Kurz gesagt
Allergien von Hotelgästen erfasst du in vier Schritten: bei der Buchung gezielt nachfragen, den Wunsch als konkrete Notiz an der Buchung festhalten, die Notiz vor der Anreise an Frühstück und Küche übergeben und am Anreisetag mit dem Gast bestätigen. Als Gesundheitsangaben brauchen die Daten eine Rechtsgrundlage, etwa die ausdrückliche Einwilligung. Die Allergeninformation über deine Speisen regeln Österreich und Deutschland getrennt.
Das Wichtigste in Kürze
- Frage nach dem, was Küche und Service wissen müssen: welche Stoffe, wie streng, für wen im Zimmer.
- Eine brauchbare Notiz nennt Stoff, Person, Strenge und Zeitraum, nicht nur „Allergie“.
- Allergien sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Erfasse sie zweckgebunden und lösche sie nach der Abreise.
- Sicher wird der Ablauf erst durch die Bestätigung am Anreisetag und eine feste Übergabe an das Frühstück.
Was Österreich und Deutschland vom Hotel verlangen
Die Allergeninformation ist die Auskunft, welche der in Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 genannten Stoffe in einer Speise stecken. Das sind 14 Gruppen, darunter glutenhaltiges Getreide, Eier, Milch, Schalenfrüchte, Erdnüsse, Sesam, Sellerie und Sulfite. Speisen, die du unverpackt abgeben, etwa am Frühstücksbuffet, fallen unter diese Auskunftspflicht.
Die Vorschriften verpflichten das Hotel, über die Stoffe in seinen Speisen zu informieren. Ein Formular für die Wünsche einzelner Gäste schreiben sie nicht vor. Dieser Ablauf ergänzt die Pflicht deshalb: du weißt vor der Anreise, wer fragen wird, und können die Antwort vorbereiten.
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die aktuellen Vorgaben deines Landes und die Anweisungen deiner Lebensmittelaufsicht. Für andere Länder prüfst du die nationale Umsetzung der Verordnung selbst.
| Frage | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Allergeninformationsverordnung, BGBl. II Nr. 175/2014, § 2 bis § 4 | Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung (LMIDV), § 4 |
| Schriftlich bereitstellen | Information verfügbar, leicht zugänglich und unaufgefordert; ein Hinweis auf mündliche Auskunft genügt (§ 3 Abs. 1 und 2) | Angaben auf Schild, Karte, Aushang oder elektronisch, gut sichtbar (§ 4 Abs. 3) |
| Mündlich auskunftgeben | Durch geschulte Personen; der Schulungsnachweis wird dokumentiert (§ 3 Abs. 3) | Durch Personal, das über die Zutaten unterrichtet ist, auf Nachfrage und vor der Abgabe (§ 4 Abs. 4) |
| Aufzeichnung | Die Information beruht auf einer schriftlich geführten Dokumentation (§ 4) | Schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der Zutaten, für Behörde und auf Nachfrage für Gäste leicht zugänglich (§ 4 Abs. 4) |
Allergien bei der Buchung abfragen
Die beste Zeit für die Frage ist die Bestätigungsmail, spätestens die Nachricht drei bis fünf Tage vor der Anreise. Gäste, die sich mit einer Allergie auskennen, antworten dann in Ruhe und mit Details. An der Rezeption am Anreisetag ist es für ein Frühstück am nächsten Morgen oft zu knapp.
Frage offen und nenne den Zweck: „Damit unsere Küche Ihr Frühstück vorbereiten kann: Gibt es Allergien, Unverträglichkeiten oder Ernährungsformen, die wir kennen sollten?“ Verzichtest du auf Diagnosen und Arztbriefe. Du brauchst keine Krankengeschichte, sondern Angaben, mit denen Küche und Service handeln können.
Gäste buchen auch über Portale oder telefonisch. Dort steht der Wunsch manchmal als Freitext in der Buchung, manchmal fehlt er. Prüfe jede neue Buchung mit Hinweisfeld, bevor du die Bestätigung versendest.
Diese Angaben brauchen Küche und Service
- Welcher Stoff oder welche Gruppe: „Erdnuss“ statt „Nüsse“, „Milcheiweiß“ statt „keine Milch“.
- Für wen im Zimmer gilt es: Erwachsene, Kind, alle Reisenden.
