angenommen, das Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern wertet die bestätigten Buchungen mit Anreise von Juni bis August und von November bis Februar aus. Die Zahlen in der Tabelle sind ein Beispiel und kein Branchenwert.
Im Sommer zeigen sich zwei Profile. Direktgäste buchen mit einem Median von 38 Tagen, gut ein Viertel kommt mehr als 60 Tage vorher. Portalgäste buchen mit einem Median von 21 Tagen deutlich später.
Im Winter rückt alles näher an die Anreise. 44 Prozent der Portalbuchungen entstehen in der letzten Woche vor dem Aufenthalt, im Direktkanal sind es 35 Prozent. Ein einziger Wert über alle 420 Buchungen hätte keines dieser vier Profile gezeigt.
| Gruppe | Buchungen | Median Vorlauf | Bis 7 Tage | Über 60 Tage |
|---|---|---|---|---|
| Sommer, direkt | 90 | 38 Tage | 11 % | 26 % |
| Sommer, Portale | 150 | 21 Tage | 18 % | 9 % |
| Winter, direkt | 40 | 14 Tage | 35 % | 5 % |
| Winter, Portale | 140 | 9 Tage | 44 % | 3 % |
Was das Hotel Nordlicht daraus ableitet
Für den Sommer müssen die Preise feststehen, bevor die Frühbucher im Direktkanal buchen. Eine Erhöhung, die erst im Juli greift, erreicht nur noch Gäste mit kurzem Vorlauf. Die Inhaberin legt die Sommerpreise deshalb im Spätherbst des Vorjahres fest und prüft sie im Frühjahr.
Im Winter gilt das Gegenteil. Weil die Hälfte der Portalgäste erst in den letzten neun Tagen bucht, gibt es früh wenig Anhaltspunkte. Die Rezeption prüft die Preise für die nächsten 14 Tage deshalb jede Woche und senkt oder erhöht sie nach der tatsächlichen Auslastung.
Die Gruppe Winter, direkt hat nur 40 Buchungen. Das Hotel liest ihre Werte als Tendenz und fasst sie bei der nächsten Auswertung mit einem zweiten Winter zusammen.
Vom Befund zur Preisentscheidung
Jeder Befund aus der Vorlage führt zu einer Entscheidung mit Datum. Die Tabelle zeigt typische Zuordnungen. Sie sind Ausgangspunkte zum Testen und keine Richtwerte, die für jedes Haus gelten.
Der Vorlauf sagt, wann deine Gäste buchen. Ob der aktuelle Stand für einen bestimmten Termin gut ist, zeigt der Vergleich mit dem Vorjahr, wie ihn der Ratgeber zu Pickup und Pace beschreibt. Die Wochenroutine dazu findest du unter Revenue Management im Wochenrhythmus.
| Befund | Mögliche Entscheidung | Prüfe nach |
|---|---|---|
| Großer Anteil über 60 Tage im Direktkanal | Preise der Saison früh festlegen, eine Frühbucherrate zeitlich begrenzt anbieten | Anteil früher Buchungen und deren Durchschnittspreis im nächsten Jahr |
| Median unter 10 Tagen | Preise für die nächsten 14 Tage wöchentlich prüfen, Mindestaufenthalt in den letzten Tagen lockern | Auslastung der letzten 14 Tage vor der Anreise |
| Hohe Stornoquote bei Vorlauf über 60 Tage | Stornobedingungen oder Anzahlung für frühe Buchungen prüfen | Stornoquote je Vorlaufklasse im Folgejahr |
| Wochenenden früh gebucht, Wochentage kurzfristig | Mindestaufenthalt am Wochenende halten, Wochentage später bepreisen | Vorlauf nach Anreisewochentag |
| Median fällt gegenüber dem Vorjahr in derselben Saison | Früh gesetzte Preise vorsichtiger erhöhen, Pickup enger beobachten | Pace gegenüber dem Vorjahr |
Branchenwerte einordnen
Veröffentlichte Branchenwerte taugen als grobe Einordnung. Sie hängen von Jahr, Region, Hotelart und Datenbasis ab, und der Vorlauf deines Hauses kann deutlich abweichen.
Ein Beispiel liefert die Auswertung von Revinate zu den Jahren 2017 und 2018, die Hospitality Net 2019 meldete. Die Studie wertete rund 12 Millionen Reservierungen aus 600 Hotels aus. Weltweit lagen 48 Prozent der Reservierungen in der Woche vor der Anreise, in Europa 37 Prozent. Mehr als 60 Tage im Voraus buchten in Europa 16 Prozent.
