Fatture passive in hotel
Gestire le fatture passive dell'hotel in digitale, senza trascrizioni
STRYK riceve le fatture dei fornitori in formato XRechnung, lo standard tedesco, e Factur-X, le verifica e prepara la registrazione come fatture passive. Approvazione e pagamento li decidi tu.
- Ricezione di XRechnung (UBL/CII) e Factur-X
- Nessuna approvazione automatica, nessun pagamento automatico
- Documenti cartacei con originale in allegato
In breve
La gestione digitale delle fatture passive significa che una fattura arriva come file strutturato e non viene trascritta a mano. STRYK riceve XRechnung (UBL/CII) e Factur-X, verifica il file e, dopo il controllo, lo registra come fattura passiva. I documenti non validi restano trattenuti. Approvazione e pagamento spettano al tuo team. La funzione è inclusa nel prezzo base, formato da quota base e importo per camera, senza commissioni per fattura.
Aggiornato
Quanto tempo costa oggi la gestione delle fatture dei fornitori
Se cucina, fornitore di bevande e manutenzione inviano fatture ogni mese, pagarle richiede poco tempo. Costoso è tutto ciò che viene prima.
- Oggi
La fattura delle bevande è arrivata all'indirizzo acquisti, quella della lavanderia alla reception e quella della manutenzione nella casella della titolare. A fine mese cerchi in tre cartelle e due caselle di posta, finché lo studio commercialista non ha i giustificativi.
Con STRYKLe fatture elettroniche verifichi compaiono come fatture passive tra i documenti di acquisto. I documenti cartacei e PDF li inserisci a mano e alleghi l'originale. Il back office lavora da un unico elenco.
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Il fornitore sollecita una fattura che hai già pagato. Oppure il contrario: la stessa fattura della carne esiste come PDF in allegato e come copia cartacea, e finiscono entrambe nella pila dei pagamenti.
Con STRYKOgni fattura acquisita è una voce con uno stato. Prima dell'approvazione vedi cosa è già stato registrato per quel fornitore. Il controllo dei duplicati resta un tuo compito in fase di approvazione.
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Una fattura elettronica arriva come file XML che nessuno può leggere. La contabilità non lo apre, chiede un PDF e riscrive importo, data e numero di fattura.
Con STRYKSTRYK legge da sé XRechnung (UBL/CII) e Factur-X e mostra il risultato come una normale fattura. Il contenuto del file viene verificato prima che nasca una fattura passiva. Nulla viene riscritto.
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Martedì in ufficio: quattro fornitori, un file non valido
Un esempio da una struttura con 30 camere. La contabile lavora due volte alla settimana sulle fatture passive, la titolare approva.
Verificare le nuove fatture elettroniche
Quattro fornitori hanno inviato fatture elettroniche: bevande, lavanderia, servizio caffè, manutenzione. La contabile importa i file tra i documenti di acquisto. I documenti che superano la verifica sono pronti per essere acquisiti.
Riconoscere un file non valido
La fattura del servizio caffè non supera la verifica e resta trattenuta. La contabile lo vede prima che venga registrato qualcosa. Chiede al fornitore un file corretto.
Acquisire come fatture passive
La contabile acquisisce le tre fatture verificate come fatture passive. Fornitore, numero di fattura, data e importi provengono dal file. Non deve riscrivere nulla.
La titolare approva
La titolare controlla gli importi rispetto a bolla di consegna e ordine. Approva ciò che è corretto. STRYK non effettua alcun pagamento. Il bonifico lo predispone il team come sempre, in banca.
Importare l'estratto conto
Nel pomeriggio la contabile carica l'estratto conto in formato CAMT.053. Per gli addebiti di bevande e lavanderia STRYK propone fatture aperte che potrebbero corrispondere. Ogni abbinamento lo conferma lei.
Documenti del mese allo studio commercialista
I giornali partono verso lo studio commercialista in formato DATEV, BMD, CSV o Excel, su richiesta con pacchetto di giustificativi. Lo studio riceve le fatture verificate nel sistema.
Cosa STRYK gestisce per le fatture passive
Il percorso va dal file fino allo studio commercialista. Per ogni funzione è indicato in quale punto interviene il tuo team.
Ricevere e verificare le fatture elettroniche
STRYK riceve le fatture dei fornitori in formato XRechnung (UBL/CII) e Factur-X e verifica il file. I documenti che non superano la verifica vengono trattenuti. I documenti cartacei e PDF si inseriscono nella stessa area a mano, con l'originale in allegato.
Leggi di piùAcquisizione come fattura passiva
Dopo una verifica superata, la fattura elettronica diventa una fattura passiva. I dati già presenti nel file non devono essere inseriti di nuovo. Approvazione e pagamento restano esplicitamente al team.
Leggi di piùAbbinamento con la banca
Importi gli estratti conto in formato CAMT.053 (e CAMT.052/054) o CSV. STRYK propone abbinamenti con le fatture aperte. Non esiste un collegamento diretto con la banca: l'importazione è un import di file.
Leggi di piùGiornale mensile per lo studio
La consegna mensile avviene come giornale DATEV, BMD, CSV o Excel, facoltativamente con pacchetto di giustificativi. L'archivio di controllo supporta la conservazione secondo i termini in Austria (7 anni) e in Germania (10 anni).
