Adatfeldolgozási megállapodás a STRYK-hoz.

1. Tárgy és szerepkörök

Az Ügyfél a GDPR 4. cikk 7. pontja szerinti adatkezelő azon személyes adatokra vonatkozóan, amelyeket ő vagy felhasználói a STRYK-ban kezelnek („megbízási adatok”). A Nextpulse megbízási adatokat adatfeldolgozóként kezel.

A kezelés tárgya a STRYK biztosítása, üzemeltetése, karbantartása, mentése és támogatása a főszerződés szerint, beleértve a tesztszerződéseket is.

Saját céljaira – szerződéskezelés, számlázás, a Nextpulse ID identitásfiókok, a platform biztonsága, visszaélések elhárítása és jogérvényesítés – a Nextpulse saját adatkezelőként jár el; ezeket az adatkezeléseket az adatvédelmi nyilatkozat írja le.

2. Időtartam

A megállapodás a főszerződés időtartamára, beleértve a szerződés megszűnése utáni átmeneti és lehívási időszakot is, érvényes, továbbá mindaddig, amíg a Nextpulse megbízási adatokat kezel, a 14. pont szerinti törlésig.

3. A kezelés jellege és célja

A kezelés jellege: gyűjtés, rögzítés, tárolás, rendezés, módosítás, lekérdezés, felhasználás, az Ügyfél által kiválasztott címzetteknek történő továbbítás, összevetés, korlátozás, mentés, helyreállítás és törlés. A cél az Ügyfél által használt funkciók biztosítása, különösen:

• szállodai menedzsment: foglalások, szobák, foglaltság, housekeeping, vendégprofilok, számlák, fizetési állapot, pénzügyi könyvelési tételek, kiértékelések és munkatársi szervezés;
• Booking Engine, vendégwebhely, online bejelentkezés, vendégportál és kioszk, beleértve a bejelentési és igazolványadatok rögzítését, amennyiben az Ügyfél ezeket a funkciókat aktiválta;
• vendégkommunikáció e-mailben és további csatornákon, beleértve az MI-alapú elemzést, válaszjavaslatokat és automatikus válaszokat, amennyiben aktiválták;
• elérhetőségek, árak és foglalások terjesztése a Channel Manageren keresztül, amennyiben aktiválták;
• fizetési, pénztár-, bank- és egyéb rendszerek csatlakoztatása, amennyiben az Ügyfél aktiválta azokat;
• adatátvétel előrendszerekből, hibaelemzés, támogatás és biztonsági intézkedések, amennyiben a szolgáltatás nyújtásához szükségesek.

4. Érintett személyek és adatkategóriák

• Vendégek, társutazók, foglalók és érdeklődők: azonosító- és kapcsolattartási adatok, tartózkodási és foglalási adatok, preferenciák, kommunikációs tartalmak, számlázási és fizetési állapotadatok, bejelentési és vendégnyilvántartási adatok.
• Igazolványadatok: úti okmányokból származó adatok és igazolványok képei, amennyiben az Ügyfél a megfelelő funkciót használja.
• Az Ügyfél munkatársai és felhasználói: név, elérhetőségek, szerepkör, munkaköri és feladatkiosztás, tevékenységi és hozzáférési naplók.
• Üzleti kapcsolatok, vállalati ügyfelek, beszállítók és partnerek: törzs-, kapcsolattartási, szerződési és számlázási adatok.
• A GDPR 9. cikke szerinti személyes adatok különleges kategóriái, például egészségügyi adatok a vendégkérésekben, kizárólag akkor, ha az Ügyfél úgy dönt, hogy ilyen adatokat rögzít, és ehhez jogalappal rendelkezik.
• Teljes bankkártyaszámok, kártyaellenőrző kódok és online banki hozzáférési adatok nem kerülnek kezelésre; a fizetési eszközöket az Ügyfél fizetési szolgáltatója kezeli.

5. Utasítások

A Nextpulse a megbízási adatokat kizárólag az Ügyfél dokumentált utasítására kezeli, beleértve a harmadik országba történő továbbítást is, kivéve, ha az uniós jog vagy valamely tagállam joga a kezelésre kötelezi; ebben az esetben a Nextpulse a kezelés előtt tájékoztatja az Ügyfelet e jogi követelményekről, amennyiben a jog ezt nem tiltja.

A főszerződés, ez a megállapodás, valamint az Ügyfél által végzett beállítás és funkcióhasználat minősülnek utasításnak. Az egyedi utasításokat szövegformában kell megadni.

