Kurz gesagt
Deine Hotelsoftware ist bereit für den Go-Live, wenn jeder Prüfpunkt einen benannten Verantwortlichen und einen Nachweis aus einem Testlauf hat. Prüfe sieben Bereiche: Zimmer, Preise, Buchungswege, Rechnung und Zahlung, Gästemeldung, Team und Housekeeping sowie Altdaten und Stichtag. Fehlt bei einem kritischen Punkt der Nachweis, verschiebe den Start.
Das Wichtigste in Kürze
- Eingerichtet ist die Software früher als freigegeben: Freigabe gibt es erst nach einem Probetag mit Testdaten.
- Jeder der 40 Punkte hat eine verantwortliche Rolle und einen Nachweis, etwa einen Ausdruck, eine Testbuchung oder eine Rückmeldung der Steuerberatung.
- Fehlt der Nachweis bei Zimmern, Preisen, Rechnung, Gästemeldung oder Rückfallplan, ist die Antwort Nein.
- Ein ausgedruckter Tagesplan am Empfang sichert den ersten Tag ab, falls das Internet ausfällt.
Wann ein Go-Live freigegeben wird
Ein Go-Live ist der Tag, an dem die neue Hotelsoftware die echten Buchungen, Rechnungen und Gästemeldungen übernimmt und das Altsystem nur noch zum Nachschlagen dient. Eingerichtet ist die Software früher. Freigegeben ist sie erst, wenn dein Team einen Hoteltag damit durchgespielt hat.
Lege vorher fest, wer Go oder No-go sagt. In kleinen Häusern ist das die Inhaberin, in größeren die Direktion gemeinsam mit der Rezeptionsleitung. Jeder Bereich hat eine Person, die den Nachweis liefert: einen Ausdruck, ein Foto, eine Testbuchung oder die Rückmeldung der Steuerberatung.
Diese Liste prüft das Ergebnis der Einführung. Wie du Zimmer, Preise und Rollen einrichten, beschreibt die Einführungs-Checkliste für STRYK. Den zeitlichen Rahmen eines Systemwechsels findest du im Projektplan für den Wechsel.
Zimmer und Verfügbarkeit prüfen
Die Zimmerliste ist die Grundlage jeder Buchung, deshalb prüft die Hausdame sie vor allen anderen Bereichen. Ein falsch angelegtes Zimmer fällt sonst erst auf, wenn ein Gast davorsteht. Gehe mit dem Ausdruck durchs Haus und nicht am Bildschirm.
Bereich 1: Zimmer und Verfügbarkeit (6 Punkte)
- Zimmerliste: Jede Zimmernummer im System gibt es im Haus, und kein vermietetes Zimmer fehlt. Prüft die Hausdame beim Rundgang.
- Kategorien: Betten, Zusatzbetten und höchste Personenzahl stimmen mit den Angaben auf deiner Website überein. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Sperren: Zimmer in Renovierung oder mit Defekt sind gesperrt und nicht buchbar. Prüft die Haustechnik.
- Verfügbarkeit: Die Testbuchung für das letzte freie Zimmer einer Kategorie gelingt, die nächste wird abgelehnt. Prüft die Rezeption.
- Zimmerwechsel: Ein Wechsel innerhalb der Kategorie funktioniert, und der Belegungsplan zeigt danach das richtige Zimmer. Prüft die Rezeption.
- Zimmerstatus: Die Statusnamen im System entsprechen den Begriffen deines Teams, etwa schmutzig, sauber und bezugsbereit. Prüft die Hausdame.
Preise, Tarife und Ortstaxe nachrechnen
Bei den Preisen kostet ein Fehler Geld, bevor ihn jemand bemerkt. Rechne deshalb mit dem Taschenrechner nach, statt dem Bildschirm zu glauben. Wähle Aufenthalte, die deine Sonderfälle abdecken: ein Kind, eine Saisongrenze, einen Rabattcode.
Bereich 2: Preise, Tarife und Ortstaxe (6 Punkte)
- Preiskalender: Für drei Stichtage in Haupt- und Nebensaison stimmt der Zimmerpreis mit deiner Preisliste überein. Prüft die Inhaberin.
- Saisongrenze: Ein Aufenthalt über den Wechsel von Neben- zu Hauptsaison wird je Nacht zum richtigen Preis berechnet. Prüft die Inhaberin.
- Tarife: Frühstück, Halbpension und nicht erstattbare Tarife enthalten die richtigen Leistungen und Stornobedingungen. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Kinder und Rabatte: Ein Aufenthalt mit Kind und ein Rabattcode ergeben den Betrag, den du von Hand ausrechnest. Prüft die Rezeption.
- Mindestaufenthalt: Regeln für Mindestaufenthalt und Anreisesperre greifen in der Testbuchung. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Ortstaxe: Betrag, Kinderregel und Befreiungen entsprechen den aktuellen Vorgaben deiner Gemeinde und stehen in Preis und Rechnung. Prüft die Rezeption.
