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Eine Minibar im Hotel rechnet sich, wenn der Rohertrag aus den Entnahmen die festen Kosten für Strom, Verderb, Schwund und Kontrollzeit übersteigt. Das hängt von deiner Entnahmequote ab, nicht vom Verkaufspreis allein. Verwalte sie mit einer festen Bestückungsliste, einer Zählung bei jeder Abreise, möglichst bevor die Rechnung ausgestellt ist, und einem wöchentlichen Abgleich von Einkauf, Bestand und abgerechneten Artikeln.
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- Entscheidend ist die Entnahmequote: Im Beispiel trägt sich die Minibar ab etwa 0,18 Artikeln je belegter Zimmernacht.
- Frage beim Check-out nach Entnahmen und zähle, sobald das Zimmer frei ist. Je früher die Zählung an der Rezeption liegt, desto seltener musst du nachbelasten.
- Ein Wochenabgleich aus Anfangsbestand, Einkauf und Endbestand zeigt, wie viele Artikel nie abgerechnet wurden.
- Eine kleine Auswahl mit hoher Marge und langer Haltbarkeit senkt Verderb und Zählaufwand.
Kosten und Erlöse einer Minibar im Überblick
Eine Minibar ist ein Kühlschrank oder Regalfach im Gästezimmer, aus dem Gäste Getränke und Snacks entnehmen und am Ende des Aufenthalts bezahlen. Der Erlös entsteht nur bei Artikeln, die auf der Rechnung stehen.
Auf der Habenseite steht der Rohertrag: Verkaufspreis minus Einkaufspreis je entnommenem Artikel. Dagegen laufen Kosten, die unabhängig von der Entnahme anfallen. Das Gerät braucht Strom, auch wenn es das ganze Jahr kaum jemand öffnet. Lautlose Absorbergeräte brauchen dabei meist deutlich mehr als Kompressorgeräte, mehr dazu im Ratgeber Energie sparen im Hotel. Abgelaufene Ware muss entsorgt werden, und jede Zählung kostet Arbeitszeit der Reinigungskräfte.
Prüfe zuerst, welche dieser Posten in deinem Haus real anfallen. Die folgende Tabelle ordnet sie zu.
| Posten | Art | Woher du die Zahl nimmst |
|---|---|---|
| Verkaufserlös | Variabel, je Entnahme | Preisliste im Zimmer, abgerechnete Artikel |
| Wareneinsatz | Variabel, je Entnahme | Einkaufsrechnungen, Einkaufspreis je Stück |
| Verderb und Ablauf | Fix, je Bestückung | Entsorgte Artikel aus der Wochenzählung |
| Schwund ohne Abrechnung | Fix, wirkt wie Verderb | Wochenabgleich (siehe unten) |
| Strom des Geräts | Fix, je Gerät | Typenschild oder Messung, Strompreis laut Vertrag |
| Kontrollzeit | Fix, je Abreise | Gestoppte Minuten je Zimmer mal Stundensatz |
Rechenbeispiel: Minibar im Hotel Nordlicht
Angenommen, das Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern stattet nur die 10 Superior- und Familienzimmer mit einer Minibar aus. Alle Werte sind Annahmen für die Rechnung und keine Marktzahlen. Setze deine eigenen Werte ein.
Bei 250 belegten Nächten je Zimmer ergeben sich 2.500 Zimmernächte. Entnehmen die Gäste im Schnitt 0,3 Artikel je Nacht, sind das 750 Artikel im Jahr. Bei durchschnittlich 3,50 € Verkaufspreis netto und 1,10 € Einkaufspreis bleiben 2,40 € Rohertrag je Artikel, zusammen 1.800 €.
Die festen Kosten betragen 1.082 €: 99 € für 90 abgelaufene oder nicht abgerechnete Artikel, 250 € Strom für 10 Geräte und 733 € Kontrollzeit. Letztere ergibt sich aus 1.000 Abreisen mit je 2 Minuten Zählung, das sind rund 33 Stunden zu 22 € Personalkosten. Bleiben 718 € Ertrag.
Sinkt die Entnahme auf 0,15 Artikel je Nacht, sind es 375 Artikel und 900 € Rohertrag. Die Minibar kostet dann 182 € mehr, als sie einbringt. Die Gewinnschwelle liegt bei 1.082 € geteilt durch 2,40 €, also bei rund 451 Artikeln oder 0,18 Artikeln je Nacht.