- Wie streng: Muss der Stoff auch in Spuren gemieden werden, oder genügt es, ihn nicht zu essen?
- Aus welchem Grund: Allergie, Unverträglichkeit, Glaubens- oder Lebensweise. Die Antwort bestimmt, wie streng die Küche arbeiten muss.
- Von wann bis wann: nur die Dauer des Aufenthalts, damit die Notiz nicht in der nächsten Buchung weiterläuft.
Gesundheitsdaten sauber behandeln
Angaben zu Allergien sind Gesundheitsdaten, und Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Deine Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, sofern keine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 greift. Eine dieser Ausnahmen ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person für festgelegte Zwecke.
Auch Hinweise auf religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen zählen dazu. Wer „halal“ oder „koscher“ notiert, hält Angaben fest, die auf den Glauben schließen lassen. Behandle diese Wünsche deshalb wie Allergien, wenn du sie speicherst.
Daraus folgen drei Regeln für den Betrieb. Frage nur, was Küche und Service brauchen. Sage dem Gast im Fragetext, wofür die Angabe gilt und wer sie sieht. Lösche die Notiz nach der Abreise, sofern der Gast nicht ausdrücklich zugestimmt hat, dass sie für den nächsten Aufenthalt bleibt. Kläre die Rechtsgrundlage und die Löschfrist mit deiner Datenschutz- oder Rechtsberatung.
Den Wunsch als verwertbare Notiz festhalten
Eine verwertbare Notiz ist ein Satz, den die Frühstückskraft ohne Rückfrage umsetzen kann. Sie hängt an der Buchung, nicht an einem Zettel am Bildschirm, und sie nennt Stoff, Person, Strenge und Zeitraum. Dann steht sie auch am Samstag im Spätdienst noch richtig da, wenn die Rezeption gewechselt hat.
Schreibe in der Sprache der Küche, nicht in der des Gastes. Der Gast formuliert „kein Gluten“, die Küche muss wissen, ob Zöliakie vorliegt oder eine Vorliebe. Der Unterschied entscheidet, ob ein eigenes Brett und Toaster nötig sind. Frage nach, bevor du rätst.
| Gast schreibt | Schwache Notiz | Brauchbare Notiz |
|---|---|---|
| „Unser Sohn verträgt keine Nüsse.“ | Nussallergie | Kind (6 J.), Erdnuss und Haselnuss, auch Spuren meiden, 12.-15.11. |
| „Ich esse kein Gluten.“ | glutenfrei | Erwachsene Person, Zöliakie laut Gast, getrennter Toaster und Brotkorb, 12.-15.11. |
| „Wir sind vegan.“ | vegan | Zwei Erwachsene, vegan aus Überzeugung, Honig und Eier ausschließen, kein Spurenthema, 12.-15.11. |
| „Ich habe eine Histaminunverträglichkeit.“ | Histamin | Erwachsene Person, Histamin, Reifekäse und Salami meiden, frische Ware gewünscht, 12.-15.11. |
Die Notiz bis zum Frühstückstisch bringen
Die Übergabe an Frühstück und Küche ist ein fester Termin am Vorabend, kein Zufall. Die Rezeption sammelt alle Wünsche für den kommenden Tag und gibt sie in einer Liste weiter. Wer erst morgens um 6:45 Uhr davon erfährt, hat keine Zeit mehr für ein getrenntes Brett oder eine Nachfrage beim Lieferanten.
Bleiber melden sich oft erst am zweiten Morgen mit einer Unverträglichkeit. Behandle solche Hinweise wie die vorab erfassten: aufschreiben, an die Buchung hängen, an die Küche geben. Verlasse dich nicht darauf, dass der Frühdienst es von der Spätschicht zugerufen bekommt.
Von der Anfrage bis zum Frühstück
Nachfragen
Sende mit der Bestätigung oder drei bis fünf Tage vor der Anreise die Frage nach Allergien und Ernährungsformen. Ergebnis: du hast Stoff, Person und Strenge schriftlich.
Notiz an der Buchung anlegen
Übertrage die Antwort in der Form der Tabelle oben an die Buchung, mit Datum von und bis. Ergebnis: Jede Rezeptionskraft sieht den Wunsch, ohne den Gast anzurufen.
