Mi az a szállodai operációs rendszer?
A kifejezés technikainak hangzik, de nagyon gyakorlati dolgot jelent: egy helyet, ahol a szállodában mindenki ugyanazt az állapotot látja.A számítógép operációs rendszere gondoskodik arról, hogy minden program ugyanazokhoz a fájlokhoz férjen hozzá. A szállodai operációs rendszer, amelyet gyakran hotel OS-nek vagy all-in-one szállodai szoftvernek is neveznek, ugyanezt teszi a szállásával: a Booking.com-ról érkező foglalás ugyanabban a pillanatban megjelenik a foglaltsági táblában, a housekeeping-tervben, a vendégnyilvántartásban, később pedig a számlán. Senkinek nem kell begépelnie, továbbítania vagy átvezetnie egy második listába.
Az ellenpélda a különálló megoldások halmaza. Egy klasszikus PMS kezeli a foglalásokat, egy külön channel manager kommunikál a portálokkal, a weboldal online foglalási rendszere egy másik szolgáltatótól származik, az online check-in egy további eszközön fut, az utalványokat egy webshopban árulják, és ami sehová nem fér be, az Excelbe kerül. Mindegyik programnak saját szobakészlete vagy vendéglistája van, amelyeket interfészeken keresztül kell összehangolni.
A különbség nem a bemutatón látszik, hanem egy telt házas szombaton. Ha egy vendég a recepción módosítja a foglalását, különálló rendszereknél ennek a változásnak több rendszeren kell végigvándorolnia. A hotel OS-ben csak egy adatrekord van, és azt egyszer módosítja.
A mai tipikus eszköztár és egyetlen rendszer összehasonlítva
Az alábbi áttekintés megmutatja, hogyan néz ki gyakran a mindennapi munka egy kis vagy közepes szállodában külön eszközökkel, és mi változik, ha ugyanezek a feladatok egy rendszerben vannak. Nem minden szállás használja az összes eszközt, de a legtöbben három-négy sorban magukra ismernek.
| Feladat | Ma különálló eszközökkel | Egy hotel OS-ben |
|---|---|---|
| Foglalások és foglaltság | PMS vagy foglalási naptár, mellette cetlik a telefonos foglalásokhoz | Egy foglaltsági tábla minden csatornához, a walk-in és a telefonos foglalásokhoz is |
| Portálok, például a Booking.com és az Expedia | Külön channel manager saját szerződéssel és saját szobamegfeleltetéssel | Channel manager a rendszeren belül, ugyanazzal a szobakészlettel, mint a recepció |
| Közvetlen foglalás a weboldalon | Egy másik szolgáltató online foglalási rendszere, az árakat részben kétszer kell karbantartani | Az online foglalási rendszer ugyanazokat az árakat és szobákat használja |
| Online check-in és bejelentési adatok | Űrlapeszköz vagy papír, az adatokat a recepción gépelik be | A vendég érkezés előtt kitölti, az adatok közvetlenül a foglaláshoz kerülnek |
| Utalványok | Utalványbolt saját listával, a beváltást kézzel egyeztetik | Eladás és beváltás ugyanabban a rendszerben, a maradványérték azonnal látható |
| Housekeeping | Excel-lista, reggel kinyomtatva, a változásokat szóban adják tovább | A napi terv az érkezésekből és távozásokból készül, az állapot mindenki számára látható |
| Számla és előleg | Számlázóprogram, az előlegek külön listában | A számla a foglalásból készül, az előlegek a foglaláshoz tartoznak |
| Kimutatások | Havonta több exportból összerakva Excelben | Kihasználtság, bevételek és források közvetlenül ugyanazokból az adatokból |
Mi tartozik egy rendszerbe, és mit érdemes inkább bekötni
Az all-in-one nem azt jelenti, hogy egy programnak mindent tudnia kell. Azt jelenti, hogy minden, ami a szoba és a vendég körül forog, egy helyen van.A határt legjobb egy kérdés mentén meghúzni: szüksége van-e az adott feladatnak a szobakészletre, a foglalásra vagy a vendégre? Ha igen, a hotel OS-be tartozik. A foglalás, az árak, a portálok, a közvetlen foglalás, a check-in, a housekeeping, a vendégkommunikáció, a számlázás és az utalványok mind a foglaláshoz kötődnek. Ha szétválasztja őket, pontosan azok az egyeztetések jönnek létre, amelyektől meg szeretne szabadulni.
Más a helyzet azoknál a területeknél, amelyeknek saját szakmai logikájuk és saját jogi kötelezettségeik vannak. Ausztriában és Németországban az éttermi vagy bárkasszának saját bizonylatbiztonsági követelményeknek kell megfelelnie; itt egy speciális kasszarendszer a helyes választás, amely interfészen keresztül terheli a forgalmat a szobára. A könyvelés az adótanácsadónál marad, aki az adatokat exportként, a saját formátumában kapja meg. Az ajtózárak, a telefonközpont vagy a bérszámfejtés szintén külön világok.
