Gästeblatt und Meldewesen im Hotel: was in Österreich und Deutschland gilt

Warum Hotels Gäste melden müssen

Sowohl in Österreich als auch in Deutschland verpflichtet das Melderecht Beherbergungsbetriebe, die Daten ihrer Gäste zu erfassen und für die Behörden bereitzuhalten oder weiterzugeben. Dahinter stehen öffentliche Sicherheit, Statistik und in vielen Orten die Abrechnung der Ortstaxe oder Kurtaxe. Für du als Hotelier bedeutet das: Die Daten müssen vollständig, rechtzeitig und nachvollziehbar vorliegen, auch für Mitreisende.

Die genauen Pflichtangaben, Fristen, Ausnahmen und Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich zwischen den Ländern und teilweise zwischen Bundesländern und Gemeinden. Dieser Ratgeber beschreibt die Grundzüge und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich ist, was deine Gemeinde, dein Tourismusverband oder deine Meldebehörde vorgibt; frage dort nach, bevor du deinen Ablauf festlegst.

Österreich: Meldegesetz, Gästeblatt und Gästeverzeichnis

In Österreich regelt das Meldegesetz die Meldepflicht in Beherbergungsbetrieben. Gäste werden über das Gästeblatt erfasst, und der Betrieb führt die Gästeblätter als Gästeverzeichnis. Die Meldung hat binnen 24 Stunden nach der Ankunft zu erfolgen. Für Reisegruppen und Familien gibt es vereinfachte Formen, bei denen Mitreisende gemeinsam erfasst werden können.

In der Praxis melden viele Betriebe heute elektronisch: Die Gemeinde oder der Tourismusverband stellt ein Meldesystem bereit, in das die Gästedaten per Datei oder direkter Schnittstelle übertragen werden. Aus denselben Daten berechnen viele Orte die Ortstaxe und erstellen die Nächtigungsstatistik, manche geben darüber auch die Gästekarte aus. Welche Lösung dein Ort nutzt und in welchem Format er Daten annimmt, ist regional unterschiedlich.

Deutschland: Bundesmeldegesetz und besonderer Meldeschein

In Deutschland regelt das Bundesmeldegesetz die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten. Erfasst wird mit dem besonderen Meldeschein, den der Gast am Tag der Ankunft ausfüllt und unterschreibt; das Hotel bewahrt ihn auf und legt ihn auf Verlangen den Behörden vor. Seit 2025 gilt die Pflicht zum Meldeschein grundsätzlich nur noch für ausländische Gäste; deutsche Staatsangehörige sind ausgenommen. Mitreisende Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder können auf einem gemeinsamen Meldeschein erfasst werden.

Neben der Papierform ist der Meldeschein auch elektronisch möglich, wenn die gesetzlich zugelassenen Verfahren eingehalten werden. In Kur- und Erholungsorten ist der Meldeschein oft zugleich Grundlage für Kurtaxe und Gästekarte und läuft dann über ein Meldesystem der Gemeinde. Wie du elektronisch melden darfst und welche Daten deine Gemeinde für die Kurtaxe zusätzlich verlangt, kläre vor Ort.

Der digitale Meldeschein: weniger Abtippen, weniger Lücken

Beim digitalen Meldeschein füllt der Gast seine Daten selbst am Smartphone, am Kiosk oder am Tablet der Rezeption aus. Die Daten stehen sofort strukturiert an der Buchung, sind lesbar und lassen sich ohne Abtippen in das Meldesystem der Gemeinde übernehmen. Pflichtfelder lassen sich nicht überspringen, und eine fehlende Staatsangehörigkeit fällt beim Ausfüllen auf, nicht erst am Monatsende.

Der größte Gewinn liegt bei den Mitreisenden. Auf Papier wird die Familie oft als „Herr Huber + 3“ erfasst, und für die Meldung fehlen dann Namen und Geburtsdaten der Kinder. Ein digitaler Meldeschein verlangt die Angaben für jede Person einzeln, und dieselben Daten liefern später die Altersgrenzen für die Ortstaxe.

Fristen einhalten: der Ablauf im Alltag

Fristen werden selten aus Nachlässigkeit versäumt, sondern weil niemand den Überblick hat: Ein Gast reist um 22 Uhr an, der Nachtdienst checkt ihn ein, und am nächsten Abend merkt jemand, dass das Gästeblatt noch unvollständig ist. Ein fester Ablauf mit klarer Zuständigkeit verhindert das.

So löst STRYK das Meldewesen

STRYK erfasst Meldedaten pro Reisendem und bindet sie an die Buchung, gleich ob der Gast sie im Online-Check-in, am Kiosk oder die Rezeption beim Check-in eingibt. Welche Felder Pflicht sind, lege in den Check-in-Einstellungen fest. Für Walk-ins ohne Online-Check-in gibt es zusätzlich ein druckbares Check-in-Formular mit Unterschriftszeile. An jeder Buchung siehst du, ob die Meldedaten vollständig sind und ob gemeldet wurde.

Für Hotels in Österreich überwacht STRYK die 24-Stunden-Frist: Sie beginnt mit dem tatsächlichen Check-in, bei Häusern ohne Rezeption mit der geplanten Anreisezeit. Zwei Stunden vor Ablauf weist STRYK auf die fällige Meldung hin, und eine überfällige Meldung bleibt als Hinweis stehen, bis sie erledigt ist. In der Meldungsübersicht filterst du nach Zeitraum, Vollständigkeit und Status; eine Gesamtzahl offener Meldungen zeigt auch ältere Fälle, die nicht im aktuellen Filter liegen.

Für die Übermittlung erzeugt STRYK eine CSV-Datei oder eine Datei im österreichischen MBS-Format, auf Wunsch auch automatisch nach Zeitplan. Eine erzeugte Datei gilt erst als gemeldet, wenn du die tatsächliche Einreichung bestätigst. Für Orte, die Feratel nutzen, ist die direkte Übermittlung mit Ergebnis pro Gast technisch angebunden und wird regional nach Abnahme freigeschaltet; bis dahin meldest du dort per Datei. Für Deutschland erfasst STRYK die Meldedaten ebenso digital und stellt sie als CSV bereit; einen eigenen Übertragungsweg zu deutschen Meldesystemen gibt es nicht. STRYK unterstützt Erfassung, Prüfung, Export und Fristen, die rechtliche Prüfung deines Ablaufs ersetzt es nicht.