Mettre à jour l’état des chambres avant d’établir le plan du jour
La planification du housekeeping n’est fiable que si le calendrier, les chambres et les blocages le sont.Avant la répartition du matin, vérifie les départs, les recouches, les arrivées, les chambres libres et les blocages actifs. Une prolongation ou un changement de chambre de dernière minute modifie le travail de nettoyage. STRYK établit le plan du jour à partir de l’état des réservations et des chambres : ces sources doivent donc d’abord être correctes.
Sépare le statut de nettoyage et la disponibilité. Une chambre de départ sale peut être remise en vente après le nettoyage ; un blocage pour panne ou rénovation affecte la capacité vendable et relève de la gestion des chambres, pas d’un raccourci du housekeeping.
Définir l’équipe, les statuts et les check-lists de façon centralisée
Gère le personnel housekeeping de façon centralisée sous Paramètres → Housekeeping. N’active que les personnes qui doivent recevoir des attributions, utilise des accès personnels et désactive les départs sans perdre l’historique des attributions.
Définis ce que signifie chaque statut et quelles tâches en font partie. Le nettoyage de départ et la recouche nécessitent des check-lists différentes. Des statuts optionnels comme « contrôlée par la gouvernante » ou « ne pas déranger » peuvent aider, mais ils ne remplacent ni le nettoyage ni un véritable blocage de chambre.
| Statut | Signification | Étape suivante autorisée |
|---|---|---|
| Départ, nettoyage à faire | Le client est parti ; la chambre n’est pas validée. | Attribuer et démarrer le nettoyage |
| En cours | Une personne attribuée travaille sur la chambre. | Terminer les tâches et marquer comme terminée |
| Terminée, contrôle à faire | Le nettoyage est signalé ; le contrôle convenu peut suivre. | Contrôler ou valider directement |
| Prête | Libre, nettoyée et validée pour la prochaine arrivée. | La réception peut l’attribuer en toute sécurité |
| Recouche terminée | La chambre occupée a reçu le service quotidien convenu. | La chambre reste occupée |
| Ne pas déranger | Le client a empêché l’accès prévu ; le travail n’est pas terminé. | Revérifier plus tard et informer la réception |
Ouvrir, prioriser et répartir le plan du jour
Fixe les priorités avant d’attribuer les chambres. Sinon, le plan peut être équilibré mais faux sur le plan opérationnel.Ouvre Chambres → Plan housekeeping et sélectionne la date de travail. Vérifie les départs, les recouches, les chambres prêtes, le travail en attente et les exceptions. L’Hotel Nordlicht priorise trois chambres pour des arrivées anticipées avant de répartir le reste du travail.
N’attribue que du personnel actif et tiens compte de l’étage, de la charge de travail, des pauses et des tâches de contrôle. Un même nombre de chambres peut représenter une charge différente. Fais répéter ses attributions à chaque personne avant de commencer.
La répartition du matin étape par étape
- 01Vérifier la date et l’occupation
Chambres → Plan housekeepingComparer départs, recouches, arrivées et blocages avec le calendrier.
Le nombre de chambres à faire est plausible. - 02Marquer les priorités d’arrivée
Prioriser les arrivées anticipées et les chambres cibles importantes pour l’exploitation.
La réception et le housekeeping citent les mêmes priorités. - 03Attribuer le travail
Sélectionner le personnel actif et équilibrer la charge de travail, pas seulement le nombre de chambres.
Chaque chambre à faire a un seul responsable clairement désigné. - 04Valider le plan
Discuter des exceptions et confirmer le démarrage commun.
Personne ne travaille avec une ancienne version papier.
Démarrer, Terminé et Valider pour un déroulement sans ambiguïté
Utilise Démarrer lorsque le travail commence, Terminé après toutes les tâches prévues et Valider uniquement lorsque la chambre est approuvée pour la prochaine arrivée. Si un contrôle de la gouvernante est prévu, Terminé ne signifie pas encore prête.
