En bref
Eine Hotelsoftware besteht aus Modulen, die je eine Aufgabe des Hauses abdecken. Vier davon gehören in jedem Haus zum Kern: Buchungen mit Belegungsplan, Gästekartei, Rechnungen sowie Gästemeldung und Ortstaxe. Die übrigen elf sind Ausbaustufen, die du einschaltest, sobald Zimmerzahl, Personal oder Buchungswege es verlangen, etwa Housekeeping, Channel Manager oder Kassenschnittstelle.
L'essentiel en bref
- Kernmodule sind Buchungen mit Belegungsplan, Gästekartei, Rechnungen sowie Gästemeldung und Ortstaxe.
- Jedes Ausbaumodul hat eine Bedingung, ab der es sich lohnt, etwa eine zweite Reinigungskraft, ein Buchungsportal oder ein Restaurant mit Zimmerposten.
- Anbieter bündeln Module verschieden. Frage deshalb nach, was im Grundpreis steht und was extra kostet.
- Mit der Zimmerzahl wachsen die Pflichten: Housekeeping, Booking Engine und Channel Manager werden ab etwa 25 Zimmern zum Muss, Rollen und die Übergabe an die Steuerberatung ab etwa 50.
Was ein Modul ist und was Kern bedeutet
Ein Modul liegt in derselben Software wie alle anderen und teilt sich mit ihnen die Daten. Die Rezeption sieht im Rechnungsmodul dieselbe Buchung wie die Hausdame im Housekeeping-Modul.
Anbieter schneiden Module unterschiedlich zu. Was der eine Hersteller einzeln verkauft, steckt beim nächsten im Grundpreis oder fehlt ganz. Dieser Ratgeber ordnet deshalb nach Aufgabe und zählt 15 Module, die ein Haus mit 10 bis 80 Zimmern kennen sollte.
Ein Kernmodul ist ein Modul, ohne das kein Arbeitstag im Haus läuft. Ein Ausbaumodul ist ein Modul, das Arbeit spart oder Umsatz bringt, sobald eine Bedingung zutrifft, etwa eine zweite Reinigungskraft oder ein Buchungsportal.
Die 15 Module im Überblick
Die Tabelle nennt zu jedem Modul, ab wann es nötig wird, und eine Frage, die du in der Vorführung stellen kannst. Kern heißt: in jedem Haus Pflicht. Ausbau heißt: einschalten, wenn die Bedingung zutrifft.
| Modul | Stufe | Nötig, wenn … | Prüffrage in der Vorführung |
|---|---|---|---|
| Buchungen, Zimmer und Belegungsplan | Kern | immer | Prüft jeder Buchungsweg die Verfügbarkeit, bevor er speichert? |
| Gästekartei | Kern | immer | Warnt das System vor doppelten Gästeprofilen? |
| Rechnungen | Kern | immer | Lassen sich ausgestellte Rechnungen nur per Storno oder Gutschrift korrigieren? |
| Gästemeldung und Ortstaxe | Kern | immer | Lassen sich beide für dein Land und deine Gemeinde einstellen? |
| Housekeeping | Ausbau | mehr als eine Person reinigt | Sieht die Rezeption den Zimmerstatus ohne Anruf? |
| Tarife und Preisregeln | Ausbau | Saison, Aufenthaltsdauer oder Kanal ändern den Preis | Zeigt eine Vorschau, was eine Preisänderung bewirkt? |
| Booking Engine | Ausbau | Du willst Direktbuchungen auf der eigenen Website | Erscheinen Preis, Ortstaxe und Verfügbarkeit ohne Handarbeit auf der Seite? |
| Channel Manager | Ausbau | Du verkaufst über Buchungsportale | Welche Portale lassen sich für dein Haus verbinden, und wo steht das schriftlich? |
| Online Check-in | Ausbau | Gäste sollen Meldedaten vor der Anreise eintragen | Prüft die Rezeption die Angaben vor der Ankunft? |