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Fatture passive con e senza sistema collegato
A sinistra il percorso di una fattura del fornitore tra caselle di posta e scrivanie, a destra lo stesso percorso in STRYK. In entrambe le colonne approvazione e pagamento restano al team.
| Attività | Casella di posta, cartelle, ricopiatura | Con STRYK |
|---|---|---|
| Ricevere la fattura | Carta, allegati PDF e file XML da più caselle di posta e dalla reception. | XRechnung e Factur-X vengono ricevute e verificate. I documenti cartacei e PDF si inseriscono a mano, con l'originale in allegato. |
| Inserire i dati | Fornitore, numero, data e importi digitati a mano in un foglio di calcolo o in un gestionale contabile. | I dati provengono dal file verificato e confluiscono nella fattura passiva. |
| Fattura difettosa | Spesso emerge solo in fase di registrazione o presso lo studio. | I documenti non validi vengono trattenuti prima che nasca una fattura passiva. |
| Approvazione | La fattura passa su carta da una scrivania all'altra o via inoltro. | L'approvazione resta compito del tuo team. STRYK non approva nulla automaticamente. |
| Pagamento | Bonifico nell'home banking. | Invariato. STRYK non effettua pagamenti e non è collegato al tuo conto bancario. |
| Riconciliazione con la banca | Estratto conto ed elenco delle fatture affiancati. | Importare l'estratto come file, confermare o modificare le proposte di abbinamento. |
| Fine mese con lo studio | Cartelle, allegati di posta ed elenco Excel a fine mese. | Giornale in DATEV, BMD, CSV o Excel, facoltativamente con pacchetto di giustificativi. |
Un prezzo che cresce con la vostra struttura
La gestione delle fatture passive rientra nelle funzioni finanziarie del prezzo base. Non ci sono commissioni per fattura e nessuna licenza aggiuntiva per gli utenti del back office, perché il numero di utenti è illimitato.
Prezzi nel dettaglio59 € canone base + 6 € per camera o unità al mese
Esempio con 30 camere239 €al mese
- 14 giorni di prova gratuita
- Nessun costo di attivazione
- Accompagnamento personale all'avvio
Netto, fatturazione annuale. Nel primo anno contrattuale sconto del 20% sul canone base.
Come introdurre le fatture passive in STRYK
Cambia il percorso delle fatture passo dopo passo. I fornitori esistenti continuano a inviare come prima finché non passi al nuovo sistema.
Chiedere ai fornitori il formato
Verifica con il back office quali fornitori inviano già XRechnung o Factur-X. I grandi grossisti di bevande e della ristorazione collettiva passano spesso al digitale prima delle piccole aziende artigiane.
Configurare insieme
La configurazione è compresa nel prezzo base. Analizziamo con te come scorre oggi il percorso delle fatture nella struttura e adattiamo STRYK di conseguenza.
Iniziare con poche fatture
Nel primo mese fai passare da STRYK solo le fatture elettroniche di due o tre fornitori. Il tuo team impara verifica, acquisizione e approvazione su documenti reali.
Definire il formato con lo studio
Chiarisci con lo studio commercialista se desideri un giornale DATEV, BMD o CSV. La consegna avviene ogni mese, facoltativamente con pacchetto di giustificativi.
Domande frequenti
Quali formati di fattura elettronica può ricevere STRYK?
STRYK riceve XRechnung nelle sintassi UBL e CII e i Factur-X. Altri formati non fanno parte di questa funzione. Il file viene verificato prima che nasca una fattura passiva.
Cosa succede con una fattura elettronica difettosa?
Viene trattenuta e non acquisita come fattura passiva. Il tuo team vede che la verifica non è stata superata e può chiedere al fornitore un file corretto. La registrazione avviene solo dopo.
Una fattura viene pagata automaticamente?
No. STRYK non approva alcuna fattura in automatico e non effettua pagamenti. Approvazione e bonifico li fai tu o il tuo team. Non esiste nemmeno un collegamento con il conto bancario.
Come arrivano nel sistema i documenti cartacei o le fatture PDF?
A mano. In Contabilità → Pagamenti → Documenti di acquisto inserisci fornitore, numero del documento, data e importi, poi carichi l'originale come allegato. La ripresa senza trascrizione vale solo per XRechnung e Factur-X.
Come inviano i fornitori le fatture elettroniche a STRYK?
Come file in formato XRechnung (UBL/CII) o Factur-X. Chiedi ai fornitori di inviare il file strutturato e non solo un PDF. Il percorso con cui i file arrivano nei tuoi documenti di acquisto lo impostiamo insieme in fase di configurazione.
Lo studio commercialista riceve i documenti?
Sì. La consegna mensile avviene come giornale DATEV, BMD, CSV o Excel, su richiesta con pacchetto di giustificativi. Il formato di cui ha bisogno lo studio si stabilisce insieme al commercialista.
Chi registra le fatture passive nella contabilità?
Il tuo studio commercialista. STRYK acquisisce la fattura verificata come fattura passiva e la trasmette nel giornale mensile. Bilancio e bilancio d'esercizio restano allo studio.
Mostrateci la tua pila di fatture
Analizziamo insieme quali fornitori inviano fatture elettroniche e com'è il percorso fino allo studio commercialista in STRYK. Invia una richiesta per la prova di 14 giorni.