Hol rejtőzik ma Excel és papír
Alig van olyan szállás, ahol csak egy táblázat létezik. Többnyire fájlok hálózatáról van szó, amelyeket valaki valamikor létrehozott, és azóta is nőnek.Tipikus a foglaltsági tábla, szobánként egy sorral és naponként egy oszloppal, vendég vagy portál szerint színezve. Mellette van egy szobalista, amelyet minden reggel kinyomtatnak a housekeepingnek, egy vendéglista címekkel a bejelentéshez és a törzsvendégekhez, egy előleglista, egy táblázat az idegenforgalmi adóról az önkormányzat számára, a hónap végén pedig egy bevételi lista a tulajdonosnak és az adótanácsadónak.
Mindegyik listának megvan a létjogosultsága, és mindegyik valós igényből született. A probléma nem az Excel, hanem az, hogy ugyanaz a foglalás négy fájlban szerepel, és minden változást kézzel, négy helyen kell átvezetni.
| Lista ma | Mire használják | Szállodai szoftverben |
|---|---|---|
| Foglaltsági tábla Excelben | Szabad szobák megtekintése, foglalások beírása | Foglaltsági tábla napi, heti és havi nézettel, a foglalások áthúzással mozgathatók |
| Szobaterv a housekeepingnek | Ki melyik szobát takarítja, távozó vagy maradó vendég | Napi terv a valós érkezésekből és távozásokból, a szobaállapot mindenki számára látható |
| Vendéglista | Címek, bejelentési adatok, törzsvendégek | Vendégnyilvántartás a tartózkodásokkal, duplikátumszűréssel és az online check-inből származó bejelentési adatokkal |
| Előleglista | Ki fizetett, kit kell emlékeztetni | A fizetések a foglaláshoz tartoznak, a nyitott összegek láthatók |
| Idegenforgalmi adó táblázat | Vendégéjszakák és az önkormányzatnak fizetendő adó | Az idegenforgalmi adót foglalásonként számolja a rendszer, és feltünteti a számlán |
| Bevételi lista | Havi számok a tulajdonosnak és az adótanácsadónak | Kimutatások időszak szerint, export Excelhez és az adótanácsadónak |
Az Excel kockázatai a szállodai mindennapokban
Az első kockázat a verziók. Ha a foglaltsági tábla a recepciós gépen van, hamarosan lesz egy másolat az irodában, egy a tulajdonos laptopján és egy kinyomtatott példány a délelőttről. Melyik a helyes? Egy nyugodt keddi napon ez kideríthető. Szombat este három érkezéssel és egy Booking.com-os hívással nem.
A második kockázat az ellenőrizetlen hibák. Az Excel nem figyelmeztet, ha egy szobát ugyanarra az éjszakára kétszer írnak be, ha egy távozás egy nappal korábbra került, vagy ha egy képlet elcsúszik egy sor beszúrásakor. Egy szállodai szoftver elutasítja a foglalást egy foglalt szobára, mielőtt a vendég visszaigazolást kapna.
A harmadik kockázat a vendégadatokat érinti. Nevek, címek, születési dátumok és néha igazolványszámok egy olyan fájlban, amelyet e-mailben küldözgetnek vagy pendrive-on visznek magukkal, rosszul illeszkednek a GDPR hozzáférés-védelemre és törlésre vonatkozó követelményeihez. Egy saját belépésekkel és jogosultságokkal rendelkező szoftverben követhető, ki milyen adatokat lát. A negyedik kockázat a függőség: gyakran csak egy ember ismeri a színkódokat, rövidítéseket és különleges szabályokat. Ha kiesik, a szállás megáll.
Mit váltson ki először
Nem mindent egyszerre. Ott kezdje, ahol egy hiba a legtöbbe kerül.Az első helyen a foglaltsági tábla áll, mert itt keletkeznek a dupla foglalások. Amint minden foglalás, a telefonos és a walk-in is, egy helyen van, a legnagyobb kockázat megszűnt. Ha portálokon is értékesít, a channel manageren keresztüli bekötés is rögtön ide tartozik.
A második helyen a housekeeping és a vendégadatok következnek, mert közvetlenül a foglaltsághoz kapcsolódnak. A reggeli szobalista ekkor az érkezésekből és távozásokból készül, a vendégnyilvántartás pedig minden foglalással bővül anélkül, hogy bárki címeket gépelne be. A harmadik helyen az előlegek, az idegenforgalmi adó és a bevételi listák állnak. Ezek akkor profitálnak a legtöbbet, ha az első két lépés már rendben van, mert ekkor minden szám valós foglalásokból származik.
A kiváltás sorrendje
- Foglaltsági tábla: mostantól minden foglalás csak a szállodai szoftverbe kerül, a telefonos és a walk-in is.
- Portálok: a Booking.com-ot és a további portálokat a channel manageren keresztül kösse be, a szabad szobákat ne az extraneten tartsa karban.
- Housekeeping: napi terv a szoftverből Excel-nyomtatvány helyett.
- Vendégadatok: vendégnyilvántartás és bejelentési adatok a foglalásból és az online check-inből.
- Előlegek: fizetési állapot a foglaláson, nem külön listában.
- Idegenforgalmi adó és bevétel: kimutatások és exportok a szoftverből havi lista helyett.