| Kommunikation und Automationen | Ausbau | Du sendest vor Anreise oder nach Abreise immer dieselben Mails | Gibt es einen Testlauf und ein Protokoll? |
| Rollen und Rechte | Ausbau | Aushilfen oder mehrere Schichten arbeiten im System | Zeigt ein Protokoll, wer was geändert hat? |
| Online-Zahlung | Ausbau | Du verlangst Anzahlung oder Vorauszahlung | Welcher Zahlungsanbieter ist angebunden, und welche Gebühren fallen an? |
| Kassenschnittstelle | Ausbau | Restaurant oder Bar buchen Posten aufs Zimmer | Über welche Schnittstelle bucht deine Kasse aufs Zimmer? |
| Übergabe an die Steuerberatung und Bankimport | Ausbau | Deine Kanzlei bucht monatlich | In welchem Format kommen Buchungen und Belege bei der Kanzlei an? |
| Berichte | Ausbau | Du steuerst nach Auslastung, ADR und RevPAR | Lassen sich Berichte als Excel oder CSV exportieren? |
Die vier Kernmodule im Detail
Buchungen, Zimmer und Belegungsplan bilden das Fundament jeder Hotelsoftware. Der Belegungsplan zeigt je Zimmer und Tag, wer im Haus ist, und die Buchungsverwaltung legt Buchungen an, ändert und storniert sie. Entscheidend ist, dass jeder Weg die Verfügbarkeit vor dem Speichern prüft: Rezeption, Website, Portale und Zimmerwechsel. Sonst steht Zimmer 7 am Samstag zweimal vergeben im Plan.
Die Gästekartei speichert Profile mit Aufenthalten und Kontaktdaten. Beim zweiten Besuch entfällt die Frage nach der Adresse. Bucht Familie Weber einmal über ein Portal und einmal per Telefon, sollte das Modul auf ein mögliches Doppelprofil hinweisen.
Das Rechnungsmodul erstellt die Rechnung aus der Buchung. Prüfe, ob ausgestellte Rechnungen unveränderlich sind und Korrekturen nur über Storno oder Gutschrift laufen. So bleibt jede Rechnungsnummer für deine Steuerberatung nachvollziehbar.
Gästemeldung und Ortstaxe sind Pflichten des Betriebs, die je nach Land und Gemeinde verschieden geregelt sind. Das Modul sollte die Meldedaten aus der Buchung ableiten und die Abgabe in Preis und Rechnung ausweisen. Welche Frist und welche Höhe gelten, legen Land und Gemeinde fest. Kläre das vor dem Kauf mit deiner Gemeinde oder Steuerberatung.
Ausbau für den Hausbetrieb
Diese Module betreffen die Arbeit im Haus: Reinigung, Zugänge, Preise und Auswertung. Sie werden mit dem Personal wichtiger und nicht mit der Zahl der Gäste.
Housekeeping
Das Housekeeping-Modul macht aus Abreisen, Bleibern und Anreisen einen Tagesplan mit Zimmerstatus. Ab der zweiten Reinigungskraft lohnt es sich, weil jemand verteilen muss, wer welche Zimmer übernimmt. Im Hotel Nordlicht sieht die Rezeption um 13:40, dass Zimmer 204 bezugsbereit ist, ohne bei der Hausdame anzurufen.
Rollen und Rechte
Rollen und Rechte geben jeder Person einen eigenen Zugang und legen fest, was sie ändern darf. Die Aushilfe im Frühdienst checkt Gäste ein, Preise und Rechnungen ändert sie nicht. Ein Aktivitätsprotokoll hält fest, wer eine Buchung verändert hat.
Tarife und Preisregeln
Tarife verbinden Preis, Buchbarkeit, Leistungen und Stornobedingungen. Sie werden nötig, sobald Saison, Aufenthaltsdauer oder Kanal den Preis verändern. Gute Preismodule zeigen vor dem Speichern eine Vorschau. Preisempfehlungen verkaufen viele Anbieter als eigenes Zusatzprodukt, sie zählen hier nicht zu den 15 Modulen.