Die Werte stammen aus der Zeit vor der Pandemie und sind sieben Jahre alt. Als Zielwert eignen sie sich nicht. Prüfe vor jeder Verwendung, ob es neuere Zahlen für deinen Markt gibt. Der wichtigste Vergleichswert bleibt dein eigenes Vorjahr in derselben Saison und demselben Kanal.
Fehlerquellen, die das Ergebnis verfälschen
Typische Fehler stecken im Export und in den Filtern, nicht in der Formel. Prüfe vor dem Lesen der Ergebnisse die folgenden Punkte.
Die Grenze von 30 Buchungen je Gruppe ist eine praktische Faustregel und keine Garantie. Je kleiner die Gruppe, desto stärker verändern einzelne Buchungen den Median.
Vor dem Lesen der Ergebnisse prüfen
- Das Buchungsdatum ist das Datum der Anlage und nicht das der letzten Änderung. Prüfe das an drei Buchungen, die du kennst.
- Stornierte Buchungen und No-Shows sind aus der Hauptauswertung entfernt und liegen in einem eigenen Blatt.
- Gruppen- und Firmenbuchungen mit Kontingent stehen getrennt, weil sie den Vorlauf einer Saison stark verschieben.
- Wiederbuchungen von Stammgästen, die beim Abreisen das nächste Jahr buchen, sind markiert.
- Für Mehrzimmerbuchungen ist festgelegt, ob sie als eine Buchung oder als Zimmernächte zählen, und die Regel gilt für alle Jahre gleich.
- Jede Gruppe hat etwa 30 Buchungen oder mehr, sonst ist sie als Tendenz gekennzeichnet.
- Messen, Feiertage und Ferienbeginn sind als Ereignisse vermerkt, damit ein auffälliger Wert erklärbar bleibt.
Die Auswertung im Quartalsrhythmus pflegen
Aktualisiere die Vorlage einmal pro Quartal, jeweils nach dem Ende einer Saison. Dann liegen alle Anreisen vor, und es fehlen keine späten Buchungen im Ergebnis.
Speicher jede Auswertung mit Datum und notiere daneben, was du aufgrund des Befunds geändert hast. Im Hotel Nordlicht plant die Inhaberin dafür am ersten Montag nach Saisonende eine Stunde ein. Beim nächsten Durchgang sieht sie, ob die Änderung den Vorlauf oder den Durchschnittspreis bewegt hat.
Der Vorlauf gehört zu den Kennzahlen, die du nicht jede Woche brauchst. Wöchentlich schaust du auf Pickup und Auslastung, quartalsweise auf das Verhalten deiner Gäste.
Perguntas frequentes
Was ist ein guter Buchungsvorlauf im Hotel?
Einen allgemeingültigen guten Wert gibt es nicht. Der Vorlauf hängt von Lage, Gästeart, Kanal und Saison ab. Aussagekräftig ist der Vergleich mit deinem eigenen Vorjahr in derselben Saison und demselben Kanal.
Wie berechne ich den Buchungsvorlauf in Excel?
Ziehe das Buchungsdatum vom Anreisedatum ab, etwa mit der Formel =B2-A2, wenn das Anreisedatum in B2 und das Buchungsdatum in A2 steht. Formatiere die Spalte als Zahl. Den Median je Gruppe berechnest du mit der Funktion MEDIAN auf dem gefilterten Bereich.
Soll ich den Durchschnitt oder den Median verwenden?
Den Median, ergänzt um die Anteile je Vorlaufklasse. Einzelne sehr frühe Buchungen ziehen den Durchschnitt nach oben, während der Median den typischen Gast beschreibt.
Wie viele Buchungen brauche ich für eine Auswertung?
Als Faustregel etwa 30 je Gruppe aus Kanal und Saison. Hat eine Gruppe weniger, fasse Portale zusammen oder ziehen ein zweites Jahr hinzu und lesen das Ergebnis als Tendenz.
Zähle ich stornierte Buchungen mit?
Nein, nicht in der Hauptauswertung. Werte Stornierungen getrennt aus und berechne die Stornoquote je Vorlaufklasse, um zu sehen, ob frühe Buchungen häufiger entfallen.
Wie oft sollte ich den Buchungsvorlauf auswerten?
Einmal pro Quartal, am besten nach dem Ende einer Saison. Pickup und Auslastung beobachtest du dagegen wöchentlich.
Fontes
- Hospitality Net: Revinate-Studie zu Buchungsvorlaufzeiten 2017 und 2018 (Meldung vom 11.02.2019), consultado em 14 de outubro de 2026
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