Kurz gesagt
Kleine Hotels dürfen Wünsche und Gewohnheiten ihrer Gäste speichern, wenn Zweck und Rechtsgrundlage klar sind. Angaben für den laufenden Aufenthalt gehören zur Buchung. Vorlieben für den nächsten Besuch kannst du auf ein berechtigtes Interesse stützen, wenn du abwägen und den Gast informierst. Gesundheitsangaben und E-Mail-Werbung verlangen mehr (EU-Recht, Stand: Oktober 2026).
Das Wichtigste in Kürze
- Für jede Datenart brauchst du einen Zweck und eine Rechtsgrundlage: Vertrag für den Aufenthalt, berechtigtes Interesse oder Einwilligung für alles darüber hinaus.
- Eine Stammgastnotiz ist zulässig, wenn der Gast sie erwarten kann, du ihn im Datenschutzhinweis informierst und er widersprechen kann.
- Gesundheits- und Glaubensangaben sind besonders geschützt. Frage nur nach dem, was der Gast für den Aufenthalt braucht.
- Eine E-Mail mit Angebot ist Direktwerbung. In Österreich und Deutschland brauchst du dafür Einwilligung oder die eng gefasste Ausnahme für bestehende Kunden.
Was Personalisierung im kleinen Hotel bedeutet
Personalisierung heißt im kleinen Hotel, dass Rezeption und Frühstücksteam beim zweiten Besuch wissen, was der Gast beim ersten gesagt hat. Das kann ein ruhiges Zimmer zum Hof sein, Tee statt Kaffee oder der Wunsch, im Erdgeschoss zu schlafen.
Sobald du solche Angaben speicherst, verarbeitest du personenbezogene Daten. Die DSGVO gilt dann auch für ein Haus mit 12 Zimmern und ohne IT-Abteilung. Sie verlangt keine Genehmigung vor jeder Notiz. Sie verlangt einen Zweck, eine Rechtsgrundlage und eine Löschregel.
Dieser Ratgeber bezieht sich auf Hotels in der EU. Die Regeln für Werbe-E-Mails behandelt er für Österreich und Deutschland. In anderen Ländern gelten eigene Vorschriften.
Welche Gästedaten du wofür nutzen darfst
Der Zweck einer Angabe bestimmt ihre Rechtsgrundlage. Die DSGVO nennt in Art. 6 Abs. 1 sechs Grundlagen. Im Hotelalltag zählen drei: die Vertragserfüllung, das berechtigte Interesse und die Einwilligung.
Die Vertragserfüllung deckt, was für genau diese Buchung nötig ist: Namen, Zeitraum, Zimmerwunsch, Zahlung. Das berechtigte Interesse erlaubt Verarbeitung, die dein Betrieb braucht, solange die Interessen des Gastes nicht überwiegen. Eine Einwilligung muss freiwillig, informiert, für den bestimmten Fall und eindeutig erteilt sein (Art. 4 Nr. 11).
Die Tabelle ordnet typische Hotelangaben zu. Sie ist eine Orientierung. Ob dein Fall dazu passt, kläre mit deiner Datenschutz- oder Rechtsberatung.
| Angabe | Beispiel | Rechtsgrundlage (Orientierung) | Dein Handgriff |
|---|---|---|---|
| Wunsch für diesen Aufenthalt | Zimmer zum Hof, Zustellbett, spätes Frühstück | Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b | An der Buchung notieren, nicht ins Dauerprofil übernehmen |
| Vorliebe für den nächsten Besuch | Lieblingszimmer, Tee statt Kaffee | Berechtigtes Interesse nach Abwägung (lit. f) oder Einwilligung (lit. a) | Im Datenschutzhinweis nennen, Widerspruch ermöglichen, Frist festlegen |
| Anlass, den der Gast selbst nennt | Hochzeitstag, Familienfeier | Wie Vorlieben; nur, was der Gast selbst gesagt hat | Für den Anlass nutzen, danach löschen oder bestätigen lassen |
| Gesundheit, Mobilität, Glaube | Nussallergie, Zimmer ohne Stufen, halal | Besondere Kategorie, Art. 9: Ausnahme nötig, etwa ausdrückliche Einwilligung | Nur auf Wunsch des Gastes und für den Aufenthalt erfassen |
| Daten aus der Gästemeldung | Ausweisdaten, Anschrift laut Meldeschein | Gesetzliche Meldepflicht; Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b | Nicht für Marketing oder Profile verwenden |
| Angebote per E-Mail | Herbstangebot, Gutscheinaktion | Einwilligung oder Ausnahme für bestehende Kunden (AT: § 174 TKG 2021, DE: § 7 UWG) | Einwilligung dokumentieren, Abmeldung in jeder Mail |
Personalisieren, ohne zu speichern
Die datensparsamste Personalisierung ist die Frage am Empfang. Die Rezeption fragt beim Check-in, ob das Zimmer ruhig liegen soll, und erfüllt den Wunsch. Gespeichert wird nichts.
