Kurz gesagt
Ein Hotel mit 20 Zimmern braucht fünf Bausteine: ein Hotel-PMS mit Belegungsplan und Rechnung, eine Erfassung für Gästemeldung und Ortstaxe, eine Zahlungsabwicklung, eine Anbindung an die Buchungsportale und eine Übergabe an die Steuerberatung. Preisempfehlungen, Gäste-CRM und Newsletter-Werkzeuge können warten. Das PMS bildet den Kern, die übrigen Bausteine nutzen seine Daten, statt sie neu zu erfassen.
Das Wichtigste in Kürze
- Mindestens nötig sind fünf Bausteine: PMS, Gästemeldung mit Ortstaxe, Zahlung, Portalanbindung und Übergabe an die Steuerberatung.
- Gästemeldung, Rechnungsaufbewahrung und Kassenpflicht sind Pflichten des Betriebs, die deine Software tragen oder zumindest unterstützen muss.
- Preisempfehlungen, Gäste-CRM, eigene Gäste-App und Schließsystem können bei 20 Zimmern warten, bis eine konkrete Aufgabe sie verlangt.
- Vergleiche Angebote als Jahreskosten für deine Zimmerzahl, einschließlich Modulen und Zahlungsgebühren.
Fünf Bausteine bilden die Mindestausstattung
Die Mindestausstattung ist die kleinste Menge an Software, mit der ein Haus einen normalen Tag ohne Zettel und Zweitliste führt. Bei 20 Zimmern heißt das: Der Belegungsplan stimmt, die Rechnung entsteht aus der Buchung, die Gäste sind gemeldet, und die Steuerberatung bekommt ihre Daten ohne Abtippen.
Die Tabelle zeigt für jeden Baustein die Aufgabe, den Behelf ohne ihn und den Zeitpunkt, ab dem er zum Muss wird. Ein Behelf wie Papier oder Excel funktioniert, solange nur ein Buchungsweg besteht. Sobald Telefon, Website und Portal gleichzeitig Zimmer verkaufen, braucht das Haus einen gemeinsamen Plan.
| Baustein | Aufgabe im Alltag | Behelf ohne Baustein | Muss ab |
|---|---|---|---|
| Hotel-PMS | Belegungsplan, Buchungen, Gäste, Rechnung | Papierplan oder Excel | dem zweiten Buchungsweg |
| Gästemeldung und Ortstaxe | Meldedaten erfassen, Abgabe berechnen und ausweisen | Papierformular, Handrechnung | der ersten Übernachtung |
| Zahlung | Kartenzahlung an der Rezeption, Anzahlung online | Barzahlung, Überweisung | der ersten Kartenzahlung |
| Portalanbindung | Verfügbarkeit und Preise mit Buchungsportalen abgleichen | Pflege in jedem Extranet von Hand | dem Verkauf über ein Portal |
| Übergabe an die Steuerberatung | Rechnungen und Zahlungen als Datei liefern | Ordner und Ausdrucke | dem ersten Monatsabschluss |
Das Hotel-PMS trägt den Rest
Ein Hotel-PMS ist die Software, die Zimmer, Buchungen, Gäste und Rechnungen eines Hauses an einer Stelle führt. Alle anderen Bausteine hängen an ihm: Das Portal fragt seine Verfügbarkeit ab, die Steuerberatung bekommt seine Rechnungen, die Gästemeldung nimmt seine Gästedaten.
Prüfe beim PMS drei Dinge, bevor du Zusatzwerkzeuge suchst. Erstens prüft jeder Buchungsweg die Verfügbarkeit, bevor er speichert. Zweitens kennt die Hausdame den Zimmerstatus ohne Anruf an der Rezeption. Drittens lässt sich jede Rechnung nach dem Ausstellen nur über Storno oder Gutschrift korrigieren.
Wie ein PMS von Channel Manager und Buchungsmaschine abzugrenzen ist, erklärt der Beitrag zum Unterschied von PMS, Channel Manager und Booking Engine. Warum ein gemeinsames System bei kleinen Teams oft weniger Pflegeaufwand bedeutet, steht im Vergleich Ein System oder Einzelwerkzeuge.
