1. Oggetto e ruoli

Il Cliente è titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, n. 7, GDPR per i dati personali che egli o i suoi utenti trattano in STRYK (« Dati del trattamento »). Nextpulse tratta i Dati del trattamento in qualità di responsabile del trattamento.

Oggetto del trattamento sono la messa a disposizione, l'esercizio, la manutenzione, il backup e il supporto di STRYK ai sensi del contratto principale, inclusi i contratti di prova.

Per scopi propri (gestione contrattuale, fatturazione, account di identità presso Nextpulse ID, sicurezza della piattaforma, difesa da abusi e tutela dei diritti) Nextpulse agisce come titolare autonomo del trattamento; tali trattamenti sono descritti nell'informativa sulla privacy.

2. Durata

L'accordo vale per la durata del contratto principale, compreso il periodo di transizione e di recupero dopo la fine del contratto, e oltre, finché Nextpulse tratta Dati del trattamento, fino alla loro cancellazione ai sensi del punto 14.

3. Natura e finalità del trattamento

Natura del trattamento: raccolta, registrazione, conservazione, organizzazione, adattamento, consultazione, utilizzo, trasmissione a destinatari selezionati dal Cliente, raffronto, limitazione, backup, ripristino e cancellazione. La finalità è la prestazione delle funzioni utilizzate dal Cliente, in particolare:

gestione alberghiera: prenotazioni, camere, occupazione, housekeeping, profili degli ospiti, fatture, stato dei pagamenti, registrazioni contabili, analisi e organizzazione del personale;
Booking Engine, sito web per gli ospiti, check-in online, portale ospiti e chiosco, compresa la raccolta di dati di registrazione e di documenti d'identità, nella misura in cui il Cliente attiva tali funzioni;
comunicazione con gli ospiti via e-mail e in ulteriori canali, comprese analisi basate sull'IA, proposte di risposta e risposte automatiche, se attivate;
distribuzione di disponibilità, prezzi e prenotazioni tramite il channel manager, se attivato;
collegamento di sistemi di pagamento, cassa, banca e altri sistemi, se attivati dal Cliente;
trasferimento di dati da sistemi precedenti, analisi degli errori, supporto e misure di sicurezza, nella misura necessaria per la prestazione.

4. Interessati e categorie di dati

Ospiti, accompagnatori di viaggio, prenotanti e interessati: dati di identità e di contatto, dati di soggiorno e di prenotazione, preferenze, contenuti delle comunicazioni, dati su fatture e stato dei pagamenti, dati di notifica alle autorità e dati del registro ospiti;
Dati dei documenti d'identità: indicazioni tratte da documenti di viaggio e riproduzioni di documenti d'identità, nella misura in cui il Cliente utilizza la relativa funzione;
Collaboratori e utenti del Cliente: nome, dati di contatto, ruolo, assegnazione di servizio e compiti, registri di attività e di accesso;
Contatti commerciali, clienti business, fornitori e partner: dati anagrafici, di contatto, contrattuali e di fatturazione;
Categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR, ad esempio informazioni sanitarie nelle richieste degli ospiti, solo se il Cliente decide di rilevare tali dati e dispone di una base giuridica per farlo;
Non vengono trattati numeri di carta completi, codici di controllo delle carte né credenziali di online banking; i mezzi di pagamento sono trattati dal fornitore di servizi di pagamento del Cliente.

5. Istruzioni

Nextpulse tratta i Dati del trattamento solo su istruzione documentata del Cliente, anche con riguardo al trasferimento verso Paesi terzi, salvo che Nextpulse sia tenuta al trattamento dal diritto dell'Unione o dal diritto di uno Stato membro; in tal caso Nextpulse comunica al Cliente tali requisiti giuridici prima del trattamento, salvo che il diritto vieti tale comunicazione.

Il contratto principale, il presente accordo nonché la configurazione e l'utilizzo delle funzioni da parte del Cliente costituiscono le istruzioni. Le istruzioni individuali sono impartite in forma testuale.

Se Nextpulse ritiene che un'istruzione violi le norme sulla protezione dei dati, ne informa senza indugio il Cliente e può sospendere l'esecuzione fino alla conferma o alla modifica dell'istruzione.

6. Riservatezza

Nextpulse garantisce che le persone autorizzate al trattamento si sono impegnate alla riservatezza o sono soggette a un adeguato obbligo legale di segreto. Gli accessi ai Dati del trattamento avvengono solo nella misura necessaria per l'esercizio, la sicurezza o il supporto. Le misure di supporto modificative nella gestione della piattaforma sono registrate con motivazione.

7. Sicurezza del trattamento

Nextpulse adotta le misure tecniche e organizzative necessarie ai sensi dell'art. 32 GDPR. Esse sono descritte al punto 17. Nextpulse può adeguare le misure al progresso tecnico, purché il livello di protezione non venga abbassato.

8. Subresponsabili del trattamento

Il Cliente autorizza in via generale l'incarico alle imprese indicate nell'elenco dei subresponsabili del trattamento. Nextpulse informa il Cliente in forma testuale almeno 30 giorni prima dell'incarico di un nuovo subresponsabile del trattamento o della sostituzione di uno esistente.

