Projekt, Verantwortung und Startdatum festlegen
Benenne eine Person, die den Einführungsstand zusammenhält und Freigaben dokumentiert. In kleinen Hotels ist das häufig die Hotelleitung oder Eigentümerin. Diese Person muss nicht jede Einstellung selbst vornehmen, entscheidet aber, wer Hotelstammdaten, Zimmer, Finance, Housekeeping und Booking Engine fachlich prüft. Ohne diese Zuordnung bleiben Rückfragen liegen oder werden von mehreren Personen unterschiedlich beantwortet.
Lege zusätzlich ein realistisches Startdatum fest und plane rückwärts. Für ein kleines Haus ohne komplexe Datenmigration sind zehn bis fünfzehn Arbeitstage oft ein sinnvoller Korridor; entscheidend ist aber nicht die Zahl, sondern die verfügbare Prüfzeit. Zwischen vollständiger Einrichtung und Livegang sollen mindestens zwei Tage für Ende-zu-Ende-Tests liegen. Ein Termin ohne Testfenster ist kein Plan, sondern ein Risiko.
Hotelidentität und Finance-Basis freigeben
Öffne Einstellungen → Hotel. Trage den offiziellen Hotelnamen, Unternehmensnamen, Anschrift, Kontaktdaten, Zeitzone, Währung und Standardsprache ein. Diese Werte sind keine dekorative Profilseite: du fließt in operative Ansichten, Dokumente, Kommunikation und öffentliche Buchungsbereiche. Verwende deshalb die Daten, die auch auf Rechnungen und im Impressum gelten, nicht eine verkürzte interne Schreibweise.
Danach werden unter den Finance-Einstellungen Rechnungssteller, Steuerdaten, Nummernkreise, Zahlungsangaben, Dokumenttexte und Standardsprache geprüft. Erstelle noch keine echte Rechnung. Nutze zuerst Vorschau oder einen klar markierten Testfall und lies das vollständige PDF: Empfänger, Anschrift, Steuer, Beträge, Zahlungshinweise und Fußbereich. Die Finance-Freigabe erteilt die Person, die später für Rechnungen oder Buchhaltung verantwortlich ist.
Freigabe 1: Hotel und Finance
- Hotel- und Unternehmensname entsprechen den offiziellen Unterlagen.
- Adresse, Zeitzone, Währung und Standardsprache sind korrekt.
- Steuerdaten und Nummernkreise wurden fachlich geprüft.
- Ein vollständiges Test-PDF ist visuell freigegeben.
Das verkaufbare Hotel abbilden: Kategorien, Zimmer und Sperren
Beginne mit Zimmerkategorien, nicht mit einzelnen Zimmern. Eine Kategorie beschreibt das Angebot, das ein Gast bucht: Name, Kapazität, Standardbelegung, mögliche Zusatzbetten, Größe, Bettentyp und mehrsprachige Beschreibung. Lege jede verkaufbare Leistung genau einmal an. Zwei fast gleiche Kategorien wie „Doppelzimmer“ und „Doppelzimmer Standard“ ohne echten Unterschied erschweren Preise, Verfügbarkeit und Direktbuchung.
Anschließend wird jedes reale Zimmer mit eindeutiger Nummer genau einer aktiven Kategorie zugeordnet. Kontrolliere pro Kategorie die Summe der Zimmer gegen eine physische Hausliste. Wartung, Renovierung oder ein defektes Zimmer werden als operative Sperre behandelt, weil sie Verfügbarkeit und Booking Engine beeinflussen. Ein Housekeeping-Status wie „nicht gereinigt“ ersetzt keine echte Außer-Betrieb-Sperre.
| Kontrolle | Sollzustand | Test |
|---|---|---|
| Kategorie | Einmalig, verständlich und wirklich verkaufbar | Kann die Rezeption den Unterschied zu jeder anderen Kategorie erklären? |
| Kapazität | Standard- und Maximalbelegung entsprechen dem Zimmer | Familien- und Einzelbelegung in einer Testsuche prüfen |
| Zimmerbestand | Jedes reale Zimmer genau einmal vorhanden | Kategorieanzahl gegen Hausliste zählen |
| Sperren | Wartung blockiert echte Verfügbarkeit | Sperrzeitraum im Kalender und in der Verfügbarkeit prüfen |
Preise, Rate Plans und Bedingungen als ein Angebot testen
Hinterlege zuerst eine nachvollziehbare Preisbasis je Kategorie. Darauf bauen Saisonen, Wochentage, manuelle Overrides, Rate Plans und Rabatte auf. Aktiviere nicht jede denkbare Rate zum Start. Ein kleines Hotel fährt sicherer mit wenigen Angeboten, deren Unterschied Gast und Rezeption in einem Satz erklären können, zum Beispiel flexibel stornierbar, nicht stornierbar oder Direktbuchungsrate.
