Portare i documenti in STRYK
Il filtro «Da verificare» mostra tutto ciò che non è ancora registrato. «Carica documenti» accetta foto, PDF e fatture elettroniche, fino a 20 file da 15 MB ciascuno. STRYK legge ogni documento e lo inserisce in «Documenti in arrivo».
Caricare un documento
- 01Caricare
Scegliere «Carica documenti» e trascinare i file nell’area di caricamento.
Ogni file mostra «Caricato». - 02Aprire per la verifica
Scegliere «Verifica» accanto al file.
L’originale è a sinistra, i campi riconosciuti a destra.
Ricevere documenti automaticamente
- «Configura la ricezione via e-mail»: STRYK importa gli allegati PDF e XML da una cartella della casella di posta; collegare la casella in Impostazioni → Comunicazione
- Facoltativamente accettare solo mittenti approvati
- «Trasferimento automatico» crea bozze per le fatture elettroniche convalidate di fornitori selezionati; non approva, non registra e non paga mai
Verificare e registrare
Confrontare fornitore, numero del documento fornitore, data del documento, scadenza e valuta con l’originale. Un fornitore mancante si può creare dal documento. Categoria e centro di costo provengono dalle impostazioni predefinite del fornitore; verificarli. Le modifiche ai valori riconosciuti vengono registrate automaticamente.
| Pulsante | Quando | Risultato |
|---|---|---|
| «Verifica e registra» | Tutti i valori corrispondono all’originale. | Stato Registrato, oppure in attesa di approvazione. |
| «Solo acquisire» | Qualcosa non è ancora chiaro. | Stato Bozza, visibile in Da verificare. |
| «Rifiuta» | Doppione o documento non Suo. | Rifiutato nei documenti in arrivo, non registrato. |
| «Inizia la revisione» | L’importo o la prestazione è contestato. | Stato In corso di revisione; escluso dalle esecuzioni di pagamento. |
Suddividere aliquote IVA miste
In «Importi per aliquota» ogni aliquota richiede una propria riga con importo netto, categoria e tipo d’imposta; «Aggiungi aliquota» aggiunge la successiva. Se lo scontrino riporta un importo d’imposta diverso, usare quello dello scontrino. STRYK registra solo se il totale corrisponde al documento.
Già pagato in contanti o con carta
Se il documento è stato pagato al momento dell’acquisto, spuntare «Già pagato» prima della registrazione e inserire metodo, data e riferimento del pagamento. STRYK registra insieme documento e pagamento. Per un pagamento successivo usare «Registrare il pagamento» nel documento. In entrambi i casi si registra solo un pagamento; non viene trasferito alcun denaro.
Mantenere ordinati i fornitori
In «Fornitori» si gestisce ogni fornitore una sola volta. Un IBAN mancante o non valido è contrassegnato con «Verificare l’IBAN» e blocca le esecuzioni di pagamento. «Archivia» conserva tutti i documenti e i pagamenti.
Anagrafica fornitori
- Nome breve, ragione sociale e partita IVA
- Termini di pagamento in giorni
- IBAN e BIC
- Categoria abituale e centro di costo predefinito; precompilano ogni nuovo documento
Pagare le fatture in scadenza con un’esecuzione di pagamento
In «Pagare» si vedono le fatture fornitori aperte per scadenza. Un’esecuzione di pagamento raggruppa le fatture in EUR in scadenza in un file SEPA (pain.001) per l’home banking. Il pagamento viene registrato solo quando l’uscita bancaria è confermata nella riconciliazione bancaria.
Creare un’esecuzione di pagamento
- 01Caricare le fatture in scadenza
Scegliere «Crea esecuzione di pagamento», impostare «Scadenza fino al» ed «Esecuzione» e scegliere «Carico in scadenza».
Compaiono tutte le fatture in scadenza con IBAN. - 02Selezionare e verificare
Selezionare le fatture, adeguare se necessario gli importi parziali e scegliere «Controlla».
«Pronto per creare» con totale e numero di fatture. - 03Creare e approvare
Scegliere «Crea esecuzione di pagamento» e poi «Approvare».
Stato «Approvato». - 04Scaricare il file SEPA
Scegliere «Crea XML SEPA» e «Scarica XML SEPA»; caricare il file nel Suo home banking.
Stato «Esportato»; le fatture restano aperte finché l’uscita bancaria non è confermata.
Correggere un documento registrato
Un documento registrato senza pagamento si annulla con «Stornare documento e registrazione» e un motivo. Se esiste un pagamento, stornare prima il pagamento; il denaro già trasferito non viene recuperato. Una nota di credito del fornitore si acquisisce come documento a sé e si compensa con «Compensa nota di credito»; non si muove denaro.