Sortiment und Preise festlegen
Ein kleines Sortiment mit Artikeln, die deine Gäste tatsächlich nehmen, schlägt eine volle Bar. Beginne mit sechs bis acht Artikeln: Wasser still und mit Kohlensäure, ein Softdrink, ein Bier, ein Glas Wein oder eine Piccolo-Flasche und ein haltbarer Snack. Frage die Hausdame, was beim Abräumen übrig bleibt und was fehlt.
Lege für jeden Artikel einen Soll-Bestand je Zimmer fest, in der Regel ein bis zwei Stück. Je weniger Stück im Fach liegen, desto schneller ist die Zählung, und desto weniger Ware läuft ab.
Preise setzt du über den Einkaufspreis plus Aufschlag und gegen den Preis im Gastraum. Hängt die Minibar-Flasche Wasser deutlich über dem Preis an deiner Rezeption, bemerken Gäste das und nehmen weniger. Die Preisliste gehört sichtbar ins Zimmer, in der Sprache deiner Hauptgäste. Welcher Umsatzsteuersatz auf welchen Artikel entfällt, hängt von Land und Warengruppe ab. Kläre das einmal mit deiner Steuerberatung und halte den Satz je Artikel fest.
Der Kontrollablauf bei jeder Abreise
Der Kontrollablauf legt fest, wer wann zählt und wo die Entnahme festgehalten wird. Er funktioniert am besten, wenn die Zählung vor der Rechnung liegt. Das gelingt nicht immer: Reist ein Gast um 8:30 Uhr ab, war oft noch keine Reinigungskraft im Zimmer. Ein später gefundener Posten braucht dann eine eigene Rechnung. Ob du dafür eine hinterlegte Karte belasten darfst, hängt von deinen Geschäftsbedingungen und der Zustimmung des Gastes ab.
Plane deshalb zwei feste Schritte ein. Beim Check-out fragt die Rezeption jeden Gast, ob er etwas aus der Minibar genommen hat, und bucht die Angabe sofort. Im frei gewordenen Zimmer kontrolliert die Reinigungskraft die Minibar als ersten Handgriff.
Minibar-Kontrolle in sechs Schritten
Sollbestand festlegen
Pro Zimmerkategorie steht eine Bestückungsliste mit Artikel und Stückzahl fest, am besten als laminierte Karte im Wagen der Reinigungskraft.
Bei Abreise zählen
Die Reinigungskraft vergleicht den Inhalt mit der Liste, sobald der Gast das Zimmer verlassen hat und bevor sie reinigt. Fehlende Artikel notiert sie mit Zimmernummer.
Entnahme melden
Die Hausdame gibt die Zählung sofort an die Rezeption weiter, per Zettel, Funkgerät oder im Housekeeping-System. Weicht sie von der Angabe des Gastes ab, klärt die Rezeption das, solange der Gast noch im Haus ist.
Auf die Rechnung setzen
Die Rezeption bucht die Artikel mit Menge und Preis auf die Rechnung, bevor sie ausgestellt wird. Der Gast sieht sie als eigene Zeile.
Auf Soll-Bestand auffüllen
Die Reinigungskraft füllt auf, prüft dabei das Mindesthaltbarkeitsdatum und entfernt Ware, die in den nächsten zwei Wochen abläuft.
Bleiber nur bei Meldung prüfen
Bei Gästen, die mehrere Nächte bleiben, zähle nicht täglich. Fülle nach, wenn der Gast darum bittet, und zähle am Abreisetag den ganzen Aufenthalt.
Wochenabgleich: Schwund und Fehlbuchungen finden
Der Wochenabgleich vergleicht, wie viele Artikel das Haus verlassen haben und wie viele davon abgerechnet wurden. Dafür brauchst du drei Zahlen je Artikel: Anfangsbestand im Lager und in den Zimmern, Einkauf der Woche und Endbestand. Die Differenz ist die Entnahme. Stehen auf den Rechnungen weniger Artikel, fehlt Umsatz.