Buchungswege und Portale testen
Jeder Weg, auf dem eine Buchung ins Haus kommt, braucht einen eigenen Testlauf. Beim Hotel Nordlicht sind das fünf Wege: Website, zwei Portale, Telefon und E-Mail. Ein Weg, den niemand getestet hat, ist der Weg, über den am ersten Tag dasselbe Zimmer zweimal vergeben wird.
Bereich 3: Buchungswege und Portale (6 Punkte)
- Eigene Buchungsseite: Eine Testbuchung auf der Website erscheint im Belegungsplan mit dem Preis, den der Gast gesehen hat. Prüft die Rezeption.
- Portale: Eine Testbuchung und eine Stornierung über jedes angebundene Portal kommen im Belegungsplan an. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Verfügbarkeit nach außen: Nach einer Buchung im Haus sinkt die Verfügbarkeit auf Website und Portalen. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Altsystem getrennt: Das Altsystem sendet keine Verfügbarkeit und keine Preise mehr an Portale. Prüft die Inhaberin.
- Telefon und E-Mail: Früh- und Spätdienst legen eine telefonische Buchung und eine E-Mail-Anfrage ohne Hilfe an. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Bestätigung: Die Bestätigungs-E-Mail enthält An- und Abreisezeit, Stornobedingungen und deine Hoteldaten. Prüft die Inhaberin.
Rechnung, Zahlung und Steuerberatung abnehmen
Rechtliche Vorgaben zu Rechnungsinhalt, Nummerierung, Kasse und Aufbewahrung hängen von deinem Land ab. Kläre sie vor dem Start mit deiner Steuerberatung. Lege ihr eine Probe-Rechnung vor, bevor das erste echte Dokument entsteht.
Bereich 4: Rechnung, Zahlung und Steuerberatung (6 Punkte)
- Probe-Rechnung: Eine Rechnung mit Zimmer, Frühstück, Ortstaxe und Extras zeigt Steuersätze und Summen, die deine Steuerberatung bestätigt hat. Prüft die Buchhaltung.
- Rechnungskopf: Firmenname, Anschrift, UID-Nummer beziehungsweise Steuernummer und Logo stimmen. Prüft die Inhaberin.
- Nummernkreis: Ob die Nummern an das Altsystem anschließen oder ein neuer, eindeutiger Kreis beginnt, ist mit der Steuerberatung abgestimmt und so eingestellt. Prüft die Buchhaltung.
- Firmenrechnung: Eine Buchung auf eine Firma erzeugt eine Rechnung mit Anschrift und, wo nötig, UID-Nummer des Empfängers. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Zahlungen: Anzahlung, Barzahlung und Überweisung lassen sich auf einer Testrechnung verbuchen. Wie Barumsätze zu erfassen sind, klärt vorab die Steuerberatung. Prüft die Buchhaltung.
- Übergabe: deine Steuerberatung kann den ersten Monatsexport lesen, bevor der erste Monat endet. Prüft die Buchhaltung.
Gästemeldung und Check-in prüfen
Die Meldepflicht für Gäste regeln Gesetz und Gemeinde deines Landes, und sie gilt auch in der ersten Woche mit neuer Software. Prüfe deshalb, ob das neue System die Daten erfasst, die deine Behörde verlangt. Welche Daten und Fristen gelten, entnimm den Vorgaben deines Landes und deiner Gemeinde.
Bereich 5: Gästemeldung und Check-in (5 Punkte)
- Meldedaten: Alle Pflichtfelder deines Landes sind erfassbar, auch für mitreisende Gäste und Kinder. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Meldeweg: du weißt, wie die Daten zur Behörde gelangen, per Export, Portal oder Papier, und hast den Weg einmal durchgespielt. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Check-in: Ein Check-in mit zwei Gästen und Zimmerzuteilung gelingt Früh- und Spätdienst ohne Rückfrage. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Löschfristen: Aufbewahrung und Löschung von Gästedaten und Dokumentkopien sind festgelegt und eingestellt. Prüft die Inhaberin.
- Online Check-in: Falls du ihn nutzt, füllt ein Testgast die Meldedaten vorab aus, und die Rezeption sieht sie vor der Anreise. Prüft die Rezeption.
Team, Rechte und Housekeeping vorbereiten
Die Software ist am Stichtag nur so gut wie die Person, die sie um 7:00 Uhr am Empfang öffnet. Jede Rolle im Haus braucht deshalb einen eigenen Zugang und eine Probe mit ihren Aufgaben. Das gilt auch für Aushilfen.
Bereich 6: Team, Rechte und Housekeeping (6 Punkte)
- Zugänge: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang, und die Anmeldung klappt am Arbeitsplatz. Prüft die Inhaberin.
- Rechte: Eine Aushilfe kann Preise nicht ändern, die Rezeptionsleitung kann es. Prüft die Inhaberin.
- Tagesplan: Der Housekeeping-Plan eines Testtags zeigt Abreisen, Bleiber und Anreisen richtig, und die Reinigungskräfte können ihn lesen. Prüft die Hausdame.
- Zimmer freigeben: Die Hausdame setzt ein Zimmer auf bezugsbereit, und die Rezeption sieht den Status ohne Anruf. Prüft die Hausdame.