Ha a Nextpulse úgy látja, hogy valamely utasítás sérti az adatvédelmi előírásokat, haladéktalanul tájékoztatja az Ügyfelet, és az utasítás végrehajtását felfüggesztheti addig, amíg az utasítást meg nem erősítik vagy nem módosítják.

6. Titoktartás

A Nextpulse biztosítja, hogy a kezelésre jogosult személyek titoktartásra kötelezettek, vagy megfelelő jogszabályi titoktartási kötelezettség alá esnek. A megbízási adatokhoz való hozzáférés kizárólag akkor történik, ha az üzemeltetés, a biztonság vagy a támogatás ehhez szükséges. A platformkezelésben végzett módosító támogatási intézkedések indoklással együtt naplózásra kerülnek.

7. A kezelés biztonsága

A Nextpulse a GDPR 32. cikke szerint szükséges műszaki és szervezési intézkedéseket alkalmazza. Ezeket a 17. pont írja le. A Nextpulse az intézkedéseket a műszaki fejlődéshez igazíthatja, feltéve, hogy a védelmi szint nem csökken.

8. Alvállalkozó adatfeldolgozók

Az Ügyfél általános engedélyt ad az alvállalkozó adatfeldolgozók listájában megnevezett vállalkozások igénybevételére. A Nextpulse legalább 30 nappal az új alvállalkozó igénybevétele vagy egy meglévő alvállalkozó cseréje előtt szövegformában tájékoztatja az Ügyfelet.

Az Ügyfél a tájékoztatás kézhezvételétől számított 14 napon belül, lényeges adatvédelmi okból szövegformában tiltakozhat a változtatás ellen. A felek egyetértésre törekszenek. Ha ez nem sikerül, az Ügyfél az érintett szerződést vagy szerződésrészt az alkalmazás időpontjára felmondhatja; a később tartó időszakra előre kifizetett díjakat arányosan visszatérítik.

Ha a cserét egy akut biztonsági vagy rendelkezésre állási veszély elhárítása érdekében rövid határidőn belül kell elvégezni, a Nextpulse utólag, haladéktalanul tájékoztat; a tiltakozási és felmondási jog ennek megfelelően irányadó.

A Nextpulse minden alvállalkozó adatfeldolgozóra szerződésben lényegében ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket rója, mint amelyeket ez a megállapodás előír, és azok betartásáért az Ügyfél felé felel.

9. Az érintettek jogai

A Nextpulse megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel támogatja az Ügyfelet az érintettek kérelmeinek megválaszolásában, elsősorban a STRYK-ben elérhető funkciók révén, különösen a helyesbítés, az adatexport, valamint a vendégprofilok törlése vagy anonimizálása terén. Ha ezek a funkciók egy kérelemhez nem elegendők, a Nextpulse az Ügyfél kérésére tíz munkanapon belül szokásos, géppel olvasható formátumban rendelkezésre bocsátja, illetve törli az érintett megbízás alapján kezelt adatait. Ha az érintett közvetlenül a Nextpulse-hoz fordul, a Nextpulse a kérelmet öt munkanapon belül továbbítja az Ügyfélnek, és azt maga nem válaszolja meg, kivéve, ha jogszabály erre kötelezi.

10. Támogatás a biztonság, a hatásvizsgálat és a konzultáció terén

A Nextpulse a kezelés jellegét és a rendelkezésre álló információkat figyelembe véve támogatja az Ügyfelet a GDPR 32–36. cikke szerinti kötelezettségek teljesítésében, különösen az adatvédelmi hatásvizsgálathoz szükséges információk szolgáltatásával, valamint a felügyeleti hatósággal folytatott előzetes konzultáció során.

Azon támogatási szolgáltatásokért, amelyek túlmutatnak a meglévő információk és funkciók biztosításán, és amelyeket nem a Nextpulse jogsértése indokol, a Nextpulse előzetes tájékoztatás után észszerű díjtételek szerint számlázhat.

11. Személyes adatok védelmét sértő esetek

A Nextpulse a megbízási adatok védelmét sértő eseményt az Ügyfélnek haladéktalanul, legkésőbb azonban azon 48 órán belül jelenti, miután a Nextpulse tudomást szerzett róla. A bejelentést az Ügyfél által megadott kapcsolattartási címre küldi.

