A PMS egyszerűen elmagyarázva
A Property Management System az az egy hely, ahol a szállodában mindenki ugyanazt az aktuális állapotot látja.Ha egy vendég telefonál, és hétvégére franciaágyas szobát szeretne, a recepciónak másodpercek alatt tudnia kell: van-e szabad szoba, mennyibe kerül, és van-e feltétel, például minimális tartózkodási idő? Pontosan erre a kérdésre ad választ a PMS. Egy helyen tartja a szobakészletet, az árakat és az összes meglévő foglalást.
Régen a PMS egy program volt a recepciós számítógépen. Ma általában felhőalapú szoftver, amely böngészőben fut. A szálloda számára ez azt jelenti: nincs saját szerver, nincsenek CD-ről telepített frissítések, és nem kell aggódni, ha a recepciós gép felmondja a szolgálatot. Az adatok biztonságosan, adatközpontban vannak, és bármely engedélyezett eszközről elérhetők.
A fogalmat eltérő szélességben használják. Szűkebb értelemben a PMS a foglalás- és szobakezelést jelenti. A gyakorlatban a szállodások ma ennél jóval többet várnak: a számlázás, a channel manager, a közvetlen foglalás a saját weboldalon és az online check-in a legtöbb háznál alapkövetelmény.
Ezek a területek tartoznak egy modern szállodai PMS-be
Nem minden háznak van szüksége minden modulra. Az alábbi áttekintés megmutatja, mit használ ténylegesen a mindennapokban egy 10-80 szobás szálloda, és mire.
| Terület | Mit végez el vele a csapat | Kinek fontos |
|---|---|---|
| Foglalások és foglaltsági tábla | Foglalások rögzítése, módosítása, lemondása; hetekre előre látható foglaltság; szobabeosztás | Recepció, vezetés |
| Szobák és szobatípusok | Szobakészlet, kategóriák, felújítás vagy hiba miatti szobazárások | Recepció, karbantartás |
| Housekeeping | Napi terv, szobastátusz (piszkos, tiszta, ellenőrzött), feladatok és ellenőrzőlisták | Gondnoknő, szobaasszonyok |
| Vendégek és kommunikáció | Vendégkartoték, preferenciák, visszaigazolások és foglaláshoz kötött üzenetek | Recepció, foglalási osztály |
| Árak és díjcsomagok | Szezonális árak, reggelivel és anélkül, minimális tartózkodás, kedvezmények | Vezetés, revenue |
| Számlázás és fizetés | Számla közvetlenül a foglalásból, előlegek, nyitott tételek, idegenforgalmi adó | Recepció, könyvelés |
| Channel manager | Szabad kapacitás és árak naprakészen tartása a Booking.com-on, az Expedián és más portálokon | Értékesítés, vezetés |
| Online foglalási rendszer (booking engine) | Közvetlen foglalás a szálloda weboldalán, jutalék nélkül | Értékesítés, marketing |
| Online check-in és vendégbejelentés | Vendégadatok rögzítése érkezés előtt, bejelentőlap előkészítése | Recepció |
| Kimutatások | Kihasználtság, átlagár (ADR), RevPAR, árbevétel területenként | Vezetés, tulajdonos |
Mit változtat egy jó PMS a szálloda mindennapjain
A legnagyobb nyereség ritkán egyetlen funkció. Hanem a közös, naprakész kép: a recepció látja, hogy a 12-es szoba már tiszta. A housekeeping látja, hogy a 14-es szoba vendége korábban érkezik. A vezetés látja, hogyan áll a következő négy hét foglaltsága, anélkül hogy bárki listát állítana össze.
Sok kis szállodában ma öt eszköz fut egymás mellett: egy foglalási program, egy Excel a housekeepingnek, a Booking.com extranetje, egy számlázóprogram és egy e-mail-fiók. Külön-külön mind működik, de az átadások közöttük minden nap időt visznek el, és túlfoglaláshoz vagy a számláról lemaradt extrákhoz vezetnek.
Felhőalapú PMS vagy telepített szoftver?