Das passt zum Grundsatz der Datenminimierung: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c). Speicher eine Angabe erst, wenn du sie beim nächsten Besuch wirklich brauchst.
Stammgastnotizen auf berechtigtes Interesse stützen
Ein berechtigtes Interesse ist eine Rechtsgrundlage, die Verarbeitung erlaubt, wenn sie für deinen Betrieb erforderlich ist und die Rechte des Gastes nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Für Stammgastnotizen ist sie der übliche Kandidat, weil sie keine Einwilligung vor jedem Vermerk verlangt.
Erwägungsgrund 47 nennt als Maßstab die vernünftigen Erwartungen des Gastes, die auf seiner Beziehung zum Haus beruhen. Dass sich das Haus den Tee merkt, den ein Gast bei jedem Besuch bestellt, liegt nahe. Dass es sein Trinkverhalten oder sein Zahlungsverhalten bewertet, tut es nicht.
Regeln für Stammgastnotizen
- Schreibe nur auf, was der Gast selbst gesagt oder gewählt hat.
- Formuliere jede Notiz so, dass der Gast sie lesen dürfte. Er kann Auskunft über seine Daten verlangen (Art. 15).
- Verzichte auf Urteile wie „schwierig“ oder „knausrig“. Notiere Wünsche, keine Eindrücke.
- Nenne im Datenschutzhinweis, dass du Vorlieben für künftige Aufenthalte speicherst, auf welcher Grundlage und wie lange.
- Lege eine Löschfrist fest, etwa gerechnet ab dem letzten Aufenthalt, und trage sie in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein.
- Lösche die Vorlieben, sobald ein Gast widerspricht.
Abwägen, informieren, Widerspruch zulassen
Halte die Abwägung in drei Sätzen fest: welchen Zweck die Notiz hat, warum der Gast sie erwarten kann und welche Daten du bewusst nicht speicherst. Das Papier belegt später, dass du nachgedacht hast.
Bei der Erhebung musst du den Gast informieren: über die Zwecke, die Rechtsgrundlage, bei einem berechtigten Interesse über dieses Interesse und über die Speicherdauer oder deren Kriterien (Art. 13 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 lit. a). Ein Absatz im Datenschutzhinweis der Buchungsseite und der Bestätigungsmail genügt als Ausgangspunkt. Der Gast kann der Verarbeitung widersprechen (Art. 21).
Gesundheit, Glaube und andere sensible Angaben
Gesundheitsdaten und Angaben zu religiösen Überzeugungen gehören zu den besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Deine Verarbeitung ist untersagt, solange keine Ausnahme greift. Eine solche Ausnahme ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person (Art. 9 Abs. 2 lit. a).
Im Hotel betrifft das Notizen wie „Nussallergie“, „Rollstuhl“ oder „halal“. Frage nach dem, was der Gast für den Aufenthalt braucht, etwa „Brauchen Sie ein Zimmer ohne Stufen?“, und nicht nach Diagnosen. Nimm solche Angaben nicht ins Dauerprofil auf, es sei denn, der Gast stimmt dem für künftige Besuche ausdrücklich zu.
Wie du Allergien erfasst und an die Küche gibst, steht in Gästeallergien im Hotel erfassen.
Persönliche Angebote per E-Mail in Österreich und Deutschland
Eine E-Mail mit einem Angebot ist Direktwerbung und unterliegt strengeren Regeln als eine Buchungsbestätigung. Behandle jede Mail, die ein Angebot enthält, als Werbung, auch wenn sie den Gast mit Namen und Lieblingszimmer anspricht.
In Österreich ist Werbung per E-Mail ohne vorherige Einwilligung unzulässig (§ 174 Abs. 3 TKG 2021). In Deutschland gilt sie ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Beide Länder kennen eine Ausnahme für bestehende Kunden mit vier ähnlichen Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen.
| Bedingung | Österreich (§ 174 Abs. 4 TKG 2021) | Deutschland (§ 7 Abs. 3 UWG) |
|---|---|---|
| Herkunft der Adresse | Kontaktdaten im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten | Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden erhalten |
| Inhalt der Werbung | Eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen | Eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen |
| Widerspruch | Der Empfänger hat nicht von vornherein abgelehnt, insbesondere nicht durch Eintrag in die Liste nach § 7 Abs. 2 ECG | Der Kunde hat der Verwendung nicht widersprochen |
| Hinweis auf Ablehnung | Bei Erhebung und bei jeder Nachricht, kostenfrei und problemlos möglich | Bei Erhebung und bei jeder Verwendung, ohne andere Kosten als die Übermittlungskosten |
Widerspruch nach DSGVO
Unabhängig vom Wettbewerbsrecht gilt das Widerspruchsrecht der DSGVO. Wer der Verarbeitung für Direktwerbung widerspricht, dessen Daten dürfen dafür nicht mehr verwendet werden (Art. 21 Abs. 2 und 3). Auf dieses Recht musst du spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinweisen (Art. 21 Abs. 4).