A bejelentés – amennyiben rendelkezésre áll – tartalmazza az esemény jellegének leírását, az érintett személyek és adatrekordok kategóriáit és hozzávetőleges számát, a valószínű következményeket, a megtett vagy javasolt intézkedéseket, valamint egy kapcsolattartót. A még nem rendelkezésre álló információkat haladéktalanul utólag közlik.

A felügyeleti hatóságnak tett bejelentésekről és az érintettek értesítéséről az Ügyfél dönt. A bejelentés nem minősül kötelezettségszegés elismerésének.

12. Kezelés helyei és harmadik országba történő továbbítás

A megbízási adatokat elsősorban az Európai Unióban vagy az Európai Gazdasági Térségben kezelik. Egyes alvállalkozó adatfeldolgozók harmadik országokban is kezelnek adatokat, különösen az Egyesült Államokban; az alvállalkozó adatfeldolgozók listája minden szolgáltatónál megnevezi a helyet és a továbbítás jogalapját.

Harmadik országba történő továbbítás kizárólag a GDPR 44. cikke és azt követő cikkeinek feltételei mellett történik, különösen az EU–USA adatvédelmi keret (EU-US Data Privacy Framework) szerinti megfelelőségi határozat alapján, a tanúsított címzettek esetén, vagy az Európai Bizottság általános szerződési feltételei alapján, a szükséges kiegészítő intézkedésekkel együtt. Ha megfelelőségi határozatot alkalmaznak, a Nextpulse – amennyiben lehetséges – kiegészítő jogalapként általános szerződési feltételeket köt.

13. Igazolások és ellenőrzések

A Nextpulse az Ügyfél rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely szükséges ennek a megállapodásnak a betartásának igazolásához, különösen a műszaki és szervezési intézkedések naprakész leírását, valamint az alvállalkozó adatfeldolgozók rendelkezésre álló igazolásait.

Az Ügyfél vagy az általa megbízott, titoktartásra kötelezett, a Nextpulse versenytársának nem minősülő ellenőr felülvizsgálatokat, így helyszíni vizsgálatokat is végezhet. Rendszeres felülvizsgálatra évente legfeljebb egyszer, legalább 30 napos előzetes bejelentéssel kerülhet sor. Megbízási adatok védelmét sértő esemény, a felügyeleti hatóság elrendelése vagy egy szerződésszegésre utaló konkrét jel esetén további felülvizsgálatok, megfelelő előzetes bejelentéssel, megengedettek.

Az ellenőrzések munkaidőben, a működés szükségtelen zavarása nélkül, és más ügyfelek adatainak bizalmasságát tiszteletben tartva történnek. Az Ügyfél viseli a költségeit; ha az ellenőrzés a Nextpulse lényeges szerződésszegését tárja fel, a Nextpulse viseli az észszerű költségeket.

14. Visszaadás és törlés

A szerződés időtartama alatt az Ügyfél a rendelkezésre álló exportfunkciókon keresztül lehívhatja a megbízási adatokat. A szerződés megszűnése után a Nextpulse a megbízási adatokat az átmeneti és lehívási időszakban, a B2B-SaaS-ÁSZF szerint, visszaadás céljából tartja készenlétben; amennyiben a STRYK-hoz való hozzáférés már nem áll fenn, a Nextpulse kérésre exportot biztosít.

A lehívási időszak lejárta után a Nextpulse a megbízási adatokat haladéktalanul, legkésőbb 90 napon belül törli, hacsak az uniós jog vagy valamely tagállam joga nem kötelezi a Nextpulse-t saját tárolásra. Ha ilyen kötelezettség áll fenn, a Nextpulse az érintett adatokat zárolja, és azokat kizárólag ezen cél érdekében kezeli. Az adatmentéseket a rendes mentési ciklusban írják felül, legkésőbb 90 nap elteltével, és addig a folyamatos működéshez nem használják fel. Kérésre a Nextpulse szövegformában igazolja a törlést.

Az Ügyfelet – például a BAO, az UGB vagy a Meldegesetz szerinti – jogszabályi megőrzési kötelezettségek terhelik; ezeket a visszaadás, illetve az exportok alapján teljesíti. A Nextpulse a megbízási adatokat a szerződés megszűnése után nem őrzi meg az Ügyfél számára, kivéve, ha az Ügyfél ezt kifejezetten, külön szolgáltatásként, meghatározott időtartamra megrendeli. A Nextpulse saját szerződéses, elszámolási és igazolási adatai nem minősülnek megbízási adatoknak.

