En resumen
Ein Hotelsoftware-Glossar erklärt die Begriffe, die in Angeboten, Demos und Verträgen für ein Hotel-PMS vorkommen. Das PMS ist das Hauptsystem für Buchungen, Zimmer, Gäste und Rechnungen. Channel Manager, Booking Engine, Kasse und Zahlungsanbieter hängen daran. Dieses Glossar ordnet rund 50 Begriffe nach Arbeitsbereich und nennt bei jedem, worauf du im Angebot achtest.
Lo más importante
- Das PMS ist das Hauptsystem; Channel Manager, Booking Engine, Kasse und Zahlungsanbieter tauschen ihre Daten mit ihm aus.
- Begriffe wie Überbuchung, Zimmerstatus und Stornofrist beschreiben feste Abläufe, die ein Angebot genau abbilden muss.
- Der durchschnittliche Zimmerpreis (ADR) täuscht ohne die Auslastung; der RevPAR verbindet beide Zahlen.
- Lass dir bei jedem Muss-Begriff im Angebot sagen, was konkret enthalten ist und was extra kostet.
Systeme und Schnittstellen
Hotelsoftware besteht aus einem Hauptsystem und Anbindungen an andere Programme. Die folgenden Begriffe stehen in fast jedem Angebot. Frage bei jedem, ob er im Preis enthalten ist oder zusätzlich kostet.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Channel Manager | Gleicht Verfügbarkeit, Preise und Buchungsregeln zwischen PMS und Buchungsportalen ab. |
| Booking Engine | Buchungsseite auf der eigenen Website, die Verfügbarkeit und Preise aus dem PMS zeigt. |
| Buchungsportal (OTA) | Vermittler wie Booking.com, der Zimmer gegen Provision verkauft. |
| Extranet | Verwaltungsbereich eines Portals, in dem das Hotel Preise und Buchungen pflegt. |
| Schnittstelle (API) | Festgelegter Weg, auf dem zwei Programme Daten automatisch austauschen. |
| Kassenschnittstelle | Verbindung zwischen Kasse und PMS, damit Restaurantposten auf dem Zimmer landen. |
| Zahlungsanbieter | Unternehmen, das Kartenzahlungen und Online-Zahlungen abwickelt und dafür Gebühren berechnet. |
| Cloud-Software | Programm, das auf Servern des Anbieters läuft und im Browser bedient wird. |
| Rollen und Rechte | Regeln, welche Mitarbeiterin welche Bereiche sehen und ändern darf. |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | Vertrag, der regelt, wie der Anbieter Gästedaten im Auftrag des Hotels verarbeitet. |
Buchung und Verfügbarkeit
Diese Begriffe betreffen alles zwischen Anfrage und Anreise. Sie entscheiden, ob ein Zimmer doppelt vergeben wird, ob eine Sperre greift und was ein Gast bei Absage zahlt. Mehr zum Zusammenspiel der Systeme steht im Artikel PMS, Channel Manager und Booking Engine im Vergleich.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Belegungsplan | Kalender, der pro Zimmer und Tag zeigt, wer wann im Haus ist. |
| Zimmerkategorie | Gruppe gleichartiger Zimmer mit gemeinsamem Preis, etwa Doppelzimmer Superior. |
| Verfügbarkeit | Zahl der Zimmer je Kategorie, die für eine Nacht noch verkauft werden können. |
| Überbuchung | Mehr Buchungen als Zimmer für dieselbe Nacht, etwa weil ein Kanal die Verfügbarkeit zu spät erhalten hat. |
| Walk-in | Gast ohne Reservierung, der direkt an der Rezeption bucht. |
| No-Show | Gast, der ohne Stornierung nicht anreist. |
| Stornofrist | Zeitpunkt, bis zu dem ein Gast kostenlos stornieren kann. |
| Anzahlung | Teilbetrag vor der Anreise; die Vorauszahlung deckt den gesamten Betrag. |
| Mehrzimmerbuchung | Eine Buchung über mehrere Zimmer, etwa für eine Familie. |
| Zimmersperre | Zimmer, das wegen Renovierung oder Defekt nicht verkauft wird. |
| Mindestaufenthalt | Kleinste Nächtezahl, für die ein Zimmer buchbar ist. |
| Anreisesperre | Regel, die an bestimmten Tagen keine Anreise zulässt; die Abreisesperre gilt für Abreisen. |
| Kontingent | Für einen Kanal oder eine Gruppe reservierte Zimmerzahl, die nach einem Stichtag zurückfällt. |
Zimmerstatus und Housekeeping
Der Zimmerstatus sagt, ob ein Zimmer belegt, schmutzig, gereinigt oder bezugsbereit ist. Im Hotel Nordlicht steht Zimmer 204 nach der Abreise um 10:30 auf „leer/schmutzig“. Die Reinigungskraft setzt es auf „leer/sauber“, die Hausdame nimmt es ab, und erst dann gilt es für die Anreise ab 15:00 als bezugsbereit.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Zimmerstatus | Aktueller Zustand eines Zimmers, etwa leer/schmutzig, leer/sauber oder belegt. |
| Abreisezimmer | Zimmer, dessen Gast heute abreist; es wird vollständig gereinigt. |
| Bleiber | Gast, der heute nicht abreist; sein Zimmer bekommt nur den Tagesservice. |
| Bezugsbereit | Zimmer ist gereinigt, geprüft und kann an einen Gast übergeben werden. |
| Abnahme | Kontrolle des gereinigten Zimmers durch die Hausdame. |
| Housekeeping-Plan | Tagesliste, welche Zimmer wer in welcher Reihenfolge reinigt. |
| Late Check-out | Abreise nach der üblichen Zeit, bei Nordlicht nach 10:30, oft gegen Aufpreis. |
Preise, Tarife und Kennzahlen