Ob eine bestimmte Mail „ähnliche“ Leistungen bewirbt, prüfe im Einzelfall. Ein Herbstangebot für dasselbe Haus liegt näher als der Gutschein eines Partnerbetriebs. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes.
Beispiel: der dritte Besuch im Hotel Nordlicht
Das Beispiel zeigt, welche Angabe wo landet. Alle Namen und Daten sind erfunden.
In vier Schritten zur datensparsamen Stammgastkartei
Eine Stammgastkartei, die zu deinem Haus passt, entsteht in einem Nachmittag. Danach läuft sie im Alltag mit und braucht einmal im Jahr eine Durchsicht.
Stammgastkartei einführen
Festlegen, was du notierst
Schreibe eine kurze Liste erlaubter Angaben, etwa Zimmerlage, Frühstücksgetränk, Anreisezeit, Anlass. Alles, was nicht auf der Liste steht, kommt nicht ins Profil.
Datenschutzhinweis ergänzen
Nenne Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Widerspruchsmöglichkeit für Vorlieben. Verlinke den Hinweis in der Buchungsbestätigung.
Team einweisen
Kläre mit Rezeption, Frühstück und Hausdame, wer was sehen darf und wie Notizen klingen. Wünsche ja, Urteile nein.
Einmal im Jahr durchsehen
Prüfe, welche Profile seit dem letzten Aufenthalt die Löschfrist erreicht haben, und aktualisiere dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Häufige Fragen
Brauche ich für Stammgastnotizen eine Einwilligung?
Nein, nicht in jedem Fall. Vorlieben für den nächsten Besuch kannst du auf ein berechtigtes Interesse stützen, wenn du abgewogen und den Gast informiert hast. Gesundheitsangaben und E-Mail-Werbung unterliegen strengeren Regeln.
Darf ich Gästen zum Geburtstag gratulieren?
Ja, wenn der Gast das Datum für diesen Zweck genannt hat. Daten, die du für die Gästemeldung erhoben hast, darfst du dafür nicht verwenden, weil sie einem anderen Zweck dienen (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Wie lange darf ich Vorlieben eines Gastes speichern?
Es gibt keine feste gesetzliche Frist. Du darfst Angaben nur so lange speichern, wie der Zweck es erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Lege die Frist selbst fest, dokumentiere sie und nenne sie im Datenschutzhinweis.
Was passiert, wenn ein Gast Auskunft über sein Profil verlangt?
Du beantwortest den Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3, Art. 15 DSGVO). Nur wenn Komplexität oder Zahl der Anträge es erfordern, kannst du die Frist um weitere zwei Monate verlängern; das teilst du dem Gast im ersten Monat mit Begründung mit. Die Auskunft schließt deine Notizen ein. Schreibe sie deshalb so, dass der Gast sie lesen dürfte.
Darf ich einen Newsletter an alle früheren Gäste schicken?
Nein, nicht ohne Weiteres. In Österreich und Deutschland brauchst du die Einwilligung des Empfängers oder musst die Bedingungen der Ausnahme für bestehende Kunden erfüllen. Jeder Gast kann der Werbung widersprechen.
Ist ein Gästeprofil im Hotelprogramm automatisch Profiling?
Das hängt davon ab, was das System tut. Profiling ist jede automatisierte Verarbeitung, die persönliche Aspekte wie Vorlieben bewertet (Art. 4 Nr. 4 DSGVO). Prüfe bei jeder Funktion, ob sie Gäste automatisch einstuft.
Quellen
- Europäische Union: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 4, 5, 6, 9, 12, 13, 15 und 21 sowie Erwägungsgrund 47, abgerufen am 14. Oktober 2026
- DSGVO Art. 21 Widerspruchsrecht, Wortlaut über dsgvo-gesetz.de, abgerufen am 14. Oktober 2026
- DSGVO Erwägungsgrund 47 Berechtigte Interessen, Wortlaut über dsgvo-gesetz.de, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundeskanzleramt, RIS: Telekommunikationsgesetz 2021, § 174 Unerbetene Nachrichten (geltende Fassung), abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 7 Unzumutbare Belästigungen, abgerufen am 14. Oktober 2026
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