| Terület | Javaslat | Miért |
|---|---|---|
| Foglalás, foglaltság, szobák, lezárások | A rendszerben | Ez a mag, amelyhez minden más kapcsolódik |
| Channel manager és online foglalási rendszer | A rendszerben | Egy készlet és egy árlista véd a túlfoglalás és a dupla karbantartás ellen |
| Online check-in, bejelentési adatok, utalványok | A rendszerben | Szükségük van a foglalásra és a vendégre; külön kezelve begépelési munka és egyeztető listák keletkeznek |
| Housekeeping és vendégkommunikáció | A rendszerben | Az érkezésekből, távozásokból és a foglalás állapotából élnek |
| Számla, előleg, idegenforgalmi adó | A rendszerben | A számla a foglalásból készüljön, ne egy második adatrögzítésből |
| Éttermi és bárkassza | Interfészen keresztül | Saját bizonylatbiztonsági kötelezettségek; a forgalmat a szobára terhelik |
| Pénzügyi könyvelés az adótanácsadónál | Exporttal | Az adótanácsadó a saját programjában dolgozik, tiszta adatokra van szüksége megfelelő formátumban |
| Ajtózár, telefon, bérszámfejtés | Külön rendszerek | Más szakterület; csak akkor kösse be, ha a mindennapokban valóban munkát takarít meg |
Mennyibe kerülnek valójában a különálló megoldások
Aki a különálló eszközöket egy all-in-one rendszerrel hasonlítja össze, többnyire a havidíjakat nézi. Ezek csak egy részét jelentik a költségeknek. Ehhez jönnek az interfészdíjak, egyes eszközök foglalások vagy utalványok utáni jutalékai, és mindenekelőtt az az idő, amelyet a csapata átvezetéssel, egyeztetéssel és hibakereséssel tölt. Ez az idő egyetlen számlán sem jelenik meg, de hiányzik a recepción, amikor egy vendégnek kérdése van.
Számoljon őszintén a saját szállására: hetente hányszor kell egy telefonos foglalást utólag rögzíteni az extraneten, egy előleget kipipálni egy listában, egy check-in űrlapot begépelni vagy egy utalványt beváltottnak jelölni a webshopban? Már néhány perc folyamatonként meglepően sok órát tesz ki egy év alatt.
Váltás lépésről lépésre
A hotel OS-re való átállás nem ugrás a hideg vízbe, ha szakaszokban tervezi meg.Sok szállodás legnagyobb aggodalma az átállás napja: mi lesz a régi rendszerben már meglévő foglalásokkal, és mi van, ha az első napon valami hiányzik? A válasz egy világos folyamat próbafuttatással és fordulónappal. A fordulónapig a csapat a régi rendszerben dolgozik, utána kizárólag az újban. A hetekig tartó párhuzamos üzem a dupla foglalások leggyakoribb oka rendszerváltáskor.
A váltás hat lépésben
- 01Jelenlegi állapot felmérése
Írd össze az összes eszközt, listát és cetlit, amellyel a csapatod ma dolgozik, és azt is, ki vezeti őket. Ebből adódik, mit kell az új rendszernek lefednie.
- 02Alapok beállítása
Szobák, szobakategóriák, díjcsomagok, lemondási feltételek és felhasználók létrehozása a megfelelő jogosultságokkal. Felhőalapú rendszerben ez többnyire néhány nap alatt megvan.
- 03Adatátvétel próbafuttatással
Exportálja a vendégeket és a jövőbeli foglalásokat a régi rendszerből, rendelje hozzá az oszlopokat, és indítson próbafuttatást. Ez megmutatja, mi jönne létre, mi kapcsolódna össze és mi maradna ki, anélkül hogy bármi megváltozna.
- 04Próbanap
Játsszon végig egy érkezést, egy szobacserét, egy extra szolgáltatást, egy számlát és egy távozást teljes egészében az új rendszerben, a recepcióval és a housekeepinggel együtt.
- 05Fordulónap és a portálok átállítása
A fordulónapon vigye át az utolsó változásokat, kösse össze a portálokat az új channel managerrel, és attól kezdve csak az új rendszerben foglaljon.
- 06A régi eszközök felmondása
Csak ha két-három hét nyugodtan lezajlott, mondja fel a régi szerződéseket, és előtte exportálja azokat az adatokat, amelyeket meg kell őriznie.
Hogyan oldja meg ezt a STRYK
A STRYK Hotel Management szállodai operációs rendszerként épül kis és közepes szállodáknak, panzióknak és apartmanházaknak. A szobanaptár, a szobák és zárások, a housekeeping, a vendégprofilok, az e-mailes vendégkommunikáció, az árak és díjcsomagok, az idegenforgalmi adó, a számlázás és az online fizetés egy rendszerben van. A foglalási motor és az ajándékutalvány-értékesítés ugyanabból a szobakészletből dolgozik; az online check-in és az önkiszolgáló kioszk az alapárban foglalt külön modulok. Kapcsold össze a Booking.com, az Expedia, az Airbnb és más portálok kínálatát a STRYK-kal. Az árakat és az elérhetőséget egy helyen kezelheted, a portálfoglalásokat a naptárban látod.
Minden foglalásnál, legyen az a recepción, a weboldalon, egy portálon, adatimportnál vagy szobacserénél, a STRYK közvetlenül mentés előtt ellenőrzi, hogy a kategóriában valóban szabad-e még minden éjszakára hely. Így az utolsó szobát nem ígérik oda kétszer. Az étteremhez kasszainterfész áll rendelkezésre, amelyen keresztül a forgalom a szobára terhelhető; a STRYK nem éttermi kassza; a recepciós fizetésekhez Ausztriában és Németországban a „Pénztár és fiskalizáció” modul áll rendelkezésre. Az adótanácsadó számára a STRYK exportokat készít, többek között DATEV- és BMD-formátumban.
Az átállást az adatimport segíti: összerendeli a korábbi rendszer oszlopait, a STRYK ellenőrzi az adatokat, és egy próbafuttatásban megmutatja, mi kerülne importálásra, mielőtt bármit mentene. Az ár egyszerű marad: 59 € alapdíj plusz szobánként havi 6 €, áfa nélkül, éves számlázással, a foglalási motorral, az ajándékutalványokkal és a pénztárinterfésszel az alapárban, az online check-innel és a kioszkkal az alapárban foglalt külön modulként, beállítási díj és felhasználói korlát nélkül. A STRYK böngészőben és iPhone-ra és Androidra készült STRYK alkalmazásként fut.