Gästemeldung und Aufbewahrung sind Pflichten des Betriebs
Die Gästemeldung ist die gesetzliche Pflicht des Betriebs, beherbergte Gäste zu erfassen. In Österreich gilt Stand Oktober 2026: Gäste sind unverzüglich, jedenfalls binnen 24 Stunden nach dem Eintreffen zu melden (§ 5 Abs. 1 Meldegesetz). Das Gästeverzeichnis bewahrst du sieben Jahre ab der Eintragung auf (§ 10 Abs. 2).
In Deutschland unterschreiben seit dem 1. Januar 2025 nur ausländische Gäste am Ankunftstag einen besonderen Meldeschein (§ 29 Abs. 2 Bundesmeldegesetz). Deutsche Gäste müssen keinen unterschreiben. Der Meldeschein wird ein Jahr ab dem Abreisetag aufbewahrt (§ 30 Abs. 4).
Für Rechnungen gilt: In Österreich bewahrst du Belege sieben Jahre auf (§ 132 BAO), in Deutschland Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine Software, die Rechnungen und Meldedaten erfasst und exportierbar hält, nimmt dir die Ablage ab. Frage vor dem Kauf, wie der Export aussieht.
Die Höhe der Ortstaxe legt deine Gemeinde oder dein Land fest. Die Software muss den Betrag, den du eintragst, in Preis und Rechnung ausweisen. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Gemeinde beziehungsweise deines Landes.
Zahlung und Kasse getrennt prüfen
Der Baustein Zahlung umfasst das Kartenterminal an der Rezeption und, wenn du Anzahlungen verlangst, die Online-Zahlung auf der Buchungsseite. Beide Wege kosten je Zahlung eine Gebühr des Zahlungsanbieters. Frage nach dem Prozentsatz, nach einer Fixgebühr je Zahlung und danach, ob der Betrag in deinem PMS der Buchung zugeordnet wird.
Eine Kasse ist ein eigenes Thema. In Österreich besteht Registrierkassenpflicht ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 € im Jahr überschreiten; Bankomat- und Kreditkartenzahlung gilt dabei als Barzahlung (§ 131b BAO). In Deutschland müssen elektronische Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben (§ 146a AO).
Wer Frühstück, Getränke oder Bar bar kassiert, klärt deshalb mit der Steuerberatung, ob die Kassenpflicht greift. Ein Hotel-PMS erstellt Hotelrechnungen. Ob es zugleich als Kasse zugelassen ist, lass dir vom Anbieter schriftlich bestätigen.
Portalanbindung und eigene Buchungsseite
Ein Channel Manager ist eine Software, die Verfügbarkeit, Preise und Buchungsregeln eines Hauses mit mehreren Buchungsportalen abgleicht. Er wird zum Muss, sobald du Zimmer auf einem Portal verkaufst, weil sonst jede Buchung von Hand in den Plan wandert. Dabei entsteht die Gefahr, dass dasselbe Zimmer über zwei Wege verkauft wird.
Die eigene Buchungsseite, auch Booking Engine genannt, ist ein Soll. Sie lohnt sich, sobald du Direktbuchungen auf der Website annehmen willst, statt Anfragen per E-Mail zu beantworten. Prüfe, ob sie zum PMS gehört oder als eigenes Abonnement mit eigener Rechnung läuft.
Kläre bei beiden Bausteinen, welche Portale der Anbieter tatsächlich anbindet. Portalverträge, Zugangsdaten und Provisionen bleiben bei dir. Änder Preise nie direkt im Extranet, sonst überschreibt der nächste Abgleich deine Änderung.
Was ein Haus mit 20 Zimmern weglassen kann
Ein Werkzeug lohnt sich erst, wenn du die Aufgabe benennen kannst, die es erledigt, und diese Aufgabe regelmäßig Zeit kostet. Bei 20 Zimmern gibt es dafür meist eine Handvoll Kandidaten. Die Tabelle nennt die häufigsten Zusatzwerkzeuge und den Auslöser, ab dem sie sich prüfen lassen.
