Übernachtungssteuer und Geschäftsreisen: was Hotels in deutschen Städten beachten

Warum Geschäftsreisende heute besteuert werden

Das Bundesverwaltungsgericht entschied am 11. Juli 2012 (9 CN 1.11), dass beruflich veranlasste Übernachtungen aus verfassungsrechtlichen Gründen von der Steuer auszunehmen seien. Berlin etwa baute deshalb ein Nachweisverfahren auf. Gäste legten eine Arbeitgeberbescheinigung oder eine Eigenerklärung vor, sonst zog das Hotel die Steuer ein.

Am 22. März 2022 wies das Bundesverfassungsgericht Verfassungsbeschwerden gegen die Übernachtungsteuern in Hamburg, Bremen und Freiburg zurück (1 BvR 2868/15 u. a.). Der Gesetzgeber könne beruflich veranlasste Übernachtungen ausnehmen, müsse es aber nicht. Damit lag die Entscheidung bei jeder Stadt.

Seither haben Städte die Ausnahme gestrichen. Der Bund der Steuerzahler zählt für 2026 in 59 von 200 untersuchten Städten ab 50.000 Einwohnern eine Übernachtungsteuer, im Vorjahr waren es 42.

Was Berlin, Hamburg, Köln und Düsseldorf regeln

Alle vier Städte besteuern Dienstreisen. Höhe, Berechnung und Übergang regeln sie verschieden. Die Tabelle fasst zusammen, was die Städte selbst veröffentlichen. Sie ersetzt nicht die Satzung, denn Sätze und Befreiungen ändern sich.

In Hamburg gilt die Taxe auch für Übernachtungen, die für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit zwingend erforderlich sind, laut Merkblatt seit dem 1. Januar 2023. Köln verzichtet seit dem 1. Juli 2024 ganz auf die Frage nach dem Reisezweck.

Übergangsregeln für Altverträge und laufende Aufenthalte

Berlin schützt Verträge, die bis zum 31. März 2024 rechtsverbindlich vereinbart wurden und erst danach stattfinden. Für sie galt weiter die alte Rechtslage, bei glaubhaft gemachter beruflicher Veranlassung fiel keine Steuer an. Das gilt auch für Kontingentverträge, wenn der Übernachtungspreis vor dem 1. April 2024 endgültig feststand. Eine Öffnungsklausel für neue Aufwandsteuern hebt den Schutz auf.

Köln befreit Aufenthalte, die vor dem 1. Juli 2024 begonnen haben, solange sie ununterbrochen fortdauern. So muss das Hotel Monteure und Projektgäste mit langen Aufenthalten nicht auf zwei Rechnungen verteilen.

Prüfe deine Rahmenverträge mit Firmenkunden deshalb auf Abschlussdatum, Preisbindung und Steuerklausel. Neue Verträge sollten regeln, dass die Übernachtungsteuer im vereinbarten Preis enthalten ist oder zusätzlich berechnet wird.

Wann der Nachweis der Dienstreise noch zählt

Eine Bescheinigung der Dienstreise brauchst du nur dort, wo deine Satzung berufliche Übernachtungen noch ausnimmt. Wie ein solches Verfahren aussah, zeigt Berlin bis zum 31. März 2024. Der Gast machte die berufliche Veranlassung bis zum Ende der Übernachtung glaubhaft, sonst behielt das Hotel die Steuer ein. Bei Arbeitnehmern genügte es, wenn der Arbeitgeber buchte oder die Rechnung auf ihn lautete.

Andernfalls reichte die Arbeitgeberbestätigung oder eine Eigenbestätigung. Das Hotel musste nur prüfen, ob die Unterlagen offensichtlich Zweifel weckten. Gäste, die nichts vorlegen wollten, konnten die Erstattung beim Finanzamt beantragen.

Für die Reisekostenabrechnung zählt, was die Rechnung belegt. Das Gesetz nennt als Übernachtungskosten die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Erstattet der Arbeitgeber sie, bleibt das steuerfrei, soweit sie als Werbungskosten abziehbar wären (§ 3 Nr. 16 EStG). Ob der Firmenkunde die Übernachtungsteuer wie Übernachtungskosten behandelt, klärt dessen Steuerberatung.

Rechnung und Umsatzsteuer bei Firmenkunden

In Berlin und Hamburg musst du die Übernachtungsteuer in der Rechnung nicht gesondert ausweisen. Ein Hinweis auf die im Preis enthaltene Steuer ist möglich, in Hamburg zum Beispiel „Netto Preis Übernachtung 46,- Euro (darin enthalten 1,- Euro Kultur- und Tourismustaxe)“.

Gib die Steuer an den Gast weiter, gehört sie zur Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer. Das schreiben die Berliner Finanzverwaltung und das Hamburger Merkblatt gleichermaßen. Die Berliner Bemessungsgrundlage der Übernachtungsteuer selbst enthält weder Umsatzsteuer noch gesondert berechnete Leistungen wie Frühstück.

Für Firmenkunden ist ein getrennter Ausweis trotzdem hilfreich, weil die Buchhaltung der Reisestelle die Zeile einem Beleg zuordnen kann.

Neue Städte im Blick behalten

Eine Übernachtungsteuer wird oft mitten im Jahr eingeführt. Stuttgart beschloss sie im Gemeinderat am 26. Februar 2026 und erhebt drei Euro je Person und Übernachtung ab dem 1. Juli 2026. Laut städtischer Mitteilung sind Minderjährige und Schülergruppen befreit; ob Dienstreisen gesondert behandelt werden, nennt die Mitteilung nicht. Lies in solchen Fällen die Satzung.

Prüfe dazu die Seiten deiner Stadt und das Ratsinformationssystem, sobald in deiner Gegend eine Bettensteuer diskutiert wird. Betriebe, die Firmenkunden bedienen, sollten Angebote und Rahmenverträge vor dem Stichtag anpassen, damit die Steuer nicht aus der eigenen Marge bezahlt wird.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Satzung und die Auskünfte deiner Stadt.