Convertir la solicitud en un encargo de reserva claro
Antes del primer clic deben estar claros las fechas, las personas, el servicio y el grado de compromiso.Registre la llegada y la salida como fechas exactas e incluya adultos, niños, número de habitaciones, necesidades de cama o accesibilidad y contexto de facturación. Una preferencia no sustituye la elección de una categoría.
Aclare si se trata de una reserva vinculante, una consulta o una oferta todavía abierta. Registre la procedencia, el contacto y las condiciones de cancelación y pago acordadas y, después, vuelva a leer los datos esenciales.
Antes de abrir el formulario, convierta la solicitud en un encargo de reserva por escrito. Confirma las fechas de llegada y salida y el número de noches, los adultos y los niños con sus edades cuando sea necesario, el número y el tipo de habitaciones, las características preferidas, la hora prevista de llegada, los servicios incluidos, las condiciones de cancelación, el acuerdo de pago y un contacto accesible. Repite al huésped la oferta completa en lugar de confirmar fragmentos aislados. Distingue una reserva firme de una opción o una consulta todavía sin responder: el estado debe reflejar el compromiso real. En solicitudes telefónicas, pide que deletreen el correo electrónico y verifica los nombres en lugar de adivinarlos. En solicitudes de empresa, trate como datos separados al huésped que se alojará y al destinatario legal de la factura. Registra únicamente la información necesaria para prestar la estancia y coloque las solicitudes operativas en el contexto de la reserva, donde el equipo responsable pueda encontrarlas. El encargo está listo cuando otro recepcionista puedes crear la misma reserva sin tener que preguntar de nuevo las fechas, las personas, la promesa comercial o las condiciones acordadas.
| Área | Pregunta concreta | Validación |
|---|---|---|
| Estancia | ¿Cuáles son las fechas de llegada y salida? | El número de noches coincide |
| Ocupación | ¿Cuántos adultos, niños y habitaciones? | La capacidad es suficiente |
| Contacto | ¿Qué correo electrónico y teléfono están disponibles? | La confirmación puede entregarse |
| Compromiso | ¿Consulta, oferta o reserva confirmada? | El estado corresponde al acuerdo |
Buscar e identificar primero al huésped
Una nueva reserva no necesita automáticamente un nuevo perfil de huésped.Abre Nueva reserva y busca primero por correo electrónico, después por nombre y teléfono. Utiliza un registro existente solo cuando la identidad y el contacto coincidan de forma plausible.
Si no existe ninguna coincidencia, crea al huésped con el nombre estructurado y datos de contacto accesibles. Corrija los datos maestros en su origen y, cuando sea necesario, vincule la empresa activa correcta.
Busca siempre antes de crear un huésped. Empieza por el correo electrónico o el teléfono verificados y después compara el nombre completo, la fecha de nacimiento, la dirección y las estancias anteriores cuando estén disponibles. La coincidencia del nombre por sí sola no es suficiente, especialmente con nombres comunes o miembros de una misma familia. Abre los perfiles plausibles y confirma que el contacto pertenece a la persona que realiza o mantiene esta reserva. Reutiliza un único perfil fiable y actualiza solo los datos que el huésped haya cambiado realmente. Si la identidad sigue siendo incierta, aclárela en lugar de fusionar personas distintas; si ningún perfil coincide, crea a la persona una sola vez con datos maestros mínimos correctamente escritos. Vincula de forma consciente el contacto de la reserva y los huéspedes alojados para que los mensajes, el registro, la factura y el historial posteriores utilicen los registros correctos. Nunca crees un duplicado «por seguridad» ni sobrescriba el correo electrónico de otra persona para forzar una coincidencia. Antes de continuar, vuelve a abrir la cabecera del huésped seleccionado y compara en voz alta su nombre y contacto con el encargo de reserva. La comprobación es correcta cuando hay una sola identidad de huésped adecuada vinculada y todos los procesos posteriores pueden rastrear la estancia desde ese perfil.
Comprobar conjuntamente fechas, ocupación y habitaciones
La disponibilidad debe cubrir toda la estancia, no solo la noche de llegada.Selecciona las fechas y comprueba las noches calculadas. STRYK carga las habitaciones disponibles durante todo el periodo. Si la carga falla, no continúes basándose en una disponibilidad supuesta.
Elige la categoría y una o varias habitaciones físicas. La capacidad combinada debe alojar a todos los huéspedes y, en reservas de varias habitaciones, la asignación debe ser válida para cada unidad.
