Hotelabrechnung Schritt für Schritt: vom Zimmerkonto bis zur Steuerberatung

Die sieben Stufen der Hotelabrechnung

Die Hotelabrechnung ist die Kette aller Schritte, die aus einer Buchung einen bezahlten und steuerlich richtig verbuchten Umsatz machen. Sie beginnt mit der Anzahlung und endet mit der Übergabe der Monatsdaten an die Steuerberatung. Der Ratgeber bezieht sich auf Österreich und Deutschland, Rechtsstand Oktober 2026.

Jede Stufe liefert den Beleg, auf dem die nächste aufbaut. Die Rechnung beim Check-out ist nur so vollständig wie das Zimmerkonto, und der Monatsabschluss nur so sauber wie die Tagesabschlüsse. Ein Fehler in Stufe 2 zeigt sich deshalb oft erst in Stufe 6, wenn die Steuerberatung eine Differenz meldet.

Die Tabelle zeigt die Stufen mit Zuständigkeit und Ergebnis. Die Rollen entsprechen einem Haus wie dem Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern. In einer kleinen Pension übernimmt die Inhaberin mehrere Rollen.

Anzahlung und Zimmerkonto bis zur Abreise

Eine Anzahlung ist ein Teil des Preises, den der Gast vor der Leistung zahlt. Viele Häuser verlangen sie bei der Buchung oder einige Tage vor der Anreise. In Österreich entsteht die Steuerschuld für den vereinnahmten Teil mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 19 Abs. 2 UStG 1994). Die Anzahlung gehört also in die Voranmeldung des Zahlungsmonats, nicht des Aufenthaltsmonats.

Über die Anzahlung stellst du eine Anzahlungsrechnung aus. Die Endrechnung zieht die bereits berechneten Teilbeträge samt Steuer wieder ab (§ 11 Abs. 4 UStG 1994 in Österreich, § 14 Abs. 5 UStG in Deutschland). Das gilt, wenn über die Teilbeträge Rechnungen ausgestellt wurden. Die Einzelheiten zeigt der Ratgeber zur Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Das Zimmerkonto, auch Folio genannt, sammelt alle Leistungen eines Aufenthalts bis zur Rechnung. Es enthält die Übernachtungen, das Frühstück, die Minibar, den Parkplatz und die Posten aus Restaurant und Bar, die der Gast auf das Zimmer buchen lässt.

Hier entstehen die meisten Fehler. Ein Getränk von der Terrassenbar, das der Service auf einen Zettel schreibt, fehlt am Abreisetag im Zimmerkonto. Wie du Kasse und Zimmerkonto abgleichst, beschreibt der Ratgeber zu Zimmerbelastungen aus Restaurant und Bar. Die Ortstaxe führst du als eigene Zeile, weil das Hotel sie als Abgabe für die Gemeinde einhebt.

Die Rechnung beim Check-out

Die Rechnung ist der Beleg, der Leistung, Preis und Steuer festhält, und sie entsteht aus dem Zimmerkonto. Gegenüber Unternehmern besteht Rechnungspflicht, die Frist beträgt sechs Monate nach der Leistung (§ 11 Abs. 1 UStG 1994, § 14 Abs. 2 UStG). Hotels stellen sie üblicherweise am Abreisetag aus, auch Privatgästen.

Die Pflichtangaben unterscheiden sich in beiden Ländern im Detail. Die Tabelle stellt die wichtigsten Angaben gegenüber. Länderdetails findest du in den Ratgebern zur Hotelrechnung in Österreich und zur Hotelrechnung in Deutschland.

Zahlung, Kasse und Belege am Empfang

Die Zahlung schließt den Aufenthalt ab: Bargeld, Karte am Terminal, Überweisung auf Rechnung oder eine Online-Zahlung vorab. Jede Zahlart hat einen eigenen Weg aufs Konto und eigene Kosten. Kartenzahlungen kommen gesammelt und abzüglich Gebühren, Firmenüberweisungen erst nach dem Zahlungsziel. Einen Kostenvergleich bietet der Ratgeber zu Zahlungen im Hotel.

In Österreich müssen Betriebe Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse erfassen (§ 131b BAO). Die Pflicht gilt ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen dabei als Barumsatz (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Mehr dazu im Ratgeber zur Registrierkassenpflicht im Hotel.

In Deutschland muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a AO). Außerdem muss der Betrieb zeitnah einen Beleg ausgeben und dem Finanzamt jedes System innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden (§ 146a Abs. 2 und 4 AO). Das betrifft vor allem Kassen in Restaurant und Bar, wie der Ratgeber zu TSE und Kassensicherung erklärt.

Hotelsoftware und Kasse sind meist zwei Systeme. Die Kasse erfasst und belegt Verkäufe, die Hotelsoftware führt Zimmerkonto und Rechnung. Frage vor dem Kauf, wie Posten von der Kasse aufs Zimmer kommen und ob die Hotelsoftware selbst Belege signiert.

Tagesabschluss: Differenzen am selben Tag finden

Der Tagesabschluss ist die tägliche Abstimmung von Zimmerkonten, Kasse und Zahlungen, die Differenzen am Tag ihrer Entstehung sichtbar macht. Im Hotel Nordlicht macht ihn der Spätdienst am Abend, bevor die Rezeption schließt. Häuser mit Nachtdienst erledigen ihn nachts.

Der Grund für die tägliche Prüfung ist der zeitliche Abstand. Eine fehlende Minibar-Buchung klärt die Rezeption am Abreisetag mit einem Anruf auf das Zimmer. Im Monatsabschluss weiß niemand mehr, welches Zimmer es war.

Monatsabschluss und Übergabe an die Steuerberatung

Der Monatsabschluss ist die Prüfung aller Tagesabschlüsse eines Monats und die Grundlage der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Er stimmt Zahlungen, Anzahlungen, Gutscheine und Ortstaxe ab. Danach erhält die Steuerberatung ein Paket aus Rechnungen, Zahlungen und Belegen. Je vollständiger das Paket, desto weniger Rückfragen kommen.

Eine ausführliche Vorlage bietet die Checkliste für den Monatsabschluss mit der Steuerberatung. Die folgende Liste nennt die Mindestbestandteile.

Aufbewahrung und Prüfung im Nachhinein

Nach der Übergabe beginnt die Aufbewahrung. In Österreich sind Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland gelten zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen und sechs Jahre für Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Mehr dazu im Ratgeber zu GoBD und BAO.

Vier Stellen sind bei einer Prüfung besonders anfällig: Rechnungsnummern mit Lücken, Anzahlungen ohne Verrechnung, Steuersätze ohne Trennung zwischen Übernachtung und Frühstück sowie Barumsätze ohne Beleg. Der Tagesabschluss deckt alle vier früh auf.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes und die Auskunft deiner Steuerberatung.