- Schulung: Jede Rolle hat ihren Arbeitstag einmal mit Testdaten durchgespielt. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Ansprechperson: Das Team kennt Name, Telefonnummer und Supportzeiten des Anbieters für die ersten Tage. Prüft die Inhaberin.
Altdaten, Stichtag und Rückfallplan sichern
Der Stichtag ist der Tag, ab dem Neubuchungen und Änderungen nur noch im neuen System stehen. Zukünftige Buchungen sind der größte Risikoposten, denn jeder Gast mit einer übernommenen Buchung steht irgendwann am Empfang. Die Datenübernahme beschreibt die Checkliste zur Datenmigration.
Bereich 7: Altdaten, Stichtag und Rückfallplan (5 Punkte)
- Zukünftige Buchungen: deine Zahl stimmt mit dem Altsystem überein, und zehn Stichproben haben dieselben Daten, Preise und Gäste. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Gäste im Haus: Wer am Stichtag im Haus ist, steht mit Zimmer, Abreisedatum und offenen Posten im neuen System. Prüft die Rezeption.
- Anzahlungen: Bereits erhaltene Anzahlungen sind bei den Buchungen vermerkt und erscheinen auf der Rechnung. Prüft die Buchhaltung.
- Rückfallplan: Ein ausgedruckter Tagesplan mit Anreisen, Abreisen und Zimmern liegt am Empfang, falls das Internet ausfällt. Prüft die Rezeptionsleitung.
- Altsystem: Die Daten sind exportiert und gesichert, und die Kündigungsfrist des Altvertrags ist notiert, bevor du kündigst. Prüft die Inhaberin.
Beispiel: der Probetag im Hotel Nordlicht
Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer in vier Kategorien, Anreise ab 15:00 und Abreise bis 10:30. Am Montag vor dem Stichtag spielt das Team einen Probetag mit Testdaten durch. Erst danach entscheidet die Inhaberin.
Um 8:00 Uhr geht die Hausdame mit der Zimmerliste durch alle 24 Zimmer. Danach legt der Frühdienst fünf Testbuchungen an, je eine pro Buchungsweg. Um 14:00 Uhr checkt der Spätdienst zwei Testgäste ein und stellt eine Rechnung aus. Um 16:00 Uhr liest die Inhaberin die Nachweise und sagt Go oder No-go.
Den Go/No-go-Nachweis lesbar festhalten
Eine Checkliste ersetzt keine tatsächliche Prüfung. Sammle zu den kritischen Punkten den gewählten Testfall, das beobachtete Ergebnis und die zuständige Person. Ein nicht geprüfter Punkt bleibt offen.
| Prüfpunkt | Im Produkt zeigen lassen | Erkennbares Ergebnis |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Eine knappe Kapazität über den vorgesehenen Buchungsweg prüfen. | Der letzte Prüfschritt berücksichtigt den aktuellen Bestand; Fehler sind nachvollziehbar. |
| Preis und Beleg | Preisaufbau und eine freigegebene Testrechnung mit dem erwarteten Ergebnis vergleichen. | Beträge, Steuern und enthaltene Leistungen stimmen für den Testfall. |
| Rollen und Wiederanlauf | Zugriff mit der vorgesehenen Rolle und Verhalten nach einem fehlgeschlagenen Versuch prüfen. | Es entstehen keine zusätzlichen Buchungen oder Belege durch einen unklaren Wiederholungsversuch. |
Häufige Fragen
Wie viel Zeit sollte zwischen Einrichtung und Stichtag liegen?
Mindestens zwei Tage, besser eine Woche. In dieser Zeit prüfen die Verantwortlichen ihre Bereiche, und Mängel lassen sich beheben, ohne dass Gäste sie bemerken. Ohne Testfenster ist der Stichtag ein Risiko und kein Plan.
Wer entscheidet über Go oder No-go?
Die Inhaberin oder die Direktion, auf Grundlage der Nachweise aus den sieben Bereichen. Die Rezeptionsleitung, die Hausdame und die Buchhaltung liefern die Nachweise für ihre Bereiche. Notiere die Entscheidung mit Datum.
Kann ich live gehen, wenn einzelne Punkte offen sind?
Ja, wenn es nicht um Zimmer, Preise, Rechnung, Gästemeldung oder den Rückfallplan geht. Für jeden offenen Punkt gilt: ein Verantwortlicher und ein Termin, schriftlich festgehalten.
Gibt es einen besten Zeitpunkt für den Stichtag?
Ja, eine Woche mit wenigen Anreisen und ohne Veranstaltung am Ort. Dann bleibt dem Team Zeit für Rückfragen. Welche Wochen das in deinem Haus sind, zeigt dein Belegungsplan des Vorjahres. Mehr zum Zeitpunkt steht im Ratgeber Wann der Wechsel der Hotelsoftware sinnvoll ist.
Soll ich bei einem Fehler zurück ins Altsystem wechseln?
Nein, nicht bei einzelnen Fehlern, denn dann führen zwei Systeme unterschiedliche Stände. Nutze den ausgedruckten Tagesplan, notiere den Fehler mit Datum und Buchungsnummer und melde ihn dem Support deines Anbieters.
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