Il Cliente può opporsi alla modifica entro 14 giorni dal ricevimento dell'informazione, in forma testuale, per un motivo grave di protezione dei dati. Le parti si adoperano per una soluzione consensuale. Se questa non si raggiunge, il Cliente può disdire il contratto o la parte di contratto interessata alla data dell'impiego; i corrispettivi pagati in anticipo per il periodo successivo vengono rimborsati pro rata.

Se una sostituzione è necessaria a breve termine per la difesa da un pericolo acuto per la sicurezza o la disponibilità, Nextpulse informa senza indugio a posteriori; valgono di conseguenza il diritto di opposizione e di disdetta.

Nextpulse impone contrattualmente a ciascun subresponsabile del trattamento, in sostanza, gli stessi obblighi di protezione dei dati stabiliti nel presente accordo e risponde nei confronti del Cliente del loro rispetto.

9. Diritti degli interessati

Nextpulse assiste il Cliente con misure tecniche e organizzative adeguate nel dare seguito alle richieste degli interessati, in primo luogo mediante le funzioni disponibili in STRYK, in particolare per la rettifica, l’esportazione dei dati e la cancellazione o anonimizzazione dei profili degli ospiti. Se tali funzioni non sono sufficienti per una richiesta, Nextpulse, su richiesta del Cliente, mette a disposizione entro dieci giorni lavorativi i dati dell’interessato trattati per conto del Cliente in un formato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, oppure li cancella. Se un interessato si rivolge direttamente a Nextpulse, Nextpulse inoltra la richiesta al Cliente entro cinque giorni lavorativi e non vi risponde direttamente, salvo obbligo di legge.

10. Supporto in materia di sicurezza, valutazione d'impatto e consultazione

Tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, Nextpulse assiste il Cliente nel rispetto degli obblighi di cui agli artt. da 32 a 36 GDPR, in particolare fornendo informazioni per una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e in caso di consultazioni preventive dell'autorità di controllo.

Prestazioni di supporto che vanno oltre la messa a disposizione di informazioni e funzioni esistenti e non sono causate da una violazione di Nextpulse possono essere fatturate da Nextpulse, previa informazione, a tariffe adeguate.

11. Violazioni della protezione dei dati personali

Nextpulse comunica al Cliente una violazione della protezione dei Dati del trattamento senza indugio, e comunque entro 48 ore da quando ne è venuta a conoscenza. La comunicazione è inviata all'indirizzo di contatto depositato dal Cliente.

La comunicazione contiene, per quanto disponibili, una descrizione della natura della violazione, delle categorie e del numero approssimativo degli interessati e dei record di dati, delle probabili conseguenze e delle misure adottate o proposte, nonché un punto di contatto. Le informazioni non ancora disponibili vengono fornite senza indugio successivamente.

La decisione sulle notifiche all'autorità di controllo e sulle comunicazioni agli interessati spetta al Cliente. Una comunicazione non costituisce riconoscimento di una violazione di obblighi.

12. Luoghi di trattamento e trasferimenti verso Paesi terzi

I Dati del trattamento sono trattati prevalentemente nell'Unione europea o nello Spazio economico europeo. Alcuni subresponsabili del trattamento trattano dati anche in Paesi terzi, in particolare negli Stati Uniti; l'elenco dei subresponsabili del trattamento indica luogo e base del trasferimento per ciascun fornitore.

I trasferimenti verso Paesi terzi avvengono solo alle condizioni degli artt. 44 e seguenti GDPR, in particolare sulla base di una decisione di adeguatezza, come l'EU-US Data Privacy Framework per destinatari certificati, oppure delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, comprese le misure supplementari necessarie. Ove si utilizzi una decisione di adeguatezza, Nextpulse concorda, ove possibile, clausole contrattuali tipo come base integrativa.

13. Prove e controlli

Nextpulse mette a disposizione del Cliente tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto del presente accordo, in particolare una descrizione aggiornata delle misure tecniche e organizzative e le prove disponibili dei subresponsabili del trattamento.

Il Cliente o un revisore da lui incaricato, vincolato alla riservatezza e non concorrente di Nextpulse, può effettuare verifiche comprese ispezioni. Verifiche periodiche avvengono al massimo una volta l'anno con un preavviso di almeno 30 giorni. In caso di violazione della protezione dei Dati del trattamento, di un provvedimento dell'autorità di controllo o di indizi concreti di una violazione sono ammesse verifiche aggiuntive con un preavviso adeguato.

Le verifiche si svolgono durante gli orari d'ufficio, senza perturbare in modo sproporzionato l'esercizio e nel rispetto della riservatezza dei dati di altri clienti. Il Cliente sostiene i propri costi; se la verifica rileva una violazione sostanziale da parte di Nextpulse, i costi ragionevoli sono a carico di Nextpulse.