Berichte
Berichte zeigen Auslastung, Durchschnittspreis (ADR) und Erlös pro verfügbarem Zimmer (RevPAR). In einem Haus mit 10 Zimmern genügt der Blick in den Belegungsplan. Mit wachsender Zimmerzahl braucht die Leitung Zahlen je Monat und Kanal, die der Plan allein nicht liefert.
Ausbau für Vertrieb und Gäste
Diese Module bringen Buchungen herein und begleiten den Gast vor und nach dem Aufenthalt. Die Reihenfolge richtet sich nach deinen Buchungswegen.
Booking Engine
Die Booking Engine ist die Buchungsseite auf deiner eigenen Website, die Preise und Verfügbarkeit direkt aus dem Belegungsplan zeigt. Jede Direktbuchung spart die Portalprovision. Prüfe, ob die Ortstaxe im Preis erscheint, bevor der Gast bucht.
Channel Manager
Ein Channel Manager gleicht Verfügbarkeit, Preise und Buchungsregeln zwischen Hotelsoftware und Buchungsportalen ab. Ohne ihn pflegst du jedes Extranet von Hand und riskieren Doppelvergaben. Frage, welche Portale der Anbieter für dein Haus verbinden kann, und lass dir das schriftlich bestätigen. Den Unterschied zu PMS und Booking Engine erklärt der Vergleich der drei Begriffe.
Online Check-in
Der Online Check-in lässt Gäste ihre Meldedaten vor der Anreise eintragen, und die Rezeption prüft sie bei der Ankunft. Das spart die Dateneingabe am Empfang. Die Schlüsselübergabe regelst du getrennt davon.
Kommunikation und Automationen
Dieses Modul bündelt Gästenachrichten je Buchung und versendet wiederkehrende Mails automatisch, etwa die Anreiseinfo am Tag vor der Ankunft. Ein Testlauf zeigt vorab, welche Nachricht wann an wen geht. Ein Protokoll belegt, was tatsächlich versendet wurde.
Ausbau für Zahlung und Buchhaltung
Diese drei Module verbinden die Hotelsoftware mit Zahlungsanbietern, Kasse und Kanzlei. Sie hängen von Dritten ab, deshalb lohnt hier die genaueste Prüfung.
Online-Zahlung
Online-Zahlung nimmt Anzahlungen und Vorauszahlungen bei der Buchung an. Der Zahlungsanbieter berechnet eigene Gebühren, die nicht im Softwarepreis stecken. Frage nach Anbieter, Gebühren und danach, welche Zahlarten freigeschaltet sind.
Kassenschnittstelle
Eine Kassenschnittstelle bucht Posten aus Restaurant oder Bar auf das Zimmer, damit sie beim Check-out in der Rechnung stehen. Ein Hotel-PMS ist meist kein Kassensystem. Welche Vorschriften für deine Kasse gelten, kläre mit der Steuerberatung.
Übergabe an die Steuerberatung und Bankimport
Die Übergabe liefert Buchungsdaten und Belege in einem Format, das die Kanzlei einlesen kann, etwa DATEV oder CSV. Ein Bankimport liest Kontoauszüge ein und schlägt Zuordnungen zu offenen Rechnungen vor. Frage deine Kanzlei vorab, welches Format sie braucht.
Welche Module bei 10, 25, 50 und 80 Zimmern
Die Zimmerzahl verschiebt, welche Ausbaumodule zur Pflicht werden. Die Tabelle ist eine redaktionelle Orientierung und keine Marktstatistik. Buchungswege und Personal deines Hauses können jede Zeile verschieben.
Ein Haus mit 10 Zimmern führt die vier Kernmodule und schaltet den Rest nach und nach ein. Ein Haus mit 80 Zimmern hat Früh- und Spätdienst, mehrere Reinigungskräfte und eine Kanzlei, die monatlich bucht. Dort sind Rollen, Housekeeping und Übergabe an die Steuerberatung Pflicht. Die Kassenschnittstelle hängt von Restaurant und Bar ab und nicht von der Zimmerzahl.