Introduce toda la estancia y espera a que el sistema confirme la disponibilidad antes de elegir las habitaciones. Lee conjuntamente la llegada, la salida y el número calculado de noches para detectar posibles errores de una noche. Asigna adultos y niños a cada habitación solicitada y comprueba que la capacidad, las reglas de categoría y cualquier condición de edad se ajusten a todo el grupo. La disponibilidad debe cubrir todas las noches, no solo la primera fecha. Si hay varias habitaciones, distribuye deliberadamente a las personas y confirma que cada habitación física seleccionada siga disponible para su tramo. Comprueba los bloqueos activos y las características de la habitación antes de prometer una unidad concreta: que una categoría esté abierta no demuestra que la habitación preferida sea adecuada. No eluda un error de carga o de STRYK suponiendo que una habitación está libre ni cree registros solapados para reservar capacidad de forma local. Si la unidad solicitada no está disponible, ofrece una alternativa concreta de categoría, fecha o combinación de habitaciones y obtén la aprobación. Antes de calcular el precio, vuelve a leer las fechas, las noches, el grupo y las unidades seleccionadas. La comprobación de habitaciones solo es correcta cuando el sistema y el encargo describen la misma estancia, sin conflictos y con capacidad suficiente.
Comprobación de disponibilidad en cinco pasos
- 01Comprobar las noches
Compara el periodo desde la llegada hasta la salida con la solicitud.
Ningún error de una noche - 02Esperar la disponibilidad
Utiliza únicamente unidades cuya disponibilidad haya confirmado el sistema.
Ningún error de carga - 03Comprobar la capacidad
Todos los adultos y niños deben estar cubiertos por la capacidad.
Plazas suficientes - 04Asignar las habitaciones
Distribuya de forma clara cada grupo de huéspedes entre las distintas habitaciones.
Ninguna habitación seleccionada sin huéspedes - 05Volver a leer las fechas
Repita todo el periodo de estancia antes de continuar.
Fechas confirmadas
Calcular la tarifa, los precios por noche y los extras
El total debe poder reconstruirse a partir de los componentes visibles.Elige el plan tarifario activo acordado y revisa los precios por noche, las reglas, los impuestos y los demás componentes. Investiga en su origen cualquier noche inesperada en lugar de ocultarla con un total manual.
Añade únicamente extras solicitados que el hotel pueda prestar y comprueba si se cobran una vez, por noche, por huésped o por huésped y noche. Un precio manual debe seguir siendo una excepción justificada.
Selecciona el plan tarifario que corresponda a las condiciones comunicadas, no simplemente el importe visible más bajo. Revisa cada precio por noche de toda la estancia, los servicios incluidos, las reglas de cancelación y pago, los impuestos y la moneda. Añade únicamente los servicios aceptados por el huésped y comprueba cada modalidad de cálculo: fijo, por habitación, por persona, por noche o por persona y noche. Para dos huéspedes durante tres noches, un desayuno cobrado por persona y noche utiliza seis unidades, salvo que ya esté incluido en la tarifa. Evita cobros dobles comparando los servicios incluidos con los extras. Compara con la oferta el subtotal, los impuestos, los extras, la información de depósito o pago y el total final, y explica cualquier diferencia estacional antes de guardar. Nunca introduzcas un total manual para ocultar una tarifa ausente o un cálculo fallido. Si el servicio de precios no se ha cargado, deténgase y vuelve a intentarlo desde una fuente válida. La comprobación financiera está completa cuando cada euro puede vincularse a noches, servicios y reglas y el huésped ha aceptado el importe exacto y las condiciones que ahora se muestran.
| Componente | Comprobación | Ejemplo Hotel Nordlicht |
|---|---|---|
| Noches de habitación | Noches × precio diario válido | 3 noches, todas visibles |
| Plan tarifario | El servicio y las condiciones coinciden | Directa flexible |
| Extra | La cantidad y el modelo de cobro coinciden | Desayuno por huésped y noche |
| Total | La oferta y STRYK son idénticos | Diferencia 0 € |
Definir de forma consciente el estado, la procedencia, el pago y las notas
Estos campos determinan cómo continúa el equipo la gestión de la estancia.Guarda como confirmada únicamente una reserva vinculante. Indica la procedencia real, ya que influye en la comunicación, los informes y la gestión del canal.
Registre únicamente pagos realmente recibidos. Una transferencia prometida no es un cobro. Las notas internas contienen información operativa concreta, no valoraciones subjetivas ni datos maestros que faltan.
