Ortstaxe und Kurtaxe im Hotel berechnen: Regeln, Rechnung und Abführung

Was ist die Ortstaxe und wie heißt sie bei dir?

Die Ortstaxe ist eine Abgabe, die Gemeinden auf Übernachtungen erheben, meist um Tourismus, Infrastruktur oder Kultur zu finanzieren. Das Hotel berechnet sie dem Gast, hebt sie ein und führt sie an die Gemeinde oder den Tourismusverband ab. Für Sie ist sie ein durchlaufender Posten: du verdienst nichts daran, haften aber für die richtige Berechnung und Abführung.

In Österreich regeln die Bundesländer die Abgabe in eigenen Gesetzen, und entsprechend unterschiedlich sind die Namen: Ortstaxe, Nächtigungsabgabe, Aufenthaltsabgabe oder Orts- und Nächtigungstaxe. In Deutschland gibt es zwei Familien: Kurtaxe, Kurbeitrag oder Gästebeitrag in Kur- und Erholungsorten, oft verbunden mit einer Gästekarte, und Übernachtungssteuer, Bettensteuer oder City Tax in Städten. Einige Städte verwenden eigene Namen wie Kultur- und Tourismustaxe oder Kulturförderabgabe.

Typische Regeln: pro Person, Prozent, Alter, Befreiungen

Die meisten Gemeinden berechnen einen festen Betrag pro Person und Nacht. Andere, vor allem Städte, berechnen einen Prozentsatz vom Übernachtungspreis, teils vom Netto-, teils vom Bruttopreis, mit oder ohne Frühstück. Wenn deine Gemeinde einen Prozentsatz verlangt, kläre genau, welcher Betrag die Bemessungsgrundlage ist, denn hier entstehen die meisten Rechenfehler.

Dazu kommen Sonderregeln. Kinder sind häufig bis zu einem bestimmten Alter befreit oder zahlen einen ermäßigten Satz. Manche Orte haben Saisonsätze, etwa einen höheren Betrag im Winter. Viele Kurorte begrenzen die Abgabe auf eine Höchstzahl von Nächten pro Aufenthalt. Befreiungen gibt es je nach Ort für Geschäftsreisende, Menschen mit Behinderung, Schulklassen oder Begleitpersonen. Ob und wie eine Befreiung nachgewiesen werden muss, regelt die Satzung.

Rechenbeispiel: eine Familie, fünf Nächte

Wie viel Sorgfalt eine scheinbar einfache Abgabe braucht, zeigt ein Beispiel. Die Sätze sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung; die tatsächlichen Werte deiner Gemeinde können ganz anders sein.

Ortstaxe richtig auf der Rechnung ausweisen

Weise die Ortstaxe als eigene Position auf der Rechnung aus, getrennt von Logis und Verpflegung, mit dem Namen, den deine Gemeinde verwendet. Eine kurze Aufschlüsselung wie „2 Erwachsene × 5 Nächte“ beantwortet Rückfragen, bevor sie entstehen. Verlangt deine Gemeinde einen bestimmten Hinweis oder die Rechtsgrundlage auf der Rechnung, gehört er dazu.

Als durchlaufender Posten wird die Ortstaxe in der Regel ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. Ob das bei deiner Abgabe so ist, insbesondere bei prozentualen Abgaben in Städten, kläre mit deiner Steuerberatung. Wichtig für Online- und Portalbuchungen: Zeige dem Gast schon bei der Buchung, ob die Ortstaxe im Preis enthalten ist oder vor Ort dazukommt. Eine Überraschung an der Rezeption ist ein häufiger Grund für schlechte Bewertungen.

Erklärung und Abführung an die Gemeinde

In regelmäßigen Abständen erklärst du der Gemeinde, wie viele Personen-Nächte abgabepflichtig, ermäßigt oder befreit waren und welcher Betrag sich daraus ergibt, und überweisen ihn. Häufigkeit und Form legt die Gemeinde fest, oft monatlich oder quartalsweise, vielerorts über das Meldesystem, aus dem die Gemeinde die Nächtigungen ohnehin kennt.

Damit die Erklärung stimmt, müssen drei Zahlen zueinander passen: die gemeldeten Gäste, die berechnete Abgabe und die auf Rechnungen ausgewiesene Abgabe. Klassische Fehlerquellen sind Buchungen ohne Alter der Kinder, nachträglich verlängerte Aufenthalte, Stornos und Rechnungen, die noch nicht erstellt wurden. Ein Abgleich vor jeder Erklärung spart Rückfragen der Gemeinde.

So löst STRYK die Ortstaxe

In STRYK hinterlegst du die Regel deiner Gemeinde einmal: den Namen der Abgabe, einen festen Betrag pro Person und Nacht oder einen Prozentsatz vom Zimmerpreis, Altersgrenzen für befreite und ermäßigte Kinder, Saisonsätze, eine Höchstzahl abgabepflichtiger Nächte und einen Rechtshinweis für die Rechnung. Du legst fest, ob die Abgabe im Zimmerpreis enthalten ist oder dazukommt. Bei Firmenvereinbarungen kannst du bestimmen, ob die Abgabe nach Hotelregel berechnet wird, im Fixpreis enthalten ist oder als Geschäftsreise befreit ist, sofern deine Regel diese Befreiung vorsieht.

STRYK berechnet die Abgabe aus Personen, Kinderalter und Nächten bereits bei der Buchung und speichert das Ergebnis an der Buchung. Die eigene Buchungsmaschine zeigt dem Gast, ob und in welcher Höhe die Abgabe anfällt. Auf der Rechnung erscheint sie als eigene Position mit deiner Bezeichnung und Aufschlüsselung, ohne Umsatzsteuer, und dein Rechtshinweis wird mitgedruckt.

Im Finanzbereich erstellst du die Ortstaxe-Erklärung für einen Zeitraum. STRYK zählt abgabepflichtige, ermäßigte und befreite Personen-Nächte, vergleicht die berechnete Abgabe mit den Rechnungen und zeigt Warnungen und blockierende Fehler, etwa fehlende Daten. Die Erklärung durchläuft Prüfung und Freigabe, wird nach dem Einreichen mit der Referenz der Gemeinde versehen und lässt sich als CSV oder Excel exportieren. Zahlungen ordnest du der Erklärung zu, auch in Teilbeträgen. Die Einreichung selbst erfolgt auf dem Weg, den deine Gemeinde vorgibt.