Vérifie les données financières de référence avant le premier document
Des données de référence erronées se répètent sur chaque document suivant.Ouvre Paramètres et vérifie nom de l’hôtel, adresse, coordonnées, données de l’entreprise et fiscales, langue des documents, taux de TVA, moyens de paiement et responsable des modifications. Ne reprene pas de mentions légales d’un ancien en-tête sans confirmation.
L’Hotel Nordlicht consigne la source et la date de vérification de chaque donnée financière, crée un nouvel aperçu test après chaque modification et ne réécrit jamais en silence d’anciens documents définitifs.
| Domaine | À vérifier | Justificatif |
|---|---|---|
| Identité de l’hôtel | Nom, adresse, coordonnées | Données de l’hôtel validées officiellement |
| Entreprise et fiscalité | Raison sociale, n° de TVA, taux de TVA, mentions obligatoires | Responsable finance / conseil professionnel |
| Paiement | Moyens actifs, coordonnées bancaires, affectation | Contrat en cours ou compte confirmé |
| Document | Langue par défaut, mise en page, coordonnées, logique de numérotation | Aperçu interne validé |
Saisir les prestations du séjour de façon complète et exacte
La facture reprend les prestations du séjour. Vérifie hébergement, tarif, clients, extras, quantités, date de prestation et prix convenu. Ajoute les prestations au bon séjour dès qu’elles sont convenues ou fournies, et corrige les erreurs à la source.
L’Hotel Nordlicht teste deux nuits, deux clients, le petit-déjeuner les deux jours et une nuit de parking. La réception calcule le montant attendu de son côté, le compare à STRYK et corrige la prestation avant la finalisation.
Choisis délibérément un destinataire particulier ou entreprise pour chaque document
Le client n’est pas automatiquement le destinataire de la facture, et une entreprise précédente ne s’applique pas automatiquement au séjour suivant.Avant l’aperçu, choisis particulier ou entreprise. Vérifie le nom, l’adresse et les données d’entreprise obligatoires à jour du destinataire choisi. Le contexte d’entreprise précédent peut servir d’indication, mais ne doit pas être repris aveuglément.
L’Hotel Nordlicht crée deux aperçus à partir du même séjour test : l’un au nom d’Anna Berger en tant que particulier, l’autre au nom de Nordstern Reisen GmbH. Seules les données du destinataire doivent changer ; prestations et paiements restent identiques.
| Cas | À utiliser | À ne pas reprendre aveuglément |
|---|---|---|
| Séjour privé | Nom et adresse privés actuels | Entreprise d’un ancien voyage d’affaires |
| Voyage d’affaires | Entreprise choisie et adresse vérifiée | Ancien contact d’entreprise similaire |
| L’accompagnant paie | Destinataire de facture réellement convenu | Automatiquement le client principal |
| Plusieurs documents | Répartition claire des prestations par destinataire | Double facturation d’une même prestation |
Rapprocher paiements et solde avant la finalisation
Paiement et facture sont liés mais distincts. Vérifie chaque paiement réel : montant, date et heure, moyen et affectation. Un acompte réduit le solde mais ne remplace pas la facture définitive. Les tentatives échouées ou non confirmées ne doivent jamais apparaître comme réussies.
L’Hotel Nordlicht teste un acompte confirmé et le paiement final au départ : total des prestations moins l’acompte donne le solde restant, puis zéro, sans doublon. Les frais des prestataires de paiement externes restent séparés.
Rapprochement des paiements avant la facture définitive
- Chaque paiement est confirmé et n’apparaît qu’une fois.
- Montant, date et heure et moyen de paiement sont exacts.
- L’acompte est affecté au bon séjour.
- Le solde correspond au total des prestations moins les paiements confirmés.
- Les tentatives échouées ou en attente n’apparaissent pas comme payées.
Vérifier l’aperçu, finaliser la facture et utiliser le même fichier
L’aperçu, le téléchargement et l’impression ne doivent pas montrer trois états différents du document.Lis l’aperçu de la facture de haut en bas : émetteur, destinataire, date du document, période de prestation, lignes, quantités, montants, taxes, paiements, solde, informations de paiement et pied de page. Vérifie aussi les sauts de page et les adresses d’entreprise longues.
Choisis la langue du document si nécessaire (les 18 langues de STRYK sont disponibles). Aperçu, téléchargement et impression utilisent la même langue et le même PDF définitif. L’Hotel Nordlicht ouvre le fichier téléchargé séparément et compare total, destinataire et langue avec l’aperçu.
Valider une facture en sept étapes
- 01Ouvrir le séjour
Vérifier prestations, dates et tarif convenu.
- 02Choisir le destinataire
Confirmer particulier ou entreprise et l’adresse actuelle.
- 03Rapprocher les paiements
Vérifier acompte, paiement final et solde.
- 04Choisir la langue
Définir la langue du document pour cet export.
- 05Lire l’aperçu
Vérifier mentions obligatoires, lignes, totaux, taxes et mise en page.
- 06Finaliser
Créer le document définitif seulement après validation.
- 07Comparer fichier et liste
Ouvrir le PDF séparément et vérifier le statut dans Finance.
Traiter offre, correction et annulation comme des opérations distinctes
Une offre n’est ni une facture définitive ni une opération de paiement confirmée. Elle décrit les prestations prévues, le prix, le destinataire, la validité et les conditions. Son acceptation mène au processus de réservation et de documents, sans renommer un document déjà définitif.
Pour une facture définitive erronée, utilise le processus prévu de correction ou d’annulation. Ne la supprime pas et ne l’écrase pas en silence ; conserve numéro, historique et traçabilité avec motif, responsable et référence au document d’origine.
| Situation | Bonne démarche | À éviter |
|---|---|---|
| Proposition de prix avant réservation | Offre avec validité et conditions | Marquer comme facture payée |
| Faute de frappe dans l’aperçu | Corriger la source et rouvrir l’aperçu | Masquer l’erreur dans le PDF |
| Facture définitive erronée | Correction/annulation formelle avec référence | Supprimer ou écraser en silence |
| Le client paie une partie | Enregistrer le paiement partiel et laisser le solde ouvert | Afficher tout le document comme payé |
Contrôler la finance chaque jour et transmettre proprement chaque mois
Un court contrôle quotidien évite que la fin de mois devienne une chasse aux erreurs.En fin de journée, l’Hotel Nordlicht vérifie les documents nouveaux et modifiés, les paiements, les soldes, les annulations et les changements de destinataire inhabituels. Les listes financières sont triées par date de document et filtrent particulier, entreprise et statut sur l’ensemble des données.
Pour la clôture mensuelle, définis période, statuts et exports. Les rapports PDF et compatibles tableur utilisent les mêmes filtres et sections que l’aperçu. Analyse les écarts à la source et documente date de clôture, responsable, corrections en cours et destinataire.
Contrôle quotidien en dix minutes
- 01Documents modifiés aujourd’hui
Vérifier les opérations nouvelles, définitives, corrigées et annulées.
- 02Paiements et soldes
Comparer les paiements confirmés aux soldes.
- 03Contrôle ponctuel des destinataires
Ouvrir au moins une facture de particulier et une facture d’entreprise.
- 04Attribuer les écarts
Chaque question ouverte reçoit un responsable, un motif et une échéance.
- 05Documenter la clôture
Noter la date du contrôle et les points ouverts pour l’équipe suivante.
