Kurz gesagt
Ein Willkommensbrief ist ein kurzes Schreiben, das Gästen bei oder vor der Anreise die wichtigsten Angaben gibt: WLAN-Zugang, Zeiten für Frühstück und Abreise, Ansprechperson, Hausregeln und Notrufnummern. Eine Seite genügt. Schreibe ihn persönlich, nenne Zeiten konkret und lege Details wie Geräteanleitungen in eine Gästemappe, die Gäste auch am Handy lesen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Brief braucht nur wenige Angaben: WLAN, Zeiten, Ansprechperson, Hausregeln und Notrufnummern.
- Hotels begrüßen am Empfang mündlich und halten den Brief kurz. In Ferienwohnungen ersetzt der Brief oft den persönlichen Empfang und braucht mehr Anleitung.
- Eine digitale Gästemappe über einen QR-Code spart Papier und lässt sich ohne Neudruck ändern.
- Prüfe Nummern, Zeiten und das WLAN-Passwort vor jeder Saison.
Was ein Willkommensbrief leisten muss
Ein Willkommensbrief ist ein persönliches Schreiben des Gastgebers, das Gästen die Angaben für die ersten 24 Stunden in die Hand gibt. Er ersetzt nicht das Gespräch am Empfang. Er erspart die Fragen, die sonst um 21 Uhr am Telefon landen.
Das gelingt nur mit Maß. Gäste lesen eine Seite, aber keine fünf. Alles, was du in den ersten Minuten brauchst, gehört in den Brief. Gerätebeschreibungen, Ausflugstipps und die vollständige Hausordnung gehören in die Gästemappe.
Der Ton entscheidet über den Eindruck. Sprich den Gast mit Namen an und unterschreibe mit dem Namen einer Person. Ein Schreiben ohne Namen wirkt wie ein Formular.
Diese Angaben gehören in den Brief
Die Tabelle zeigt, was Hotel und Ferienwohnung jeweils in den Brief schreiben und was sie in die Gästemappe verlagern. Streiche, was bei dir nicht zutrifft.
| Angabe | Hotel | Ferienwohnung | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Persönliche Anrede | Brief | Brief | Vorname des Gastes und Name der Gastgeberin |
| WLAN-Name und Passwort | Brief | Brief | Groß- und Kleinschreibung genau abschreiben |
| Frühstück und Abreise | Brief | Gästemappe | Uhrzeiten, bei Ferienwohnungen die Abreiseregel |
| Ansprechperson und Telefon | Brief | Brief | Erreichbarkeit mit Uhrzeiten nennen |
| Schlüssel und Zugang | Empfang | Brief | Nur beschreiben, was du tatsächlich so handhaben |
| Geräte, Heizung, Müll | Gästemappe | Gästemappe | Kurze Anleitung mit Foto |
| Hausregeln | Gästemappe | Brief und Gästemappe | Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere |
| Notrufnummern und Arzt | Brief | Brief | Nummern des Landes, Arzt und Apotheke in der Nähe |
| Tipps für die Umgebung | Gästemappe | Gästemappe | Nur Orte, die du selbst empfehlen |
Vorlage für das Hotel
Der Brief liegt auf dem Zimmer oder geht am Anreisetag per E-Mail an den Gast. Er ist so kurz, dass die Rezeption ihn in der Hand halten kann, wenn sie den Gast zum Zimmer begleitet. Die Zeiten im Beispiel sind die des Hotels Nordlicht und gehören durch deine ersetzt.
Betreff: Willkommen im Hotel [Hotelname]
Guten Tag [Vorname Nachname], schön, dass Sie bei uns sind. Sie wohnen bis [Abreisetag] in Zimmer [Nummer].
Das WLAN heißt [Netzwerkname], das Passwort lautet [Passwort]. Frühstück gibt es täglich von 7:00 bis 10:30 Uhr im [Raumname]. Am Abreisetag bitten wir Sie, das Zimmer bis 10:30 Uhr freizugeben. Ihr Gepäck lagern wir danach gern an der Rezeption.
Die Rezeption erreichen Sie von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] unter der Durchwahl [Nummer] am Zimmertelefon. Außerhalb dieser Zeit hilft [Name der Bereitschaft] unter [Handynummer]. Notrufnummern und die nächste Apotheke finden Sie auf der Rückseite.
Wir wünschen Ihnen einen erholsamen Aufenthalt. Herzlich, [Vorname Nachname], [Funktion]
Vorlage für die Ferienwohnung
In der Ferienwohnung ersetzt der Brief oft das Gespräch bei der Übergabe. Er muss deshalb mehr erklären als im Hotel: Zugang, Müll, Heizung und die Abreise. Schicke ihn zwei Tage vor Anreise per E-Mail und lege ihn gedruckt in die Wohnung.
Betreff: Ihre Ferienwohnung [Name] ab [Anreisetag]
Hallo [Vorname], schön, dass Sie kommen. Ab 15:00 Uhr ist die Wohnung für Sie bereit. Den Schlüssel finden Sie [Ort der Übergabe]. Bei Fragen zur Ankunft erreichen Sie mich unter [Nummer], täglich von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit].
Das WLAN heißt [Netzwerkname], das Passwort lautet [Passwort]. Die Heizung regeln Sie am Thermostat im Flur. Der Müll wird in [Behälter] getrennt, die Tonnen stehen [Ort]. Die Ruhezeit gilt von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit].
Am Abreisetag verlassen Sie die Wohnung bis 10:00 Uhr. Bitte stellen Sie das Geschirr in die Spülmaschine, lassen Sie die Bettwäsche im Bett und legen Sie den Schlüssel [Ort]. Notrufnummern und den nächsten Arzt finden Sie in der Gästemappe auf dem Esstisch.