A 30 napos terv
Harminc nap elég egy kis szállásnak, ha a váltást hetekre bontja, és minden hétnek világos célja van. Fontos egy rögzített fordulónap, amely után az Excel-alapú foglaltsági táblát már nem módosítják. Addig a kettő létezhet egymás mellett, utána csak egyetlen igazság van.
Excelből szállodai szoftverbe négy hét alatt
- 011-7. nap: alapok
Szobák, szobakategóriák, díjcsomagok reggelivel és reggeli nélkül, lemondási feltételek és idegenforgalmi adó beállítása. A csapat minden tagjának saját belépést hozzon létre megfelelő jogosultságokkal.
- 028-14. nap: adatátvétel
Készítsd elő a jövőbeli foglalásokat és a vendéglistát Excelből CSV- vagy XLSX-formátumban, rendeld hozzá az oszlopokat, és próbafuttatásban ellenőrizd, mi jönne létre. Csak ezután vedd át az adatokat, és vesd össze a havi foglalásszámot a saját listájával.
- 0315. nap: fordulónap
Mától csak a szoftverben foglalnak. Az Excel-fájlt írásvédetten archiválja, és már csak utánanézésre szolgál.
- 0415-21. nap: housekeeping és portálok
Használja a szoftver napi housekeeping-tervét. Kösse be a portálokat a channel manageren keresztül, és ellenőrizze, hogy minden portálkategória a megfelelő szobakategóriához van-e rendelve.
- 0522-30. nap: fizetések és kimutatások
Az előlegeket és a számlákat a foglalásból készítse, készítse el az első havi kimutatást a szoftverből, és egyeztesse az exportformátumot az adótanácsadójával.
Mely kimutatások és exportok maradnak hasznosak
Excel nélkül nem azt jelenti, hogy táblázatok nélkül. Saját elemzésekhez, banki tárgyalásokhoz vagy éves összehasonlításhoz egy táblázat gyakran pontosan megfelelő. A különbség: az adatokat már nem Excelben vezetik, hanem szükség esetén exportálják a szoftverből. Így mindig az aktuális állapottal számol, és soha nem a múlt heti másolattal.
Elsősorban háromféle export marad hasznos: foglalási listák egy adott időszakra, például a foglalási források vagy a tartózkodási idő saját elemzéséhez; kimutatások a kihasználtságról, az átlagárról és a bevételről a tulajdonos és a bank számára; valamint az adótanácsadónak szóló csomag abban a formátumban, amellyel az irodája dolgozik. Minden mást, ami ma havi listaként készül, magának a szoftvernek kellene megjelenítenie.
| Export | Kinek | Formátum |
|---|---|---|
| Foglalási lista egy időszakra | Vezetés, saját elemzések | CSV vagy XLSX |
| Kihasználtság, ADR és bevételek | Tulajdonos, bank | PDF archiváláshoz, XLSX további számításhoz |
| Számlák és fizetések | Könyvelés | PDF és táblázatos export |
| Csomag az adótanácsadónak | Adótanácsadás | Az iroda formátuma, például DATEV vagy BMD |
Hogyan oldja meg ezt a STRYK
A STRYK-ban a szobanaptár váltja fel az Excel-táblát: napi, heti, kétheti és havi nézet, foglalások áthelyezése húzással, a betérő vendégek és a több szobás foglalások közvetlen rögzítése. Az új foglalások, a portálokról érkezők is, újratöltés nélkül jelennek meg. Minden mentés előtt a STRYK ellenőrzi, hogy a szobatípus minden éjszakára szabad-e még, így egy szobát sosem ígér kétszer. Kapcsold össze a Booking.com, az Expedia, az Airbnb és más portálok kínálatát a STRYK-kal. Az árakat és az elérhetőséget egy helyen kezelheted, a portálfoglalásokat a naptárban látod.
A housekeeping-terv naponta a valós foglaltságból készül, olyan szobaállapotokkal, mint piszkos, tiszta és ellenőrzött, a munkatársakhoz való hozzárendeléssel és egy PDF-tervvel, amelyet a STRYK kérésre naponta e-mailben elküld. A vendégadatok a vendégnyilvántartásba kerülnek, a bejelentési adatok az online check-inből érkeznek; ausztriai szállodáknál a STRYK figyeli a bejelentési határidőt, és elkészíti az exportot a bejelentési rendszer számára. Az előlegek az online fizetéssel futnak, és a foglaláshoz tartoznak. Az idegenforgalmi adót a STRYK foglalásonként számolja korcsoportokkal és mentességekkel, és feltünteti a számlán.
Elemzésekhez a STRYK PDF-, XLSX- és CSV-kimutatásokat kínál, a foglalási listák CSV- vagy XLSX-formátumban exportálhatók, az adótanácsadó számára pedig exportok állnak rendelkezésre, többek között DATEV- és BMD-formátumban. Meglévő Excel-listáit az adatimporttal, oszlophozzárendeléssel és próbafuttatással veheti át. Mindenki saját belépéssel és megfelelő jogosultságokkal dolgozik, a felhasználók száma nincs korlátozva, és a tevékenységnapló megmutatja, ki mit módosított. A STRYK ára 59 € alapdíj plusz 6 € szobánként havonta, nettó, éves számlázás mellett, beállítási díj nélkül; 14 napig ingyenesen kipróbálhatja.