15. Anonimizált adatok

A Nextpulse anonimizálhatja a megbízási adatokat, amennyiben ez a STRYK biztosításához, biztonságához és fejlesztéséhez szükséges, és az anonimizált adatokat úgy használhatja, hogy abból ne lehessen következtetni természetes személyekre vagy az egyes Ügyfélre. A megbízási adatokat MI-modellek betanítására nem használják fel.

16. Elsőbbség és felelősség

Az adatvédelmi kérdésekben ez a megállapodás elsőbbséget élvez a többi szerződéses dokumentummal szemben, kivéve azokat az egyedi rendelkezéseket, amelyek kifejezetten e megállapodás valamely konkrét rendelkezésére hivatkoznak; a GDPR 28. cikkétől az Ügyfél hátrányára eltérni nem állapodnak meg.

A GDPR szerinti kötelező felelősséget nem zárják ki és nem korlátozzák. A felek közötti elszámolás a GDPR 82. cikk 5. bekezdése szerint történik; erre és egyebekre a B2B-SaaS-ÁSZF felelősségi rendelkezései irányadók, beleértve azok enyhe gondatlanság esetén alkalmazandó korlátozásait.

17. Melléklet: Műszaki és szervezési intézkedések

Az alábbi intézkedések a jelenlegi állapotot írják le. Rendszeresen felülvizsgálják és továbbfejlesztik őket.

• Ügyfélelkülönítés: minden ügyfél adatai ügyfélhez kötötten vannak megjelölve; az adatbázis az alkalmazáslogikán túl sor szintű biztonsági szabályzatokkal (Row Level Security) is kényszeríti az elkülönítést, amelyeket az alkalmazási szerepkör nem kerülhet meg.
• Hozzáférés-szabályozás: felhasználói bejelentkezés a Nextpulse ID-n keresztül OpenID Connect alkalmazásával; második faktor támogatása; a platformkezelés érzékeny adminisztratív műveleteihez friss bejelentkezés szükséges második faktorral. A kioszk-funkciók eszközfiókjai az adott üzletre korlátozottak.
• Jogosultságkezelés: szerepköralapú jogosultságok a szükségesség elve szerint, minden kérés szerver oldali ellenőrzésével; a hozzá nem rendelt hozzáféréseket elutasítják. A támogatási intézkedések a platformkezelésen keresztül történnek; a módosító intézkedések indoklást igényelnek és naplózásra kerülnek.
• Átviteli ellenőrzés: a STRYK-hoz az interneten keresztül történő hozzáférés kizárólag TLS-sel titkosítva történik. Az e-maileket, amennyiben a fogadó szerver támogatja, átviteli titkosítással továbbítják. A csatlakoztatott harmadik fél rendszerek hozzáférési titkait titkosítva tárolják.
• Nyugvó adatok titkosítása: az adatmentések titkosítva kerülnek tárolásra. Különösen védendő tartalmak, például igazolványok képei esetén a Nextpulse azt javasolja, hogy a rögzítést a jogszabályilag szükségesre korlátozzák, és törlési határidőket állapítsanak meg.
• Törlési határidők: az online bejelentkezés adataira, beleértve a rögzített igazolványadatokat is, az Ügyfél a STRYK-ban törlési határidőt állíthat be. Ez alapértelmezetten nincs bekapcsolva; a törlési határidők megállapítása az Ügyfelet mint adatkezelőt terheli.
• Feltöltések: a feltöltött fájlokat a feldolgozás előtt rosszindulatú szoftverekre ellenőrzik.
• Bemeneti ellenőrzés és naplózás: a biztonsági és szakmai szempontból releváns folyamatok naplózása; a naplók nem tartalmaznak jelszavakat, tokeneket vagy hozzáférési titkokat.
• Rendelkezésre állás-ellenőrzés: napi adatmentések, amelyeket titkosítva, a termelési üzemtől elkülönített tárolóhelyen helyeznek el; dokumentált helyreállítási eljárások; névtelen lekérdezések korlátozása a túlterhelés és visszaélés ellen.
• Elkülönítés-ellenőrzés: a fejlesztői, teszt- és termelési környezetek elkülönítése; éles hozzáférési adatok nem szerepelnek a forráskódban.
• Szervezési intézkedések: titoktartási kötelezettségvállalás, az adminisztratív hozzáférések korlátozása jogosult személyekre, eljárások a biztonsági frissítésekhez és a biztonsági események kezeléséhez.