Jedes zusätzliche Programm braucht Zugänge, Pflege und eine Schnittstelle zum PMS. Bei einem Team ohne IT-Fachkraft zählt dieser Aufwand mehr als der Abopreis.
| Werkzeug | Warum es warten kann | Auslöser für einen Test |
|---|---|---|
| Preisempfehlungen | Mit 20 Zimmern pflegst du Saisonpreise im Kalender selbst | Die Preisarbeit kostet jede Woche spürbar Zeit |
| Gäste-CRM und Newsletter | Die Gästekartei im PMS genügt für Stammgäste | Du willst gezielt ehemalige Gäste anschreiben |
| Eigene Gäste-App | Buchung, Meldung und Zahlung laufen über Website, E-Mail und Link | Gäste fragen wiederholt nach derselben Information |
| Schließsystem mit Schlüsselkarten | Ein mechanischer Schlüssel funktioniert ohne Schnittstelle | Gäste reisen regelmäßig ohne Empfang an |
| Bewertungsmanagement | Antworten auf Bewertungen lassen sich im Portal selbst schreiben | Bewertungen kommen von mehreren Seiten gleichzeitig |
| Eigenes Restaurant- oder Spa-System | Nur nötig, wenn das Haus solche Betriebsteile hat | Posten sollen automatisch aufs Zimmer gebucht werden |
Hardware, Zugänge und Ausfallplan
Die Technik hinter der Software ist schlicht, aber sie entscheidet über den Alltag. Ein PMS im Browser läuft auf jedem aktuellen Rechner, Laptop oder Tablet. Wichtiger als die Geräte sind eine stabile Internetverbindung, eigene Zugänge je Person und ein Plan für den Ausfall.
Mit jedem Anbieter, der Gästedaten verarbeitet, schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt diesen Vertrag in Artikel 28. Das betrifft PMS, Channel Manager und Zahlungsanbieter gleichermaßen.
Technische Grundausstattung für 20 Zimmer
- Ein Rezeptionsrechner mit aktuellem Browser und ein Tablet oder Laptop für die Hausdame
- Eine Internetleitung mit mobilem Zugang als Reserve, etwa über das Smartphone der Inhaberin
- Ein eigener Zugang je Person, gesichert mit zweitem Faktor, statt eines gemeinsamen Passworts
- Ein Drucker für Meldescheine und Rechnungen, falls deine Gäste Papier verlangen
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter, der Gästedaten verarbeitet
- Ein ausgedruckter Tagesplan mit Anreisen, Abreisen und Zimmerstatus für den Fall, dass die Leitung zwei Stunden ausfällt
- Ein regelmäßiger Export von Gästen, Buchungen und Rechnungen in CSV oder XLSX
Kosten als Jahreskosten für 20 Zimmer rechnen
Anbieter setzen ihren Preis aus Grundgebühr, Preis je Zimmer, Modulen und Zahlungsgebühren zusammen, und die Bausteine unterscheiden sich von Angebot zu Angebot. Feste Eurobeträge für die Mindestausstattung wären deshalb Schätzungen. Rechne stattdessen jedes Angebot auf dieselbe Größe um, nämlich auf die Jahreskosten für deine Zimmerzahl.
Der Preis je Zimmer wirkt stärker, als er aussieht. Bei 20 Zimmern fallen 240 Zimmermonate im Jahr an (20 × 12). Jeder Euro Zimmerpreis je Monat kostet dich damit 240 € im Jahr, bevor Grundgebühr und Module hinzukommen. Mehr zu Preismodellen findest du im Beitrag Preismodelle für Hotelsoftware und im Kostenratgeber.
