Housekeeping tervezése a szállodában: napi terv, idők és szobaállapot

A napi terv: távozásokból, maradó vendégekből és érkezésekből

Reggel minden szoba pontosan egy csoportba tartozik. A távozó szobák felszabadulnak, és teljes takarítást igényelnek. A maradó szobák továbbra is foglaltak, és napi takarítást kapnak, vagy a szállástól függően csak törölköző- és szemétszolgáltatást. A vendég nélküli üres szobáknak legfeljebb egy rövid ellenőrzésre van szükségük. És ott vannak azok a szobák, amelyek körül a nap forog: távozás és érkezés ugyanazon a napon. Ezeknek az érkezés időpontjáig el kell készülniük, minden más várhat.

Ebből adódik a sorrend. Először az aznapi érkezéssel érintett távozó szobák, ezen a csoporton belül a korán bejelentett érkezésű, törzsvendéges vagy kisgyermekes családos szobák. Utána a többi távozó szoba, majd a maradó vendégek, végül az üres szobák ellenőrzése. A 10 órakor még alvó maradó vendégeket tudatosan tegye hátrébb, ahelyett hogy háromszor kopogna.

Fontos az időpont: a terv reggel, az aktuális állapotból készüljön, ne előző este. A késői foglalások, hosszabbítások és korai távozások egyik napról a másikra megváltoztatják a listát. Aki előző nap nyomtatja ki a tervet, gyakran két-három rossz szobával tervez.

Takarítási típusok és reális idők szobánként

A leggyakoribb tervezési csapda egy átalányérték, például „szobánként 20 perc”. Egy távozó szoba frissen áthúzandó ágyakkal, fürdőszobával és padlóval többszörösen több időt igényel, mint egy maradó szoba, ahol csak az ágyakat kell megvetni, a törölközőket cserélni és a szemetet kiüríteni. Aki a kettőt egyformán számolja, a sok távozással járó napokon túltervezi a csapatot.

Az alábbi sávok tapasztalati értékek tipikus kétágyas szobákra üdülő- és városi szállodákban. Erősen függenek a szoba méretétől, a felszereltségtől, a szállás színvonalától, az utaktól és a csapat tapasztalatától. Kiindulópontként használja őket, és két héten át mérje meg a tényleges időket a saját szállásán.

Példa: napi terv egy 30 szobás szállodához

Hány munkatársra van szüksége egy adott napon? Az alábbi számítási példa egy átlagos keddet mutat egy 30 szobás szállodában. Minden szám feltételezett példa, az irányértékek a fenti táblázatból származnak.

Szobaállapot, ellenőrzőlisták és minibár

Határozd meg, mit jelent egy állapot a szállásodon, és ki állíthatja be. A „tiszta” azt jelenti: a takarítás befejeződött. Az „ellenőrzött” azt jelenti: a gondnoknő vagy egy tapasztalt kolléga átvette a szobát. Hogy a recepció már „tiszta” állapotban vagy csak „ellenőrzött” állapotban adhatja-e ki a szobát, a szállás döntése. Gondnoknő nélküli kis szállásokon gyakran elég a „tiszta”; új vagy változó személyzettel dolgozó házakban megéri az ellenőrzés.

Az ellenőrzőlisták egy állapotból munkafolyamatot csinálnak. Egy távozó szobának más feladatai vannak, mint egy maradó szobának vagy egy minibár-ellenőrzésnek. A listák legyenek rövidek, öt-tíz konkrét ponttal, és úgy írja meg őket, hogy egy kisegítő is megértse az első napján, mit jelentenek. Az ellenőrzőlista nem helyettesíti a záró pillantást, de megakadályozza, hogy a fürdőszobából hiányzó poharat csak a vendég vegye észre.

A minibár klasszikus veszteségforrás: a fogyasztást egy cetlire írják fel, a cetli nem jut el a recepcióra, a vendég pedig már elutazott. Jobb, ha a housekeeping közvetlenül a foglaláshoz rögzíti a fogyasztást, amíg a vendég még a házban van, ideális esetben a maradó vendég takarításakor, legkésőbb a távozás reggelén.

Recepció és housekeeping: kevesebb kiabálás, kevesebb stressz a személyzetnek

A legtöbb súrlódás az átadási ponton keletkezik: a recepció háromszor kérdez rá a 12-es szobára, mert egy vendég korábban érkezik, a housekeeping pedig csak 13 órakor tudja meg, hogy a 7-es szobában hosszabbítás van. Mindkettő megoldható egy közös, aktuális állapottal. Ha a szobaasszony beállítja az állapotot, a recepció azonnal látja. Ha a recepció hosszabbítást rögzít, az emeleti terv is megváltozik.

Állapodjanak meg rögzített szabályokban: a korai érkezések és a különleges kérések jegyzetként, a szobához csatolva jutnak el a housekeepinghez, nem bekiabálva a folyosón. A hibákat feladatként jelentik, és a szobát szükség esetén azonnal lezárják. A gondnoknő naprakészen tartja a tervet, a recepció pedig a rendszerben néz utána, nem telefonon.

A létszámhiány sok szállásnál a housekeepingben már inkább szabály, mint kivétel. Egy jó terv nem teremt plusz kezeket, de segít a meglévőket helyesen beosztani. A döntő az, mit hagy el, ha szűkös a helyzet, és hogy ezt a döntést előre meghozták.

Hogyan oldja meg ezt a STRYK

A STRYK-ben a szoba- és housekeeping-nézet ugyanaz, amellyel a recepció is dolgozik. A napi terv a tényleges foglaltságból készül: a távozások, a maradó vendégek és az érkezések közvetlenül a foglalásokból jönnek, prioritás, emelet és szobaszám szerint rendezve. Ha a recepció meghosszabbít egy foglalást, vagy beérkezik egy portálfoglalás, a terv is változik. Megadja a housekeeping-munkatársakat az emeleteikkel, és a szobákat kézzel osztja ki, vagy a STRYK-kel javaslatot készíttet a mai napra, választás szerint egyenletes elosztással vagy emelet szerint. A javaslatot mentés előtt ellenőrzi.

Rendelkezésre állnak a piszkos, tiszta, ellenőrzött, ne zavarjanak és üzemen kívül szobaállapotok, emellett olyan állapotok, mint a nagytakarítás, az ágyneműcsere, a minibár-ellenőrzés vagy az esti ágyazás (turndown), amelyeket igény szerint kapcsolsz be. Te határozod meg, hogy egy szoba már „tiszta” vagy csak „ellenőrzött” állapotban kiadható-e. Minden állapothoz ellenőrzőlistát rendelhetsz; a STRYK gyakorlatban bevált alapértelmezésekkel indul, amelyeket a saját színvonalához igazít. A minibár-tételeket árral együtt tartod karban, a fogyasztást közvetlenül a foglaláshoz rögzítik. Minden állapotváltozás nyomon követhető marad a szoba előzményeiben.

Az emeletek számára a housekeeping-terv PDF-ként elérhető a STRYK 18 nyelvén, így minden kolléga a saját nyelvén kapja meg a tervét. Kérésre a STRYK minden reggel a beállított időpontban automatikusan elküldi a tervet e-mailben a megadott címzetteknek. A csapat a tervet az iPhone-ra és Androidra készült STRYK alkalmazásban is látja.