| Ausbaumodul | 10 Zimmer | 25 Zimmer | 50 Zimmer | 80 Zimmer |
|---|---|---|---|---|
| Housekeeping | Soll | Muss | Muss | Muss |
| Tarife und Preisregeln | Soll | Soll | Muss | Muss |
| Booking Engine | Soll | Muss | Muss | Muss |
| Channel Manager | Soll | Muss | Muss | Muss |
| Online Check-in | Kann | Soll | Soll | Soll |
| Kommunikation und Automationen | Kann | Soll | Soll | Soll |
| Rollen und Rechte | Kann | Soll | Muss | Muss |
| Online-Zahlung | Kann | Soll | Soll | Soll |
| Kassenschnittstelle | Kann | Kann | Soll | Soll |
| Steuerberatung und Bankimport | Soll | Soll | Muss | Muss |
| Berichte | Kann | Soll | Soll | Muss |
Beispiel Hotel Nordlicht: die Modulliste anlegen
Das Hotel Nordlicht ist ein familiengeführtes Ferien- und Stadthotel mit 24 Zimmern in vier Kategorien. Anreise ist ab 15:00, Abreise bis 10:30, Frühstück von 7:00 bis 10:30. Buchungen kommen über die eigene Website, zwei Buchungsportale, Telefon und E-Mail.
Die Inhaberin setzt neben den vier Kernmodulen sechs Ausbaumodule auf Muss: Housekeeping für die Hausdame und zwei Reinigungskräfte, Tarife und Preisregeln, Booking Engine, Channel Manager, Rollen für Früh- und Spätdienst sowie die Übergabe an die externe Steuerberatung. Das Haus hat kein Restaurant, daher bleibt die Kassenschnittstelle ein Kann.
So legst du deine Modulliste fest
Kernmodule abhaken
Die vier Kernmodule stehen in jedem Haus auf Muss. Prüfe, wie jeder Anbieter sie umsetzt.
Auslöser durchgehen
Lies die Spalte „Nötig, wenn …“ der Tabelle und setze für jedes Ausbaumodul Muss, Soll oder Kann.
Angebote nach Modulen aufschlüsseln
Lass jedes Angebot zeigen, welche Module im Grundpreis stehen und welche extra kosten.
Muss-Module mit einem Hoteltag prüfen
Spiele Anreise, Zimmerwechsel und Rechnung am Beispiel deines Hauses durch. Die Testplan-Vorlage hilft dabei.
Questions fréquentes
Wie viele Module hat eine Hotelsoftware?
Das hängt vom Anbieter ab, denn jeder bündelt Funktionen anders. Dieser Ratgeber ordnet 15 Module, davon vier als Kern. Frage jeden Anbieter, welche davon im Grundpreis stehen und welche extra kosten.
Welche Module braucht eine kleine Pension mindestens?
Vier: Buchungen mit Belegungsplan, Gästekartei, Rechnungen sowie Gästemeldung und Ortstaxe. Alles Weitere schaltest du bei Bedarf zu, etwa Housekeeping, sobald mehrere Personen reinigen.
Ist ein Channel Manager Teil der Hotelsoftware?
Ein Channel Manager ist ein Funktionsbereich, der Verfügbarkeit und Preise mit Buchungsportalen abgleicht. Ob er zur Hotelsoftware gehört, entscheidet der Anbieter. Kläre, ob er im Preis enthalten ist und ob alle Portalbuchungen im selben Belegungsplan landen.
Bezahle ich jedes Modul einzeln?
Nein, nicht bei jedem Anbieter. Manche berechnen Module einzeln, andere bündeln sie in einem Preis je Zimmer. Verlange ein Angebot, das jedes Modul ausweist, und vergleiche die Summe für deine Zimmerzahl.
Brauche ich eine Kassenschnittstelle, wenn ich nur Frühstück anbiete?
Nein, in der Regel nicht. Eine Kassenschnittstelle lohnt sich, wenn Restaurant oder Bar Posten aufs Zimmer buchen. Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten, gibt es nichts zu übertragen.
Kann ich Module später dazuschalten?
Ja, wenn dein Vertrag es vorsieht. Frage vor der Unterschrift, ob ein späterer Einstieg Einrichtungskosten verursacht, den Preis ändert oder die Laufzeit verlängert.
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