Gute Erholung wünscht Ihnen [Vorname Nachname]
Digitale Gästemappe über QR-Code anlegen
Eine digitale Gästemappe ist eine Webseite oder ein PDF mit den Hausinformationen, das Gäste per QR-Code oder Link auf dem Handy öffnen. Sie hat gegenüber dem Ordner einen Vorteil: Ändert sich die Müllabfuhr oder das Passwort, passe eine Stelle an, und alle Gäste sehen die neue Fassung.
Lege den QR-Code auf den Brief und in jedes Zimmer. Zusätzlich bleibt ein kurzer gedruckter Auszug mit WLAN und Notrufnummern sinnvoll, weil das Handy im Ausland oder im Funkloch nicht immer Netz hat.
Seiten der digitalen Gästemappe
- Ankommen: Zugang, Schlüssel, Parkplatz, Anfahrt
- WLAN: Name, Passwort, Hinweis für Gäste mit mehreren Geräten
- Zeiten: Frühstück, Rezeption, Abreise, Ruhezeiten
- Zimmer oder Wohnung: Heizung, Klimaanlage, Geräte, Müll mit Fotos
- Hausregeln: Rauchen, Haustiere, Gäste, Ruhezeiten
- Hilfe: Ansprechperson, Notrufnummern, Arzt, Apotheke
- Umgebung: fünf bis zehn Tipps, die du selbst kennst
- Abreise: Ablauf, Rückgabe des Schlüssels, Bitte um Bewertung
Notrufnummern in Österreich für den Brief
Die zentralen Notrufnummern in Österreich lauten laut dem Portal oesterreich.gv.at (Stand der Quelle: 18. August 2026) wie in der Tabelle. Wer in einem anderen Land Gäste empfängt, trägt die dort geltenden Nummern ein. Die 112 gilt als einheitlicher Euro-Notruf.
Ergänze, was nur du weißt: die Adresse der Unterkunft in einem Satz, den ein Gast am Telefon vorlesen kann, den nächsten Arzt und die Apotheke mit Öffnungszeiten. Der Notdienst der Apotheken wechselt. Gäste erfahren ihn über die Gesundheitsnummer 1450 oder den Aushang an der Apotheke.
| Dienst | Nummer |
|---|---|
| Euro-Notruf | 112 |
| Feuerwehr | 122 |
| Polizei | 133 |
| Rettung | 144 |
| Bergrettung | 140 |
| Ärztenotdienst | 141 |
| Gesundheitsberatung, auch Apotheken-Notdienst | 1450 |
| Gasgebrechen | 128 |
| Vergiftungsinformationszentrale | 01 406 43 43 |
Versand, Sprachen und jährliche Prüfung
Der beste Zeitpunkt für den Versand ist ein bis zwei Tage vor Anreise, wenn der Gast seine Ankunft plant. Am Anreisetag selbst liegt der Brief gedruckt im Zimmer. So erreicht er Gäste, die ihre E-Mails nicht lesen.
Biete den Brief in der Sprache an, in der der Gast gebucht hat. Eine deutsche und eine englische Fassung decken viele Häuser ab. Lass Übersetzungen von einer Person prüfen, die die Sprache gut kennt, besonders bei Hausregeln.
Fehler im Brief fallen immer zuerst dem Gast auf. Gehe ihn deshalb zu Saisonbeginn Zeile für Zeile durch.
Prüfliste vor jeder Saison
- WLAN-Name und Passwort am Gerät testen
- Frühstücks-, Rezeptions- und Abreisezeiten mit dem Dienstplan abgleichen
- Telefonnummern der Ansprechperson und der Bereitschaft anrufen
- Notrufnummern mit einer amtlichen Quelle vergleichen
- QR-Code mit einem fremden Handy scannen
- Müllabfuhr, Ruhezeiten und Hausregeln aktualisieren
- Gedruckte Briefe austauschen
Häufige Fragen
Wie lang darf ein Willkommensbrief sein?
Eine Seite oder etwa 150 bis 200 Wörter. Alles, was darüber hinausgeht, gehört in die Gästemappe. Gäste suchen im Brief nur WLAN, Zeiten und Hilfe.
Soll das WLAN-Passwort im Brief stehen?
Ja, denn ohne Passwort beginnt der Aufenthalt mit einem Anruf an der Rezeption. Schreibe Netzwerkname und Passwort getrennt und genau, mit Hinweis auf Groß- und Kleinschreibung. Änder das Passwort in festen Abständen und passe dann Brief und Gästemappe an.
Brauche ich als Hotel überhaupt einen Willkommensbrief?
Nein, er ist freiwillig. Er lohnt sich, wenn die Rezeption nicht durchgehend besetzt ist oder viele Gäste spät anreisen. Dann beantwortet er die Fragen, die sonst unbeantwortet bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen Willkommensbrief und Gästemappe?
Der Brief ist eine Seite mit dem Wichtigsten für die ersten Stunden. Die Gästemappe sammelt alle Hausinformationen, Anleitungen und Tipps, gedruckt oder digital. Der Brief verweist auf die Mappe.
Muss ich den Brief in mehreren Sprachen anbieten?
Nein, aber es lohnt sich, die Sprachen der häufigsten Gäste abzudecken. Beginne mit Deutsch und Englisch und ergänze weitere nach Bedarf. Lass Übersetzungen prüfen.
Quellen
- oesterreich.gv.at: Notrufnummern (Stand der Seite: 18.08.2026), abgerufen am 14. Oktober 2026
Teste STRYK mit deinem echten Hotelalltag
14 Tage kostenlos, ohne Einrichtungsgebühr. Wir richten deine Zimmer, Preise und ersten Abläufe gemeinsam mit dir ein.