Prüfe jede aktive Rate an mindestens drei Daten: normaler Werktag, starkes Wochenende und ein Datum mit manueller Änderung. Vergleiche Nachtpreis, Gesamtpreis, Storno, Zahlung und enthaltene Leistungen. Ein rechnerisch korrekter Preis ist noch kein gutes Angebot, wenn Bedingungen fehlen oder ein Rabatt unbeabsichtigt doppelt wirkt.
Persönliche Zugänge und Rollen im echten Alltag prüfen
Lege für jede Person einen eigenen Benutzer an. Gemeinsame Rezeption- oder Housekeeping-Passwörter verhindern Nachvollziehbarkeit und erschweren das Sperren einzelner Zugänge. Ordne Rollen nach Aufgaben zu: Rezeption benötigt Buchungen und Gäste, Housekeeping den Tagesplan und Zimmerstatus, Finance Dokumente und Zahlungen, Management zusätzlich Reports und Einstellungen. Gib nicht vorsorglich allen Administratorrechte.
Die Rollenprüfung findet nicht in einer Berechtigungsliste statt, sondern im Arbeitsablauf. Jede Testperson meldet sich mit dem eigenen Zugang an und bearbeitet einen typischen Fall. Gleichzeitig wird geprüft, dass sensible oder fachfremde Aktionen nicht verfügbar sind. Ein Housekeeping-Zugang soll ein Zimmer bearbeiten können, aber nicht Rechnungsdaten ändern; Finance soll offene Belege sehen, aber nicht ungeprüft Hotelstammdaten überschreiben.
Betrieb und Gästereise Ende zu Ende proben
Jetzt werden keine Einstellungen mehr einzeln betrachtet. Lege eine realistische Testbuchung für zwei Nächte an, verknüpfe einen Gast, prüfe Rate und Gesamtpreis und bestätige die Reservierung. Am Anreisetag wird der Zimmerstatus über den Housekeeping-Plan bis Bezugsbereit geführt. Danach folgen Check-in, eine Zusatzleistung, eine Teilzahlung, Rechnungsvorschau, Restzahlung und Check-out.
Zusätzlich wird eine mobile Direktbuchung über die veröffentlichungsnahe Vorschau getestet. Kontrolliere Kategorie, Fotos, Preis, Verfügbarkeit, Rate Plan, Bedingungen, Extras und Bestätigung. Die Buchung muss anschließend im STRYK-Betrieb mit denselben Daten sichtbar sein. Erst dann ist der Weg zwischen öffentlichem Verkauf und Hotelbetrieb geschlossen.
Pflichtprobe vor dem Livegang
- 01Reservierung
Zwei Nächte, zwei Gäste, aktive Rate und ein Extra anlegen. Zeitraum, Verfügbarkeit und Gesamtpreis prüfen.
Die Buchung steht konfliktfrei im Kalender. - 02Anreise und Housekeeping
Zimmer priorisieren, zuweisen, starten, fertig melden und als Bezugsbereit an die Rezeption übergeben.
- 03Aufenthalt und Abreise
Check-in durchführen, Leistung ergänzen, Teilzahlung und Restzahlung buchen, PDF prüfen und Check-out abschließen.
- 04Direktbuchung mobil
Den Gastweg auf einem Smartphone vollständig durchführen und die Reservierung anschließend in STRYK prüfen.
Go-live freigeben und die ersten fünf Tage führen
Die Projektverantwortung gibt den Livegang erst frei, wenn alle Pflichtprüfungen dokumentiert bestanden sind. Offene Schönheitskorrekturen dürfen sichtbar terminiert werden; offene Fehler bei Buchung, Verfügbarkeit, Rechnung, Zahlung, Benutzerzugang oder Housekeeping blockieren den Start. Eine klare No-go-Liste schützt das Hotel vor dem Druck, einen festgesetzten Termin um jeden Preis zu halten.
Plane für die ersten fünf Betriebstage ein tägliches 15-Minuten-Review. Das Team bringt konkrete Fälle mit Buchungs- oder Zimmerbezug mit. Jeder Punkt erhält Ursache, verantwortliche Person, Termin und erneuten Test. Nach fünf Tagen werden Zugangsliste, offene Beträge, Housekeeping-Übergaben und Buchungsdifferenzen erneut geprüft. Erst danach gilt die Einführung als abgeschlossen und geht in den normalen Support über.
| Bereich | Freigabe | Blockiert den Start, wenn … |
|---|---|---|
| Hotel & Finance | Stammdaten und vollständiges Test-PDF geprüft | Steuer, Empfänger oder Dokumentinhalt unklar sind |
| Zimmer & Verfügbarkeit | Bestand, Kapazität und Sperren stimmen | Ein reales Zimmer fehlt oder doppelt verkauft werden kann |
| Team | Jede Rolle besteht ihren Testfall | Eine Person keinen sicheren Arbeitszugang hat |
| Betrieb | Buchung bis Abreise und Direktweg bestanden | Ein Pflichtfall ohne bestätigtes Ergebnis bleibt |