Kennzahlen sind nur so aussagekräftig wie die Zahlen, aus denen sie entstehen. Kläre deshalb, ob dein System den Zimmerumsatz mit oder ohne Frühstück, Ortstaxe und Steuern rechnet, bevor du Monate vergleichst.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Tarif (Rate) | Preisangebot mit eigenen Bedingungen für Frühstück, Storno und Zahlung. |
| ÜF, HP, VP | Übernachtung mit Frühstück; Halbpension ergänzt das Abendessen, Vollpension auch das Mittagessen. |
| Preisregel | Vorgabe, die Preise nach Saison, Wochentag oder Aufenthaltsdauer anpasst. |
| Provision | Anteil des Buchungsbetrags, den ein Portal für die Vermittlung berechnet. |
| Rate Parity | Vorgabe, auf allen Kanälen denselben Preis zu zeigen. |
| Auslastung | Anteil der belegten an den verfügbaren Zimmern, in Prozent. |
| ADR | Durchschnittlicher Zimmerpreis: Zimmerumsatz geteilt durch verkaufte Zimmer. |
| RevPAR | Zimmerumsatz je verfügbarem Zimmer: Auslastung mal ADR. |
| Pickup | Zahl der Buchungen, die für einen Zeitraum in einem Zeitfenster eingegangen sind. |
Rechnung, Meldewesen und Tagesabschluss
Die Begriffe dieses Abschnitts hängen vom Land ab. Fristen, Formulare und Beträge legen Gesetz und Gemeinde fest; das Glossar beschreibt nur das Grundprinzip. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Gemeinde beziehungsweise deines Landes.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Folio (Zimmerrechnung) | Konto eines Aufenthalts, auf dem alle Leistungen bis zur Rechnung gesammelt werden. |
| Auf Zimmer buchen | Posten aus Restaurant, Bar oder Minibar auf das Konto des Gastes setzen. |
| Passantenrechnung | Rechnung an Gäste ohne Übernachtung, etwa für ein Mittagessen. |
| Storno und Gutschrift | Gängige Wege, eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren, statt sie zu überschreiben. |
| E-Rechnung | Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm direkt einliest. |
| Factur-X / ZUGFeRD | PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten; die XRechnung ist dagegen eine reine XML-Datei. |
| Ortstaxe | Abgabe der Gemeinde pro Gast und Nacht, die der Betrieb einhebt und abführt; in Deutschland meist Kurtaxe oder City Tax. |
| Meldeschein / Gästemeldung | Erfassung der Gästedaten für die Behörde; Form und Frist regelt das Meldegesetz des Landes. |
| Online Check-in | Gast trägt die Meldedaten vor der Anreise selbst ein, die Rezeption prüft sie. |
| Tagesabschluss | Prüfung am Tagesende auf offene Anreisen, Abreisen, Rechnungsentwürfe und Posten. |
Begriffe im Angebot prüfen
Ein Begriff im Angebot sagt noch nicht, was das System tut. „Kanalanbindung“ kann zwei Portale meinen oder zwanzig. Kläre jeden Muss-Begriff vor der Testphase in einem Satz. Welche Funktionen welche Betriebsart braucht, zeigt der Artikel Anforderungen nach Betriebsart.
Wie die Preismodelle der Anbieter aufgebaut sind, steht in Preismodelle für Hotelsoftware. Eine Einordnung des Systems selbst bietet der Ratgeber zum Hotel-PMS.
Sieben Rückfragen zu Begriffen im Angebot
- Kanalanbindung: Welche Portale genau, und wer richtet die Verbindung ein?
- Kassenschnittstelle: Welches Kassensystem ist bereits verbunden, welches braucht einen Adapter?
- Online-Zahlung: Welcher Zahlungsanbieter, welche Gebühren, welche Zahlarten?
- Gästemeldung: Erfasst das System nur die Daten, oder liefert es eine Datei für deine Behörde?
- E-Rechnung: Welches Format erzeugt das System, welches kann es empfangen?
- Rollen: Bekommt jede Person einen eigenen Zugang, und kostet das extra?
- Support: Zu welchen Zeiten erreichst du jemanden?
Preguntas frecuentes
Was ist der Unterschied zwischen PMS, Channel Manager und Booking Engine?
Das PMS führt Buchungen, Zimmer und Rechnungen. Der Channel Manager gleicht Verfügbarkeit und Preise mit Buchungsportalen ab, die Booking Engine nimmt Buchungen auf deiner eigenen Website an. Beide arbeiten mit der Verfügbarkeit aus dem PMS.
Was bedeutet RevPAR?
RevPAR ist der Zimmerumsatz je verfügbarem Zimmer, errechnet als Auslastung mal ADR. Bei 24 Zimmern und 2.160 € Zimmerumsatz in einer Nacht sind es 90 € (Beispiel).
Was ist ein Bleiber im Housekeeping?
Ein Bleiber ist ein Gast, der heute nicht abreist. Sein Zimmer bekommt nur den Tagesservice, während Abreisezimmer vollständig gereinigt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Vorauszahlung?
Eine Anzahlung ist ein Teilbetrag vor der Anreise, eine Vorauszahlung der gesamte Betrag. Welche Zahlung ein Tarif verlangt, steht in dessen Bedingungen.
Ist ein Cloud-PMS dasselbe wie ein PMS im Browser?
Ja, in der Regel. Ein Cloud-PMS läuft auf Servern des Anbieters und wird im Browser bedient, am Empfang installierst du nichts. Die Verarbeitung der Gästedaten beim Anbieter regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
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