Verdächtige bei Abweichungen nicht sofort Mitarbeitende. Häufige Ursachen sind eine vergessene Meldung am Abreisetag, Entnahmen, die ein Gast beim Check-out nicht angegeben hat, oder Artikel, die zum Auffüllen ins Zimmer gelegt, aber nie gezählt wurden. Notiere die Differenz je Woche und Artikel. Wiederholt sich dieselbe Lücke bei einem Artikel oder einer Zimmergruppe, liegt die Ursache im Ablauf und nicht im Zufall.
Prüfe außerdem einmal im Monat, ob Preise im Zimmer, auf der Karte und in der Rechnung übereinstimmen. Eine falsche Preiszeile erzeugt mehr Ärger beim Check-out als ein fehlender Artikel.
Monatliche Prüfung der Minibar
- Entsorgte Artikel nach Ablauf zählen und mit dem Vormonat vergleichen
- Differenz zwischen Entnahme und abgerechneten Artikeln je Artikel notieren
- Preise in Zimmerkarte, Rezeptionsliste und Rechnungsposten gegeneinander lesen
- Geräte auf Temperatur, Dichtungen und Geräusche prüfen
- Zimmer mit Entnahme null im Quartal auf Ausstattung und Sortiment prüfen
Alternativen zur klassischen Minibar
Zeigt deine Rechnung, dass die Entnahme unter der Gewinnschwelle liegt, bleibt ein Wechsel des Modells. Bevor du die Geräte ausschalten, vergleiche, was die Alternative an Aufwand und Ertrag verlagert.
Eine Wasserflasche im Zimmerpreis kostet wenig und spart die Abrechnung, bringt aber keinen Erlös. Ein Getränkekühlschrank im Flur oder Aufenthaltsraum mit Strichliste oder Bezahlen an der Rezeption bündelt Bestückung und Kontrolle an einem Ort. Wer ein Café oder eine Bar im Haus hat, verkauft dort die Getränke zu den Gastronomiepreisen.
| Modell | Aufwand | Ertragspotenzial | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Minibar im Zimmer | Zählung je Abreise, Auffüllen je Zimmer | Mittel bis hoch, bei hoher Entnahme | Gäste Komfort erwarten und die Rezeption nachts nicht besetzt ist |
| Wasser inklusive | Auffüllen mit dem Zimmerservice | Kein Erlös, geringe Kosten | Du Abrechnung sparen und Service zeigen willst |
| Kühlschrank im Gemeinschaftsbereich | Eine Bestückung, eine Kasse | Niedrig bis mittel | Wenige Gäste die Minibar nutzen |
| Verkauf an Rezeption oder Bar | Bedienung während der Öffnungszeit | Mittel | Du Personal vor Ort hast |
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Lohnt sich eine Minibar für ein kleines Hotel?
Sie lohnt sich, wenn der Rohertrag die festen Kosten für Strom, Verderb und Kontrollzeit übersteigt. Rechne mit deiner eigenen Entnahme je Zimmernacht. Im Beispiel von Hotel Nordlicht liegt die Gewinnschwelle bei etwa 0,18 Artikeln je Nacht, mit anderen Preisen und Kosten verschiebt sie sich.
Wann soll die Minibar kontrolliert werden?
Am Abreisetag, sobald der Gast das Zimmer verlassen hat, und vor der Reinigung. Frage zusätzlich beim Check-out nach Entnahmen, weil die Zählung bei früher Abreise oft zu spät kommt. Bei Gästen, die länger bleiben, genügt die Zählung zur Abreise.
Wie wird die Minibar auf der Rechnung ausgewiesen?
Als eigene Zeile je Artikel mit Menge und Preis. Welcher Umsatzsteuersatz für Getränke und Speisen gilt, hängt vom Land ab. Lass ihn von deiner Steuerberatung für jeden Artikel festlegen und im Preisverzeichnis hinterlegen.
Was tun, wenn ein Gast eine Entnahme bestreitet?
Verweise auf die Zählung bei der Abreise mit Datum und Zimmernummer. Hast du keine Zählung, ist die Position kaum zu belegen, und Kulanz ist meist günstiger als ein Streit. Führe die Zählung danach konsequent ein.
Wie viele Artikel gehören in die Minibar?
Sechs bis acht Artikel reichen für die meisten Häuser. Mehr Auswahl erhöht Zählaufwand und Verderb. Beobachte über einen Monat, welche Artikel entnommen werden, und streiche, was nie fehlt.
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