| Kostenart | So fällt sie an | Frage ans Angebot |
|---|---|---|
| Grundgebühr | pauschal je Monat oder Jahr | Gilt sie je Haus oder je Vertrag? |
| Preis je Zimmer | Zimmerzahl × Monate | Zählen Apartments und Zusatzeinheiten mit? |
| Module | je Modul zusätzlich | Sind Buchungsseite und Portalanbindung enthalten? |
| Zahlungsgebühren | je Zahlung, nach Betrag | Welcher Prozentsatz, welche Fixgebühr? |
| Einrichtung und Datenübernahme | einmalig oder inklusive | Wer übernimmt Gäste und Buchungen aus dem alten System? |
| Laufzeit | Vertragsdauer und Verlängerung | Wann und wie kündigst du? |
| Hardware | einmalig, falls Geräte fehlen | Läuft die Software auf vorhandenen Geräten? |
Beispiel Hotel Nordlicht: Mindestausstattung festlegen
Das Hotel Nordlicht ist ein familiengeführtes Ferien- und Stadthotel mit 24 Zimmern in vier Kategorien. Buchungen kommen über die eigene Website, zwei Buchungsportale, Telefon und E-Mail. Die Inhaberin will wissen, was sie zum Saisonstart besitzen muss und was später folgen kann.
Sie legt fünf Muss-Bausteine fest und stellt drei Werkzeuge zurück. Für jedes zurückgestellte Werkzeug notiert sie einen Auslöser und einen Prüftermin nach der ersten Saison.
Häufige Fragen
Welche Software braucht ein Hotel mit 20 Zimmern mindestens?
Fünf Bausteine: ein Hotel-PMS, eine Erfassung für Gästemeldung und Ortstaxe, eine Zahlungsabwicklung, eine Portalanbindung und eine Übergabe an die Steuerberatung. Bei nur einem Buchungsweg entfällt die Portalanbindung zunächst. Alles Weitere ergänzt du, wenn eine konkrete Aufgabe es verlangt.
Reicht Excel für ein Hotel mit 20 Zimmern?
Nein, sobald Buchungen auf mehr als einem Weg eingehen. Eine Tabelle prüft die Verfügbarkeit nicht und erzeugt keine Rechnung aus der Buchung. Bei einem Buchungsweg, einer Person an der Rezeption und wenigen Gästen kann sie als Übergang genügen.
Brauche ich einen Channel Manager?
Ja, wenn du Zimmer auf einem oder mehreren Buchungsportalen verkaufst. Er gleicht Verfügbarkeit und Preise ab und verhindert, dass dasselbe Zimmer zweimal vergeben wird. Wer ausschließlich direkt vermietet, braucht ihn nicht.
Muss die Hotelsoftware auch meine Kasse sein?
Nein. Ein Hotel-PMS erstellt Rechnungen, eine Kasse unterliegt eigenen Vorschriften, in Österreich der Registrierkassenpflicht und in Deutschland der Pflicht zur zertifizierten Sicherheitseinrichtung. Ob du eine Kasse brauchst, kläre mit deiner Steuerberatung.
Was kostet die Mindestausstattung für 20 Zimmer?
Es gibt keinen einheitlichen Preis, weil Anbieter Grundgebühr, Zimmerpreis, Module und Zahlungsgebühren verschieden zusammensetzen. Rechne jedes Angebot als Jahreskosten für 20 Zimmer, einschließlich Modulen und einer Annahme für das Zahlungsvolumen.
Brauche ich eine eigene App für meine Gäste?
Nein. Buchung, Gästemeldung und Zahlung laufen über Website, E-Mail und einen Link, den Gäste im Browser öffnen. Eine App lohnt sich erst, wenn Gäste regelmäßig dieselbe Information vor Ort suchen.
Quellen
- Republik Österreich, RIS: Meldegesetz 1991 (§ 5 Abs. 1 Gästemeldung, § 10 Abs. 2 Aufbewahrung), geltende Fassung, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Bundesmeldegesetz § 29 Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Bundesmeldegesetz § 30 Meldeschein, Aufbewahrung, abgerufen am 13. Oktober 2026
- Republik Österreich, RIS: Bundesabgabenordnung § 132 Aufbewahrung von Büchern und Belegen, abgerufen am 13. Oktober 2026
- Republik Österreich, RIS: Bundesabgabenordnung § 131b Registrierkassenpflicht, abgerufen am 13. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuergesetz § 14b Aufbewahrung von Rechnungen, abgerufen am 13. Oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: Abgabenordnung § 146a Ordnungsvorschrift für die Buchführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen, abgerufen am 13. Oktober 2026
- Europäische Union, EUR-Lex: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 28 Auftragsverarbeiter, abgerufen am 14. Oktober 2026
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