Define el estado de la reserva, la procedencia, la información de pago y las notas como hechos operativos. Confirmada significa que el hotel planifica habitaciones y servicios reales para la llegada; mientras el compromiso no esté completo, utiliza una consulta, una opción u otro estado disponible previo a la confirmación. Registra la procedencia real porque determina los informes, la comunicación y, en reservas OTA, el canal de reserva. Una reserva manual o directa se comunica por correo electrónico; una reserva OTA mantiene el contexto de su canal en lugar de cambiarse de etiqueta para obtener una vía de mensajes preferida. Registra un pago únicamente cuando el dinero se haya recibido realmente, con importe, fecha y método: una transferencia prometida no es un depósito pagado. Mantén las notas breves, pertinentes y visibles para el equipo que debe actuar. Coloque la preparación de la habitación, la accesibilidad o los datos de llegada en su contexto operativo y evita copiar información sensible en texto libre. La revisión final incluye al huésped, las fechas, las habitaciones, el precio, la procedencia, el estado, el pago y las solicitudes. Cada campo debe responder a una pregunta operativa posterior, no limitarse a hacer que el formulario parezca completo.
Comprobación final antes de guardar
- El perfil del huésped y el correo electrónico accesible son correctos.
- La llegada, la salida y las noches coinciden con el acuerdo.
- Las habitaciones y su asignación están disponibles y respetan la capacidad.
- La tarifa, los extras y el total coinciden con la oferta.
- El estado, la procedencia y el pago describen la situación real.
Guardar una vez y verificar el registro creado
El mensaje de éxito inicia la verificación, pero no la finaliza.Pulse Crear una sola vez y espera al cálculo del precio, la disponibilidad y el guardado. Si el resultado no está claro, consulta la lista o el calendario antes de intentarlo de nuevo.
Abre la estancia guardada y compara todos los campos esenciales. Verifica que aparezca una sola vez en el calendario y que esté vinculada desde el perfil del huésped.
Envía la reserva una sola vez y espera el resultado del sistema. Una respuesta lenta no autoriza a pulsar Guardar de nuevo, abrir un segundo formulario o crear un duplicado provisional. Si la validación falla, conserva los datos propuestos, lee el error exacto y corrige su causa, huésped, fechas, capacidad, habitaciones, tarifa o campo obligatorio- antes de un único nuevo intento. Después del éxito, anote el número de reserva y vuelve a abrir el registro guardado. Compara el huésped, la estancia, la asignación de habitación, la tarifa, los extras, el total, la procedencia, el estado y el pago con el encargo aprobado. Abre el calendario de ocupación y verifica exactamente una barra en la habitación y las noches correctas; después abre el perfil del huésped y comprueba la misma estancia en un único historial. Confirma que la disponibilidad solo haya disminuido en los tramos reservados. Un simple mensaje de éxito no es una prueba suficiente. Si las vistas vinculadas no coinciden, deténgase e informe del número de reserva y de la diferencia observada en lugar de repararla con otra reserva. Un único registro creado por el sistema debe convertirse en la fuente compartida para recepción, finanzas, housekeeping y comunicación.
Tres comprobaciones después de guardar
- 01Detalle de la reserva
Comprueba todos los campos acordados.
Los datos coinciden - 02Calendario
Comprueba las fechas y la asignación de habitación.
Una sola barra de reserva - 03Perfil del huésped
Abre la estancia desde el perfil correcto.
Un único historial compartido
Entregar la reserva a la operativa
Al guardar comienzan el recorrido del huésped y la responsabilidad del equipo.Envíe la confirmación prevista únicamente después de verificar el correo electrónico, las fechas, el servicio, el precio y las condiciones. Respete el canal de comunicación de la reserva y nunca registre como correcto un envío que haya fallado.
Asigne las solicitudes especiales al área responsable y utilice la reserva guardada como referencia común, no una lista privada paralela.
Entrega la reserva verificada a la operativa con un resumen breve y accionable. Recepción necesita el número de reserva, el huésped, la procedencia, la llegada y la salida, la hora prevista, la habitación, la composición del grupo, la situación del pago y los datos de contacto todavía pendientes. Housekeeping solo necesita la solicitud de preparación pertinente, vinculada a la estancia y la fecha correctas. Finanzas necesita los servicios acordados, el contexto del destinatario y el depósito real, no un estado pagado inventado. Envía la confirmación por el canal derivado de la procedencia de la reserva y previsualiza los valores resueltos antes del envío: una reserva directa utiliza correo electrónico, mientras una estancia OTA permanece en su conversación de reserva. Pide al huésped que verifique las fechas, las personas, la categoría, los servicios incluidos, el total y las condiciones, y devuelve cualquier corrección a la reserva original. Para el siguiente turno, identifica las tareas abiertas con responsable y plazo en lugar de un vago «comprobar». La entrega está completa cuando la confirmación del huésped y todos los equipos internos hacen referencia al mismo número de reserva y pueden actuar sin una lista privada paralela.