Vorabend: Liste an das Frühstück
Der Spätdienst stellt die Wünsche für den nächsten Morgen zusammen und gibt sie der Frühstückskraft. Ergebnis: Die Küche kann Zutaten prüfen, bevor das Buffet aufgebaut wird.
Anreisetag: Gast bestätigen lassen
Lies dem Gast die Notiz beim Check-in vor und frage, ob sie stimmt. Ergebnis: Missverständnisse fallen am Nachmittag auf und nicht am Frühstückstisch.
Am Tisch und am Buffet absichern
Die Frühstückskraft begrüßt den Gast mit Namen, bestätigt den Wunsch diskret und zeigt, was geeignet ist. Ergebnis: Der Gast weiß, dass sein Hinweis ankam, und muss nicht jede Speise erfragen.
Nach der Abreise löschen
Entferne die Notiz oder den Gesundheitsbezug, sobald der Aufenthalt endet. Ergebnis: Keine Altdaten in der nächsten Buchung.
Am Buffet: Auskunft statt Vermutung
Am Buffet gilt eine Regel: Wer es nicht sicher weiß, sagt es. Eine Frühstückskraft, die „da ist bestimmt nichts drin“ antwortet, riskiert mehr als eine, die den Gast zur Küche schickt. Hänge die Zutatenlisten der eigenen Speisen und die Packungsangaben der zugekauften Ware an einen Platz, den das Personal kennt.
Schule neue Aushilfen vor dem ersten Dienst. In Österreich ist das für die mündliche Auskunft vorgeschrieben und der Nachweis zu dokumentieren (§ 3 Abs. 3 Allergeninformationsverordnung). In Deutschland muss das Personal über die Zutaten hinreichend unterrichtet sein (§ 4 Abs. 4 LMIDV).
Beispiel: Familienzimmer im Hotel Nordlicht
Angenommen, Familie Havlíček bucht für Mittwoch bis Samstag ein Familienzimmer im Hotel Nordlicht. Im Hinweisfeld steht „Tochter, Nüsse“. Der Frühdienst betreut das Buffet, die Inhaberin bereitet das Frühstück vor.
Häufige Fragen
Muss ein Hotel jede Allergie seiner Gäste berücksichtigen?
Nein, eine Pflicht zur individuellen Zubereitung ergibt sich aus den genannten Allergenvorschriften nicht. Das Hotel muss aber Auskunft geben, welche der 14 Stoffgruppen in seinen unverpackten Speisen stecken. Sage dem Gast vor der Anreise ehrlich, was deine Küche leisten kann.
Darf die Rezeption Allergien in der Gästekartei speichern?
Nur mit Rechtsgrundlage. Allergien sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, und eine Ausnahme vom Verarbeitungsverbot ist zum Beispiel die ausdrückliche Einwilligung. Speicher den Wunsch an der Buchung und lösche ihn nach der Abreise, wenn der Gast keiner längeren Speicherung zugestimmt hat.
Was gilt für Speisen, die das Hotel nicht selbst herstellt?
Auch für zugekaufte, unverpackt abgegebene Ware muss die Information verfügbar sein. Bewahre die Zutatenlisten der Lieferanten auf und hänge sie für das Personal an einen festen Platz. Lass dir bei Rezepturänderungen vom Lieferanten informieren.
Reicht es, die Allergene auf der Speisekarte zu kennzeichnen?
Für die gesetzliche Auskunft ja, wenn die Angaben gut sichtbar und lesbar sind. In Österreich genügt alternativ ein Hinweis auf die mündliche Auskunft, in Deutschland ein Hinweis plus schriftliche oder elektronische Aufzeichnung. Ein Gast mit Allergie braucht trotzdem die persönliche Absprache.
Quellen
- Bundeskanzleramt, RIS: Allergeninformationsverordnung, BGBl. II Nr. 175/2014 (geltende Fassung, zuletzt geändert durch BGBl. II Nr. 249/2017), § 2 bis § 4, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung (LMIDV), § 4 Besondere Vorschriften für nicht vorverpackte Lebensmittel, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 betreffend die Information der Verbraucher über Lebensmittel, Art. 9, Art. 44 und Anhang II (EUR-Lex), abgerufen am 14. Oktober 2026
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, Wortlaut über dsgvo-gesetz.de, abgerufen am 14. Oktober 2026
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