14. Restituzione e cancellazione

Durante la durata del contratto il Cliente può richiamare i Dati del trattamento tramite le funzioni di esportazione disponibili. Dopo la fine del contratto Nextpulse tiene a disposizione i Dati del trattamento durante il periodo di transizione e di recupero secondo le CGC B2B-SaaS ai fini della restituzione; se l'accesso a STRYK non è più disponibile, Nextpulse mette a disposizione su richiesta un'esportazione.

Scaduto il periodo di recupero, Nextpulse cancella senza indugio i Dati del trattamento, al più tardi entro 90 giorni, salvo che il diritto dell'Unione o di uno Stato membro obblighi Nextpulse stessa alla conservazione. Sussistendo tale obbligo, Nextpulse blocca i dati interessati e li tratta solo per tale finalità. I backup vengono sovrascritti nel normale ciclo di backup, al più tardi entro 90 giorni, e fino ad allora non vengono più utilizzati per l'esercizio corrente. Su richiesta Nextpulse conferma la cancellazione in forma testuale.

Gli obblighi legali di conservazione del Cliente, ad esempio ai sensi del BAO, dell'UGB o della legge sull'anagrafe (Meldegesetz), gravano sul Cliente, che li adempie sulla base della restituzione ovvero delle esportazioni. Nextpulse non conserva i Dati del trattamento per conto del Cliente dopo la fine del contratto, salvo che il Cliente incarichi espressamente tale conservazione come prestazione separata con durata determinata. I dati contrattuali, di fatturazione e di prova propri di Nextpulse non sono Dati del trattamento.

15. Dati anonimizzati

Nextpulse può anonimizzare i Dati del trattamento nella misura necessaria per la messa a disposizione, la protezione e il miglioramento di STRYK, e utilizzare i dati anonimizzati senza alcuna deduzione su persone fisiche o sul singolo cliente. I Dati del trattamento non vengono utilizzati per l'addestramento di modelli di IA.

16. Precedenza e responsabilità

Per le questioni di protezione dei dati il presente accordo prevale sugli altri documenti contrattuali, ad eccezione delle disposizioni individuali che fanno espressamente riferimento a una specifica disposizione del presente accordo; una deroga all'art. 28 GDPR a danno del Cliente non è pattuita.

La responsabilità inderogabile secondo il GDPR non viene esclusa né limitata. Nel rapporto tra le parti il regresso è disciplinato dall'art. 82, par. 5, GDPR; per questo e per il resto valgono le disposizioni di responsabilità delle CGC B2B-SaaS, comprese le loro limitazioni in caso di colpa lieve.

17. Allegato: misure tecniche e organizzative

Le misure seguenti descrivono lo stato attuale. Sono verificate e sviluppate regolarmente.

Separazione dei clienti: i dati di ciascun cliente sono contrassegnati in base al cliente; il database impone la separazione, in aggiunta alla logica applicativa, tramite politiche di sicurezza a livello di riga (Row Level Security), che non possono essere aggirate per il ruolo applicativo.
Controllo degli accessi: accesso degli utenti tramite Nextpulse ID con OpenID Connect; supporto di un secondo fattore; per azioni amministrative sensibili della gestione della piattaforma è richiesto un nuovo accesso con secondo fattore. Gli account dispositivo per le funzioni chiosco sono limitati al rispettivo esercizio.
Controllo dell'accesso ai dati: autorizzazioni basate sui ruoli secondo il principio di necessità, con verifica lato server di ogni richiesta; accessi non assegnati vengono respinti. Le misure di supporto avvengono tramite la gestione della piattaforma; le misure modificative richiedono una motivazione e vengono registrate.
Controllo della trasmissione: gli accessi a STRYK via Internet avvengono esclusivamente cifrati tramite TLS. Le e-mail sono trasmesse con cifratura del trasporto, nella misura in cui il server ricevente la supporti. Le credenziali di accesso per sistemi di terzi collegati sono memorizzate cifrate.
Cifratura dei dati a riposo: i backup sono memorizzati cifrati. Per contenuti particolarmente bisognosi di tutela, come riproduzioni di documenti d'identità, Nextpulse raccomanda di limitare la raccolta a quanto legalmente necessario e di stabilire termini di cancellazione.
Termini di cancellazione: per i dati dell'online check-in, compresi i dati dei documenti d'identità rilevati, il Cliente può stabilire in STRYK un termine di cancellazione. Di default non è attivato; la definizione dei termini di cancellazione spetta al Cliente in qualità di titolare.
Caricamenti: i file caricati vengono verificati alla ricerca di malware prima del trattamento.
Controllo dell'input e registrazione: registrazione dei processi rilevanti per la sicurezza e per l'attività; i registri non contengono password, token o segreti di accesso.
Controllo della disponibilità: backup giornalieri cifrati, memorizzati in un luogo separato dall'esercizio produttivo; procedure di ripristino documentate; limitazione delle interrogazioni anonime per prevenire sovraccarichi e abusi.
Separazione dei trattamenti: separazione degli ambienti di sviluppo, test e produzione; nessuna credenziale di accesso produttiva nel codice sorgente.
Misure organizzative: impegno alla riservatezza, limitazione degli accessi amministrativi alle persone autorizzate, procedure per gli aggiornamenti di sicurezza e per la gestione degli incidenti di sicurezza.