A telepített szállodai szoftver egy helyi számítógépen vagy szerveren fut. Sokáig ez volt a szabvány, és nagy szállodákban ma is elterjedt. A felhőalapú PMS böngészőben fut; az üzemeltetést, a mentést és a folyamatos frissítést a szolgáltató végzi.
Kis és közepes szállodáknál szinte minden a felhő mellett szól: nagy egyszeri licenc helyett havi díjat fizet, nincs szükség házon belüli IT-támogatásra, és otthonról is megnézheti, hogyan áll a hétvége. Fontos, hogy a szolgáltató nyilvánosan közölje, hol dolgozza fel az adatokat, hogyan készül a mentés, és ki fér hozzá.
| Szempont | Felhőalapú PMS | Telepített szoftver |
|---|---|---|
| Indulás | Hozzáférés beállítása, adatátvétel, és indulhat | Szerver, telepítés, gyakran helyszíni kiszállás |
| Költség | Havi díj, többnyire szobánként | Licenc, karbantartási szerződés és hardver |
| Frissítések | Folyamatosan és automatikusan | Egyeztetett időpontban, részben díjköteles |
| Hozzáférés | Bármely engedélyezett, böngészős eszközről | Általában csak a szálloda hálózatán |
| Adatmentés | A szolgáltató végzi | A szálloda vagy az IT-partner végzi |
Miről ismeri fel a jó PMS-t
A bemutatón ne menüket nézzen, hanem a saját napját. Játsszon végig egy valódi foglalást: ajánlatkérés, visszaigazolás, szobabeosztás, érkezés, szobacsere, minibár, számla, elutazás, takarítás. Ahol a rendszer mellékes listákra kényszeríti, ott később a mindennapokban is el fog akadni.
Ellenőrzőlista a bemutatóhoz
- Egy tesztfoglalás az ajánlatkéréstől a számláig cetli és Excel nélkül végigfut.
- A recepció és a housekeeping valós időben ugyanazt a szobastátuszt látja.
- Egy portálfoglalás újragépelés nélkül megjelenik a foglaltsági táblában.
- Egy árat egyszer módosít, és az a weboldalon és a portálokon is érvényes.
- A szobánkénti ár egyértelmű, a kiegészítő modulok és jutalékok nyíltan fel vannak tüntetve.
- Minden munkatárs saját hozzáféréssel és megfelelő jogosultságokkal dolgozik.
- A szoftver elérhető a csapata nyelvén.
- A szolgáltató segít az adatok átköltöztetésében a korábbi rendszerből.
Hogyan oldja meg ezt a STRYK
A STRYK Hotel Management salzburgi felhőalapú PMS kis és közepes szállodáknak, panzióknak és apartmanhoteleknek. A foglalások, a szobanaptár, a szobák és a housekeeping, a vendégek, az árak, a számlázás, a foglalási motor és az ajándékutalványok egy rendszerben kapcsolódnak, és benne vannak az alapárban. Az online check-in és az önkiszolgáló check-in kioszk külön modulok, szintén az alapárban. Kapcsold össze a Booking.com, az Expedia, az Airbnb és más portálok kínálatát a STRYK-kal. Az árakat és az elérhetőséget egy helyen kezelheted, a portálfoglalásokat a naptárban látod.
Az árazás tudatosan egyszerű: 59 € alapdíj plusz 6 € szobánként havonta, nettó, éves számlázás mellett. Nincs beállítási díj, a felhasználók száma nincs korlátozva, és a STRYK 14 napig ingyenesen kipróbálható. A felület 18 nyelven érhető el, így nemzetközi csapata is magabiztosan dolgozhat vele.
Az őszinteséghez az is hozzátartozik, mi nem a STRYK: a STRYK nem éttermi pénztárrendszer; a recepciós készpénzes és kártyás fizetéseket csak a „Pénztár és fiskalizáció” modullal írja alá. Az étterem vagy a bár forgalma a nyílt pénztár-interfészen keresztül terhelhető a szobára. A STRYK böngészőben és iPhone-ra és Androidra készült STRYK alkalmazásként fut.