La recouche a son propre statut de fin, car la chambre reste occupée. Ne marque pas comme terminées les chambres « ne pas déranger » ; conviens d’un second passage et du moment où la réception contacte le client.
Vérifier avant la validation
- Toutes les tâches liées au statut sont terminées.
- Les défauts techniques sont signalés de façon visible.
- La chambre est libre et prévue pour la prochaine arrivée.
- Le contrôle convenu de la gouvernante est terminé.
Gérer les changements, les « ne pas déranger » et les défauts sans perte d’information
Le plan du jour évolue avec les départs tardifs, les prolongations, les changements de chambre et les arrivées décalées. Revérifie les tâches concernées, mets à jour attribution et priorité ensemble et ne transfère jamais en silence un travail déjà commencé à une autre personne.
Décris les défauts avec précision. La direction décide si la réparation peut avoir lieu avant l’arrivée ou si la chambre nécessite un véritable blocage dans la gestion des chambres. Garde traçables la découverte, la décision sur la disponibilité et la validation ultérieure.
| Situation | Agir maintenant | Puis vérifier |
|---|---|---|
| Départ tardif | Mettre en pause ou changer la priorité et se coordonner avec la réception. | Nouvelle heure d’arrivée et chambre alternative |
| Le client prolonge | Mettre d’abord à jour la réservation ; ne pas poursuivre le nettoyage de départ. | Tâche de recouche et nouveau départ |
| Ne pas déranger | Définir le statut et convenir d’un second passage. | Règle de contact et service en attente |
| Défaut technique | Signaler précisément ; ne pas valider soi-même. | Réparation ou blocage de chambre |
| Changement de chambre | Revérifier la réservation et les tâches des deux chambres. | Ancienne chambre, nouvelle chambre et clé |
Transmettre clairement les chambres prêtes à la réception
La réception et le housekeeping n’ont pas besoin de deux listes de fin de travail. La réception se fie à Prête, pas à « probablement terminée ». Un bref appel peut aider pour les arrivées urgentes, mais le bon statut reste la passation qui fait foi.
Si le papier est nécessaire à l’exploitation, l’aperçu, le téléchargement et l’impression doivent utiliser le même PDF housekeeping. Sélectionne la date et la langue, vérifie l’hôtel, les chambres, les statuts, les attributions et les tâches, et considére l’impression comme un instantané. Les modifications ultérieures restent numériques.
Contrôle final avant la première arrivée
- 01Filtrer les chambres prioritaires
Comparer chaque arrivée anticipée avec le statut actuel de la chambre.
- 02Nommer les exceptions en cours
Garder visibles les « ne pas déranger », défauts, départs tardifs et contrôles en attente.
- 03Confirmer les chambres prêtes
N’utiliser pour les arrivées que des chambres libres vérifiées.
- 04Planifier le prochain contrôle
Donner à chaque priorité en cours un responsable et une heure de contrôle.
Clôturer la journée et améliorer la matinée suivante
À la fin des heures principales, passe en revue les chambres à faire, les cas « ne pas déranger », les défauts et le travail non validé. Chaque point ouvert doit être terminé, transmis à l’équipe du soir ou recevoir une heure de suivi documentée.
Lors d’un bilan de cinq minutes, choisis un problème récurrent, sa cause, un responsable et un petit changement. Après une semaine, vérifie si les questions, les validations tardives ou le travail en double ont réellement diminué.
Sept questions pour la validation de la journée
- Toutes les chambres des arrivées anticipées sont-elles devenues prêtes de façon vérifiable ?
- Chaque tâche ouverte a-t-elle un responsable et une heure ?
- Les cas « ne pas déranger » sont-ils coordonnés avec la réception ?
- Les défauts sont-ils décrits précisément et transmis au bon endroit ?
- Aucun véritable blocage de chambre n’a-t-il été caché dans un statut housekeeping ?
- Les versions papier ont-elles été traitées comme des instantanés ?
- Exactement une amélioration a-t-elle été convenue pour demain ?
